Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Проведение общего собрания участников хозяйственного общества в заочной форме

В связи с пандемией коронавируса и введенными ограничениями на перемещение в зарубежных странах актуальным стал вопрос проведения общего собрания участников без физического присутствия участников.

Общее собрание участников хозяйственного общества может проводиться в том числе в заочной форме (часть первая ст.42 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее - Закон)).

При проведении общего собрания участников хозяйственного общества в заочной форме мнение лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, по вопросам повестки дня собрания, поставленным на голосование, определяется путем их письменного опроса (заочного голосования) (часть третья ст.42 Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 апреля 2021 г. следует руководствоваться Законом с изменениями, внесенными Законом от 05.01.2021 № 95-З. Комментарии см. здесь.

Принятие решения о проведении общего собрания в заочной форме

Созыв и проведение собрания осуществляет уполномоченный орган хозяйственного общества, в компетенцию которого уставом включены соответствующие полномочия (далее - уполномоченный орган):

• в акционерных обществах (далее - АО) - совет директоров (наблюдательный совет), а если он не создан - иной орган управления в соответствии с уставом (часть вторая ст.84 Закона);

• в обществах с ограниченной ответственностью (далее - ООО) и обществах с дополнительной ответственностью (далее - ОДО) - исполнительный орган (директор или правление (дирекция)) либо совет директоров (если он создан и подготовка, созыв, а также проведение собраний отнесены к его компетенции) (ст.108 Закона).

Если в требовании о проведении собрания указана форма проведения, уполномоченный орган не вправе ее изменять (часть первая ст.49 Закона).

Во всех остальных случаях форма проведения собрания определяется уполномоченным органом самостоятельно.

Обратите внимание! В заочной форме можно проводить любые собрания, как внеочередные, так и очередные, за исключением собраний, в повестку дня которых включены следующие вопросы: • избрание членов совета директоров (наблюдательного совета), членов ревизионной комиссии (ревизора); • утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках хозяйственного общества (данных книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения); • распределение прибыли и убытков; • иные вопросы, определенные уставом (часть пятая ст.45 Закона).

Решения коллегиальных органов (совета директоров, дирекции и т. д.) оформляются протоколом (часть вторая ст.52, часть вторая ст.55 Закона), решения единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора) - приказом (распоряжением) (часть первая ст.55 Закона).

Уполномоченный орган хозяйственного общества в решении о проведении заочного голосования должен определить способ направления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, бюллетеней, способ и место (с указанием адреса) представления хозяйственному обществу заполненных бюллетеней и дату окончания их приема, которая не может быть установлена позднее чем за 2 дня до даты проведения общего собрания, а также лицо (лиц), уполномоченное (уполномоченных) на подсчет голосов при заочном голосовании и подписание протокола по результатам его проведения (часть первая ст.46 Закона).

Справочно Протокол заседания совета директоров о проведении внеочередного общего собрания участников хозяйственного общества в заочной форме (пример) см. здесь.

Копия решения о проведении собрания либо об отказе в его проведении направляется в порядке, установленном уставом, лицам, требующим созыва собрания, не позднее 5 дней с даты принятия этого решения (часть четвертая ст.48 Закона).

Извещение участников общества с направлением им бюллетеней для заочного голосования

После принятия решения о проведении собрания необходимо известить лиц, имеющих право на участие в нем.

Справочно Извещение о проведении внеочередного общего собрания участников хозяйственного общества в заочной форме (пример) см. здесь.

В АО предусмотрено составление списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров (ст.81 Закона), в ООО и ОДО подобный список не предусмотрен, в Законе лишь упоминается, что участники извещаются по адресу, указанному в списке участников общества с ограниченной ответственностью, посредством почтовой связи или иным способом, обеспечивающим подлинность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (часть четвертая ст.108 Закона).

Обратите внимание! При проведении общего собрания в заочной форме вместе с извещением о проведении собрания направляются и бюллетени для заочного голосования.

Бюллетени для заочного голосования должны быть вручены лицам, имеющим право на участие в общем собрании, под подпись либо направлены им заказным письмом или иным способом, предусмотренным уставом либо локальным правовым актом хозяйственного общества, утвержденным общим собранием его участников, не позднее 30 дней до даты проведения общего собрания, если иной срок не установлен уставом (часть третья ст.46 Закона).

В уставе или в специальном локальном нормативном акте можно предусмотреть, что извещение о собрании и бюллетень для заочного голосования направляются:

• в виде файлов с определенным форматом (.pdf, doc и т. п.) по электронной почте (в мессенджере), указанной участником;

• путем размещения на сайте общества в сети Интернет в виде файлов, доступ к которым возможен при вводе пароля.

