Материал помещен в архив

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ ЕГО РЕЗУЛЬТАТОВ

Совещания - неотъемлемая часть процесса управления организацией, в котором задействованы практически все подразделения. Правильная организация проведения совещаний позволяет своевременно оповестить его участников о месте и времени проведения, ознакомить с вопросами повестки дня, определить четкие временные рамки совещания, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей.

Понятие «совещание» и цели его проведения

Значение существительного «совещание» определяется толковым словарем как «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса» (от глагола «совещаться», то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь).

Цель проведения совещания - обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета разных мнений.

Совещания проводятся:

• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

• при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

• когда решение вопроса требует воспользоваться мнениями различных групп работников.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, городским, областным, внутриучрежденческим.

Виды совещаний

Конференция (от лат. сonferentia - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей правительства общественных, партийных, научных и тому подобных организаций для обсуждения и решения каких-либо вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в чисто информационных целях.

Симпозиум (от лат. symposium - пиршество) - совещание, чаще международное, по какому-либо специальному, главным образом научному, вопросу.

Собрание (сбирать, «сходбище людей с разной целью») - заседание членов какой-либо организации для обсуждения чего-либо или принятия решения.

Заседание - собрание, совещание членов какой-нибудь организации для коллективного обсуждения вопросов, но обычно это уже регулярная работа коллективного органа: заседания коллегии, совета, комитета правления.

Совещание - совместное обсуждение с кем-либо чего-нибудь, «заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер», проводится обычно по оперативным вопросам. Синонимы - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.

Совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. При планировании своей работы руководитель должен совместно с секретарем наметить план проведения совещаний и заседаний, определить тематику, состав участников и место проведения. Это могут быть небольшие оперативные или плановые совещания и заседания с ограниченным числом участников.

Подготовка к проведению совещания

Подготовка к проведению совещания включает:

• принятие решения о его проведении;

• определение тематики;

• формирование повестки дня;

• определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы;

• подготовку руководителя;

• подготовку доклада и проекта решения;

• предварительную подготовку участников, помещения;

• размещение, питание, проезд участников к месту проведения совещания (при необходимости).

При подготовке совещаний руководителю необходимо учесть следующее.

1. Проведение совещаний должно диктоваться производственной необходимостью.

2. На совещание выносятся лишь те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

3. Вся необходимая информация готовится к совещанию соответствующими специалистами заблаговременно.

4. Во время совещания следует требовать от выступающих конкретных предложений.

5. В конце совещания принимается решение, в котором указываются сроки исполнения работ и исполнители.

6. Выполнение решений, принятых на предыдущем совещании, следует проконтролировать и огласить.

Разновидности совещаний, порядок проведения

Оперативное совещание - деловое совещание с целью получения руководством информации о текущем состоянии дел в организации, выработки решений оперативного характера и постановки соответствующих задач перед исполнителями.

Оперативное совещание проводится обычно в отдельный день недели или ежедневно в начале рабочего дня. Чаще всего оно проводится в кабинете руководителя.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы.

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания. Начинается работа по подготовке совещания.

Выбирая помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Должно быть предусмотрено несколько запасных мест.

2. Составляется повестка дня, списки участников и докладчиков совещания.

Повестка дня - первый документ, который составляют при подготовке совещания.

В ней необходимо указать:

• время начала и окончания совещания;

• место проведения совещания;

• цель совещания;

• фамилии, инициалы и должности докладчиков;

• планируемое время на обсуждение каждого вопроса;

• источники получения необходимой информации.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше всего приглашенных. Остальные вопросы располагаются по степени сложности (от сложных к простым). В повестке дня указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должности лиц, докладывающих каждый вопрос.

Повестка дня должна быть вручена всем участникам совещания. К ней могут прилагаться справочные материалы: проекты решений, справки, тезисы докладов и т. д. Раздаточный материал следует разослать участникам совещания не менее чем за сутки до его проведения.

Список участников следует составлять в определенной форме:

• фамилия, имя, отчество;

• организация, должность;

• дата приглашения;

• подтверждение получения приглашения;

• согласие на участие (да или нет);

• тема выступления;

• прибытие на заседание.

3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.

4. Когда готова повестка дня, список участников, известно время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников, привлекают соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Если используются технические средства, их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность. По возможности следует предусмотреть использование ноутбуков.

Заблаговременно до начала совещания секретарь готовит для членов папки с материалами совещания, необходимые канцелярские принадлежности (при необходимости воду, стаканы).

5. Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступающих. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

6. Оформление протокола.

Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах фиксируется в протоколах (п.12 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Протокол составляется секретарем совещания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протоколы. В кратком протоколе не приводятся целиком тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о деятельности организации в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Все присутствующие на совещании должны получить протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

При составлении протокола должна быть обеспечена его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе.

04.12.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу