О порядке проверки контрагентов из Российской Федерации

1. Общие положения

1. Настоящее положение о порядке проверки контрагентов из Российской Федерации (далее - Положение) является неотъемлемой частью положения о договорной работе, действующего в ООО «Версаль» (далее - организация).

Цель разработки Положения - установить четкий порядок проверки контрагентов из Российской Федерации, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении внешнеэкономических договоров с российскими контрагентами.

2. Положение обязательно для всех работников, занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами из Российской Федерации, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.

3. Проверке в соответствии с Положением подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес организации товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.

В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.

4. Проверку контрагентов проводит служба безопасности организации совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).

Отделы снабжения и продаж обязаны оказывать максимально возможное содействие указанным подразделениям в получении необходимых документов и сведений о контрагентах. При этом требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников организации.

2. Категории сделок, заключаемых с контрагентами из Российской Федерации

5. Глубина проверки контрагента, т.е. количество собираемых по нему сведений и документов, зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.

6. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на 3 категории:

- высокорисковые;

- среднерисковые;

- низкорисковые.

6.1. К высокорисковым сделкам относятся:

- договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 000 000 рос.руб., в т.ч. договоры, заключенные через посредников;

- договоры подряда (субподряда), оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 000 000 рос.руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

- договоры перевозки на сумму свыше 300 000 рос.руб.;

- договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 рос.руб.;

- договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 рос.руб.;

- любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся через третьих лиц;

- любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

6.2. К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

- с общеизвестными российскими юридическими лицами;

- градообразующими предприятиями;

- государственными и муниципальными унитарными предприятиями, государственными и муниципальными учреждениями.

Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника - комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т.п., она не является низкорисковой. Категория, к которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

6.3. К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

7. Категория сделки в зависимости от степени риска присваивается сотрудником службы безопасности при получении на согласование договора или проекта договора, который планируется заключить с контрагентом.

Категория сделки заносится в лист согласования договора и в отчет о проверке контрагента.

3. Порядок проверки контрагента до заключения с ним сделки

8. В зависимости от категории, к которой отнесена сделка с контрагентом, сотрудник службы безопасности на стадии согласования договора обязан собрать по нему определенные сведения и провести следующие проверочные мероприятия.

Вся информация, полученная из Интернета, должна быть сохранена как скриншот (снимок экрана), распечатана и заверена подписью сотрудника службы безопасности, проводившего проверку контрагента.

Название файла, содержащего скриншот, должно состоять из наименования юридического лица или фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, по которым он получен, вида информации (например, лицензия, дисквалификация) и даты ее получения в формате дд.мм.гг.

Все сведения, полученные о контрагенте, сотрудник службы безопасности обязан отражать в соответствующих пунктах отчета о проверке контрагента.

9. По низкорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям о нем, имеющимся на сайтах самого контрагента и ФНС в разделе «Проверь себя и контрагента» (http://egrul.nalog.ru/).

Если выявлены какие-либо расхождения, сотрудник службы безопасности должен запросить у контрагента пояснения и подтверждающие документы. Такой запрос направляется контрагенту через работника, сопровождающего данную сделку.

10. По среднерисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

10.1. Провести все проверочные мероприятия, предусмотренные в п.9 для низкорисковых сделок.

10.2. Получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через интернет-ресурс, предоставляющий такие сведения. Выписку необходимо сохранить в корпоративной почте службы безопасности в почтовом ящике proverka@oooversal.by.

10.3. Проверить соответствие сведений в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП сведениям, представленным контрагентом, и сведениям о нем, имеющимся на сайте ФНС. В случае выявления расхождений запросить у контрагента пояснения и копии учредительных документов (через работника, сопровождающего сделку).

10.4. Проверить, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2001, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 06.11.2001 № 454-ст, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.

10.5. Запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела информацию о том, необходима ли контрагенту для исполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в саморегулируемых организациях (СРО).

Если лицензия, разрешение или членство в СРО необходимы, юридический отдел должен самостоятельно проверить на сайте лицензирующего органа или СРО их наличие у контрагента. Результаты поиска фиксируются скриншотами и пересылаются сотруднику службы безопасности, проводящему проверку контрагента. Этот сотрудник обязан сделать соответствующую отметку в отчете о проверке контрагента.

11. По высокорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

11.1. Провести проверочные мероприятия и собрать все сведения и документы, предусмотренные в п.10 для среднерисковых сделок.

11.2. Проверить на сайте ФНС, не числится ли контрагент в следующих базах данных, имеющихся в разделе «Проверь себя и контрагента»:

- сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации»;

- сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации»;

- адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;

- перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Если контрагент обнаружен в какой-либо из указанных баз данных, у него необходимо запросить пояснения и дополнительные документы (через работника, сопровождающего сделку).

11.3. Проанализировать информацию о контрагенте, имеющуюся в Интернете. В частности, следует проверить, есть ли у контрагента собственный сайт, размещает ли он информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках.

11.4. Получить от контрагента (через работника, сопровождающего сделку) копию паспорта его руководителя, а если договор или другие документы будет подписывать по доверенности другое лицо - также копию и его паспорта.

11.5. Запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела сведения об участии контрагента в судебных спорах.

Найденные судебные акты сотрудник юридического отдела обязан сохранить в электронном виде, распечатать, кратко указать суть спора и направить распечатанные документы в службу безопасности. Отдельно необходимо выделить судебные дела, в которых контрагент фигурировал как «фирма-однодневка» либо обвинялся в связях с такими фирмами.

12. Если по результатам проверки контрагента у сотрудника службы безопасности возникли сомнения в его благонадежности, он обязан запросить у контрагента (через менеджера, сопровождающего сделку):

- бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;

- копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);

- другие необходимые сведения.

Полученные бухгалтерская отчетность и налоговые декларации передаются главному бухгалтеру или его заместителю, которые должны проанализировать их показатели и дать свое заключение о состоянии финансово-хозяйственной деятельности контрагента.

13. По завершении проверочных мероприятий сотрудник службы безопасности должен незамедлительно передать собранные сведения и документы начальнику службы безопасности, который в тот же день обязан принять решение о возможности заключения договора с контрагентом.

4. Сроки проведения проверки

14. Проверка контрагента должна быть проведена и по ее результатам начальник службы безопасности обязан вынести свое заключение:

- по низкорисковой сделке - в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения службой безопасности договора на согласование;

- среднерисковой сделке - в течение 2 рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование;

- высокорисковой сделке - в течение 5 рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование.

15. Сроки, указанные в п.14 Положения, могут быть продлены лишь в исключительных случаях по решению директора или его заместителя.

5. Порядок действий после проведения проверки

16. Без проверки контрагента заключение договора с ним, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества запрещены.

17. Договор с контрагентом может быть заключен только при наличии на то письменного разрешения начальника службы безопасности. Такое разрешение фиксируется в отчете о проверке контрагента. Давать устное разрешение не допускается.

18. Если по итогам проверки контрагент признан неблагонадежным, для продолжения переговоров с ним следует получить разрешение директора или его заместителя.

19. Если по итогам проверки контрагент признан сомнительным, работник, сопровождающий сделку, вправе запросить у него дополнительные документы и сведения и представить их в службу безопасности для проведения повторной проверки. Перечень запрашиваемых сведений необходимо согласовать с начальником службы безопасности или его заместителем.

6. Порядок проверки контрагента во время исполнения сделки

20. Проверку контрагентов на стадии исполнения договоров проводит бухгалтерия на основании документов, представленных работником, сопровождающим сделку, - счетов на оплату, счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, отчетов исполнителя и др.

21. По любым сделкам независимо от уровня их рискованности сотрудник бухгалтерии обязан сверить сведения о контрагенте в представленных документах со сведениями, размещенными на сайтах ФНС, лицензирующих органов или СРО, по состоянию на момент поставки товаров, подписания акта выполненных работ или оказанных услуг.

22. По средне- и высокорисковым сделкам следует также сопоставить сведения, указанные в счете-фактуре, - идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), наименование и адрес контрагента - со сведениями на сайте ФНС и в выписке из ЕГРЮЛ.

Кроме того, по указанным сделкам сотрудник бухгалтерии должен сопоставить фамилию, имя, отчество руководителя контрагента в счете-фактуре и выписке из ЕГРЮЛ.

23. В случае выявления каких-либо расхождений сотрудник бухгалтерии обязан незамедлительно уведомить работника, сопровождающего сделку, и службу безопасности.

До выяснения причин несоответствия исполнение договора с таким контрагентом временно приостанавливается. Оно возобновляется только после устранения расхождений или представления контрагентом документов, подтверждающих изменение его реквизитов.

7. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте

24. Отчеты о проверке контрагента и все документы и сведения, собранные в ходе проведения проверки, хранятся в организации не менее 3 (трех) лет по истечении срока действия договора.

В течение такого же срока хранятся документы и сведения, полученные в электронном виде, а также переписка с контрагентами по электронной почте, включая переписку до заключения договора и в период его действия.

Ответственный за сохранность - начальник службы безопасности.

25. Если по контрагенту была получена выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и с контрагентом впоследствии был заключен договор, распечатка этой выписки прикладывается к договору.

8. Меры поощрения и ответственность работников

26. Сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента («фирму-однодневку»), заключение договора с которым могло повлечь существенные риски для организации, выплачивается премия в размере 2 % от его должностного оклада. Премия начисляется в месяце обнаружения неблагонадежного контрагента.

Премирование не распространяется на сотрудников службы безопасности, в должностные обязанности которых входит проверка контрагентов.

27. За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований Положения работники привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Если в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения работником требований Положения по его вине компании причинен ущерб, сумма нанесенного ущерба взыскивается с виновного работника в порядке, предусмотренном главой 37 Трудового кодекса РБ.

О деловой встрече и представлении сведений

Уважаемый Александр Сергеевич!

Как Вы знаете, в ближайшее время наша организация планирует приобрести у Вашей организации крупную партию строительных товаров для выполнения строительно-монтажных работ по благоустройству территории города N. Это означает также, что наша организация получит право на значительную сумму вычета по НДС.

К сожалению, практика налоговых органов такова, что ответственность за действия продавца они возлагают на покупателя. В частности, лишают покупателя вычета, если счет-фактура подписан неуполномоченным лицом.

Добросовестность ООО «СтройТехно» и Ваша лично не вызывает у нас никаких сомнений, однако действия налоговых органов вынуждают просить у Вас заверенные копии ряда документов. Они нужны для полной уверенности в том, что в будущем не возникнут проблемы с вычетом НДС, предъявленного нам. Перечень интересующих нас документов таков:

- свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

- решение общего собрания участников организации о назначении руководителя;

- документ, наделяющий полномочиями работника на подпись Ваших счетов-фактур.

Также просим Вас отнестись с пониманием к просьбе представить оригиналы перечисленных документов для сверки их с копиями. Будем крайне признательны Вам, если дополнительно Вы дадите нашему специалисту по снабжению Г.Л.Тихонович возможность снять копии Вашего паспорта и паспортов работников, ответственных за подписание счетов-фактур.

Со своей стороны гарантируем, что сохраним в тайне все сведения, которые Вы представите.

Для обсуждения подробностей сделки и передачи копий предлагаем встретиться в Вашем офисе в любое удобное для Вас время.

С надеждой на понимание и плодотворное сотрудничество,

О предоставлении сведений

В целях оценки налоговых рисков от сделки с ООО «СтройТехно» (ИНН 0573556801/КПП 054121791), которое состоит на учете в Вашей налоговой инспекции, просим сообщить, какие нарушения налогового законодательства совершило ООО «СтройТехно» в 2011 и 2010 гг. Отметим, что информация о налоговых правонарушениях продавца не относится к налоговой тайне (часть третья, п.2 части восьмой ст.8 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; подп.3 п.1 ст.102 Налогового кодекса РФ).