Требования к бюллетеню для заочного голосования

Бюллетень для заочного голосования должен содержать:

• имя физического лица (наименование юридического лица), имеющего право на участие в общем собрании участников хозяйственного общества, и число принадлежащих ему голосов на общем собрании участников хозяйственного общества;

• наименование и место нахождения хозяйственного общества;

• место (с указанием адреса), способ представления и окончательную дату представления бюллетеней для заочного голосования;

• дату и место проведения общего собрания участников хозяйственного общества, дату подсчета голосов для заочного голосования;

• повестку дня общего собрания участников хозяйственного общества;

• формулировку вопросов, голосование по которым производится данным бюллетенем, и формулировку решений по каждому из них;

• варианты голосования по каждому вопросу, выраженные словами «за», «против», «воздержался»;

• разъяснение порядка заполнения бюллетеня по каждому вопросу;

• упоминание о том, что бюллетень для заочного голосования должен быть подписан лицом, имеющим право на участие в общем собрании (часть вторая ст.46 Закона).

Справочно Бюллетень для заочного голосования на внеочередном общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью (пример) см. здесь.

Подписание и представление бюллетеня для заочного голосования

Бюллетень для заочного голосования физического лица, имеющего право на участие в общем собрании, подписывается этим физическим лицом лично с указанием данных документов, удостоверяющих личность, либо иных данных, идентифицирующих личность данного лица (часть четвертая ст.46 Закона).

На наш взгляд, при заочном голосовании допускаются следующие способы подписания бюллетеня:

• подписание участником общества бумажного бюллетеня и его направление по почте в общество;

• подписание участником общества бумажного бюллетеня и направление его скана по электронной почте (иной системе электронной связи), факсимиле в общество с последующим обязательным направлением оригинала;

• подписание участником общества бюллетеня электронной цифровой подписью (части первая, вторая ст.22 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи») и направление его по электронной почте (иной системе электронной связи) в общество.

Конкретные допустимые способы представления бюллетеней, прямо не предусмотренные Законом, могут быть установлены уставом или специальным локальным актом общества.

Пример Суд признал правомерными положения устава общества относительно установленного им порядка проведения собрания в очной, заочной или смешанной формах, из которого следует, что принявшими участие в собрании считаются лица, зарегистрировавшиеся для участия в нем, и (или) лица, заполненные бюллетени которых получены заказным письмом в адрес общества, по факсимильной связи либо врученные лично директору (постановление кассационной коллегии Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 30.08.2012 по делу № 263-7/10/7/2011/57А/598К).

Бюллетень для заочного голосования юридического лица, имеющего право на участие в общем собрании, скрепляется печатью этого юридического лица (часть пятая ст.46 Закона).

Следует отметить, что на уровне национального законодательства субъекты хозяйствования в Республике Беларусь вправе не использовать печать (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Если участник общества - юридическое лицо не использует печать, то формально в бюллетене указываются только данные участника. В этом случае бюллетень может быть подписан руководителем юридического лица, однако отсутствие такой подписи не влияет на действительность бюллетеня.

Подведение итогов общего собрания в заочной форме

Закон независимо от формы проведения собрания не предусматривает возможности принятия решений на общем собрании путем тайного голосования (см. решение хозяйственного суда Гомельской области от 31.08.2007 по делу № 293-7/2007).

При проведении собрания в заочной форме заседание участников отсутствует, следовательно, нет необходимости избирать председателя данного собрания.

Однако произвести подсчет голосов, подвести итоги и оформить решение собрания протоколом необходимо независимо от формы его проведения.

Справочно Протокол внеочередного общего собрания участников хозяйственного общества в заочной форме (пример) см. здесь.

На наш взгляд, подсчет голосов и оформление протокола следует возложить на орган, в компетенцию которого входит проведение собрания. При наличии в обществе постоянно действующей счетной комиссии она определяет наличие кворума и подсчитывает голоса участников.

При подсчете голосов при заочном голосовании учитываются голоса по тем вопросам, по которым лицом, имеющим право на участие в общем собрании, соблюден порядок заполнения бюллетеня, определенный в нем, и отмечен только один из возможных вариантов голосования (часть шестая ст.46 Закона).

Бюллетень для заочного голосования, заполненный с нарушением требований ст.46 Закона, считается недействительным (часть седьмая ст.46 Закона).

Пример Оформление бюллетеня для заочного голосования на общем собрании акционеров в точном соответствии с требованиями ст.46 Закона суд счел достаточным основанием для признания принятого общим собранием акционеров решения не противоречащим законодательству (постановление кассационной коллегии Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 21.07.2011 по делу № 808-15/2010/53А/485К).

Необходимо отметить, что заочная форма проведения собрания регулируется Законом лишь в общих чертах, поэтому данную процедуру следует детально прописать в уставе либо в специальном локальном нормативном акте общества.

24.03.2020

Олег Бандык, юрист