Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Протоколы заседаний комиссий по назначению пособий, выплачиваемых за счет средств государственного социального страхования, а также документы, послужившие основанием для уплаты страховых взносов в ФСЗН и для назначения пособий (заявления, справки, копии свидетельств о рождении и т. д.), подлежат уничтожению по истечении 5 лет после прекращения выплаты пособий.

Если в течение данного срока не было проверки ФСЗН, может ли организация уничтожить вышеперечисленные документы?

ОТВЕТ: Может с соблюдением определенных условий.

Срок хранения протоколов заседаний комиссий по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности составляет 5 лет после прекращения выплаты пособия (п.599 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.634 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.), хранятся 5 лет (п.600 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.636 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню).

Фонд социальной защиты населения и его территориальные органы наделены правом осуществлять проверки плательщиков обязательных страховых взносов в целях обеспечения контроля за соблюдением законодательства о государственном социальном страховании (п.18 перечня контролирующих (надзорных) органов, уполномоченных проводить проверки, и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510, далее - Указ № 510).

Проверки плательщиков обязательных страховых взносов ФСЗН и его территориальными органами проводятся по вопросам: правильности начисления обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в ФСЗН, своевременности их уплаты в полном объеме; обоснованности и правильности использования средств на выплаты по государственному социальному страхованию; правильности заполнения и своевременности представления государственной статистической отчетности, представляемой в ФСЗН; правильности и своевременности представления сведений, необходимых для ведения персонифицированного учета, и сведений по профессиональному пенсионному страхованию.

Проверка проверяемого субъекта проводится за период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором в установленном порядке принято решение о назначении проверки, а также за истекший период текущего календарного года (часть первая п.16 Указа № 510).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2022 г. Указом от 28.02.2022 № 73 ч.1 п.16 Указа № 510 после слова «субъекта» дополнена  словами «, за исключением таможенной проверки,».

Таким образом, 5-летний срок хранения включает в себя 3 года, за которые может быть проведена проверка.

Однако определенный выше период, за который проводится проверка, не ограничивается в случаях:

• проведения проверки по поручениям Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Председателя Комитета государственного контроля и его заместителей, Генерального прокурора и его заместителей;

• осуществления проверки по поручениям органов уголовного преследования по возбужденным уголовным делам;

• проведения проверки соблюдения бюджетного законодательства, законодательства об использовании бюджетных средств, использовании мер государственной поддержки, а также законодательства об использовании государственного имущества и охране окружающей среды;

• осуществления надзора за банковской деятельностью, в том числе на консолидированной основе, надзора за деятельностью открытого акционерного общества «Банк развития Республики Беларусь»;

• обращения физического лица при его несогласии с результатами расследования несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;

• проведения проверки по вопросам соблюдения законодательства о пенсионном обеспечении за работу с особыми условиями труда;

• проведения дополнительных проверок.

Приказом Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.02.2018 № 19 определены критерии оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочных проверок соблюдения законодательства о государственном социальном страховании.

С учетом вышеизложенного целесообразно документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования, хранить 5 лет, как и протоколы после прекращения выплаты для сохранения возможности их предоставления в случае необходимости контролирующему (надзорному) органу. При этом нужно учитывать, что п.600 Перечня таких требований не устанавливает.

Исчисление сроков хранения после прекращения выплаты пособия означает, что, например, документы о выплатах, осуществлявшихся с 2012 по 2017 год, будут храниться в 2018-2022 годах и с 1 января 2023 г. могут быть выделены к уничтожению.

27.07.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела