Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ: ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ

Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (экспертные комиссии) (ст.10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Организации, имеющие подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создают постоянно действующие центральные экспертные комиссии. Это связано с тем, что государственные органы, иные организации обязаны осуществлять контроль за работой с документами в подчиненных организациях, в том числе и за отбором документов на хранение и уничтожение.

Организация работы ЦЭК (ЭК) определяется нормативными правовыми актами, в частности Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Экспертиза ценности в организациях осуществляется постоянно действующей ЭК, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов организации и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т. д. (п.176 Инструкции по делопроизводству).

Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы.

Заседания ЦЭК (ЭК), как коллегиального совещательного органа, оформляются протоколами, в которых отражаются ход заседаний и решения, принятые на них (п.177 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.176 и 177 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Протоколы ЦЭК (ЭК) содержат решения о (об):

• согласовании годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу, номенклатур дел организации, типовых и примерных номенклатур дел;

• изменении сроков хранения документов;

• установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях документов с указанием сроков хранения;

• согласовании локальных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкции по делопроизводству и др.) и др.

Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в пп.103-110 Инструкции по делопроизводству.

Протокол составляется секретарем ЦЭК (ЭК), который в свою очередь должен быть определен в соответствующем приказе, утверждающем персональный состав ЦЭК (ЭК).

Справочно Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственных архивов, осуществляется под методическим руководством и при консультационной помощи этого государственного архива (п.52 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

В связи с этим в состав ЦЭК организации целесообразным является включение представителя соответствующего государственного архива.

Чтобы отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, рекомендуется вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.

Протоколы по полноте освещения заседания могут составляться по форме:

• полной;

• краткой;

• сокращенной.

С учетом значимости функций ЭК представляется наиболее целесообразным вести протоколы таких заседаний по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.

Датой протокола заседания ЭК является дата проведения заседания.

Текст протокола ЭК делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов ЭК. Указывать во вводной части протокола наименования должностей членов ЭК нет необходимости, так как наименования их должностей отражаются в приказе о создании ЭК.

Также во вводной части указываются наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами ЭК.

Если на заседание ЭК приглашен представитель государственного архива, источником комплектования которого является организация, его фамилию, инициалы и должность следует отразить в протоколе.

Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в протоколе в алфавитном порядке.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня.

В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Наиболее характерными вопросами, которые рассматриваются ежегодно на заседаниях ЭК и, соответственно, отражаются в повестке дня, являются:

• согласование проекта номенклатуры дел организации;

• согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обратите внимание! При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола заседания ЭК полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание его выступления. Текст выступления может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка:

СЛУШАЛИ:

Петрову Ю.С. - Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» отражается ход обсуждения выступления докладчика, указываются заданные ему вопросы и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ» записываются принятые решения. Решение ЭК указывается полностью независимо от выбранной формы протокола (полной, краткой или сокращенной). Если решений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Протокол ЭК подписывается председателем и секретарем ЭК.

Обратите внимание! Порядок составления и оформления протокола должен быть закреплен в положении об ЭК организации.

Несмотря на отсутствие детализированных требований к тексту основной части протокола ЭК, представляется целесообразным как можно более подробно отразить в таком протоколе ход и логику принятия решений. В первую очередь это касается принимаемых решений относительно сроков хранения документов.

Обратите внимание! Сроки хранения документов, не закрепленные в законодательстве, определяются ЭК организаций (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству и подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113. С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

При этом решение ЭК организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, должно быть согласовано с соответствующим архивом, а организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, но имеющих вышестоящую организацию, - с ЦЭК вышестоящей организации.

Справочно Пример протокола заседания ЭК об установлении срока хранения документов см. здесь.

23.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела