Материал помещен в архив

ПРОВОДИМ ПРОВЕРКУ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Необходимость проведения проверки кадровой документации в организации возникает:

• для устранения недостатков и приведения кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства;

• при увольнении работника кадровой службы;

• при смене руководителя организации;

• перед плановыми проверками государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде (Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты РБ).

Поэтому можно сделать вывод, что цели проверки кадровой документации в организации следующие:

1) выявление и устранение имеющихся недостатков в ведении кадрового делопроизводства;

2) восстановление утерянной кадровой документации;

3) проверка правильности ведения кадровой документации.

Какими документами следует руководствоваться кадровой службе

1. Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) - основной нормативный правовой акт, которым должен руководствоваться в своей работе работник кадровой службы.

2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников) - для правильного ведения, хранения и заполнения трудовых книжек работников организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ 14.05.2007 № 25, - в целях создания юридически грамотных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организации, снижения трудовых и материальных затрат при работе с документами, повышения качества делопроизводства и сокращения объема документооборота. В УСОРД предусмотрены следующие унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу:

Обратите внимание! Перечисленные унифицированные формы обязательны для применения в организациях всех организационно-правовых форм Республики Беларусь.

Для того чтобы юридически грамотно подготовить и оформить организационно-распорядительные документы, работнику кадровой службы необходимо знать:

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

• общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125;

• Инструкцию о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35;

• Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115.

В первую очередь работник кадровой службы должен хорошо знать положения таких нормативных правовых актов, как:

• Указ Президента РБ от 16.01.2009 № 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты»;

• Закон РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»;

• Закон РБ от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей»;

• Закон РБ от 11.11.1991 № 1224-XII «О социальной защите инвалидов в Республике Беларусь»;

• Закон РБ от 04.01.2010 № 100-З «О статусе военнослужащих»;

• Закон РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»;

• Закон РБ от 06.01.2009 № 9-З «О социальной защите граждан, пострадавших от катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий»;

• постановление Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

• постановление Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

Для организации хранения кадровой документации организации, подготовки дел к передаче на архивное хранение, составления номенклатуры дел, составления описей передаваемых на хранение дел и актов о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению нужно изучить и соблюдать:

• Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;

• Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденную постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников).

• перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Кроме того, работник кадровой службы должен постоянно следить за изменениями законодательства и судебной практики.

Какая документация должна быть в кадровой службе

В каждой организации должны быть в наличии необходимые документы, в т.ч. по кадрам. Большое значение имеют правильное оформление трудовых отношений и ведение кадровой документации. Перечислим наиболее важные документы, которые должны быть в кадровой службе, так как их отсутствие отрицательно влияет на работу организации.

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Штатное расписание.

3. Должностные и рабочие инструкции работников.

4. Графики работ (сменности).

5. График трудовых отпусков.

6. Положение об оплате труда.

7. Трудовые договоры (контракты).

8. Организационно-распорядительные документы по личному составу.

9. Личные дела работников.

10. Договор о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности.

11. Личные карточки работников.

12. Трудовые книжки.

13. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

14. Табель использования рабочего времени.

15. Положение и инструкции по охране труда и технике безопасности.

Данные документы могут потребовать проверяющие при проверке организации или судебные органы при рассмотрении дел.

Целесообразно, чтобы в организации были разработаны должностные инструкции, второй экземпляр которых под подпись выдается работникам, а первый хранится в кадровой службе. Указанные должностные инструкции необходимы в организации в том случае, если права и обязанности работников не указаны в трудовых договорах (контрактах).

Как правильно должны быть оформлены личные дела работников

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность) в кадровой службе организации формируется личное дело работника.

В личном деле документы должны находиться в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров. Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров;

• личный листок по учету кадров. Заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов;

• автобиография. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество;

- дата и место рождения;

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- трудовая деятельность;

- профессия;

- общественная работа, участие в выборных органах;

- отношение к воинской службе и воинское звание;

- наличие правительственных и других наград и поощрений;

- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В личное дело включаются документы, характеризующие деловые и личные качества работника:

• характеристики и аттестационные листы;

• списки научных трудов и изобретений;

• заявления работника о переводе, увольнении, а также иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений):

- о переводе;

- увольнении;

- награждении;

- изменении фамилии;

- присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников не требует, чтобы в личное дело в обязательном порядке включались трудовые договоры (контракты) с работниками. Такие документы могут быть включены в состав личных дел по решению кадровой службы (специалиста по кадрам).

Все документы в сформированное личное дело должны быть включены в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков;

• копии документов о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело.

Проверка трудовых книжек

Так как заполнение трудовой книжки осуществляется нанимателем или уполномоченным должностным лицом, то в организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При отсутствии в организации ответственного лица ставить свою подпись в трудовых книжках работников может только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

В соответствии с п.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству.

При проверке заполнения трудовых книжек нужно обратить внимание:

• на соответствие наименования должности (профессии) работника организации наименованию в тарифно-квалификационных справочниках;

• соответствие наименования организации, указанной в трудовых книжках, ее наименованию в учредительных документах;

• соответствие наименования должности (профессии) работника в трудовой книжке наименованию должности (профессии) работника в трудовом договоре и штатном расписании;

• соответствие наименований структурных подразделений, указанных в трудовых книжках, наименованиям структурных подразделений, указанных в штатном расписании и трудовых договорах.

Кроме того, в трудовых книжках необходимо проверить:

• наличие всех записей о переводе работников на другую постоянную работу;

• правильность записей о временных переводах работников;

• правильность внесения записи при изменении наименования организации.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников организации. В этой книге следует обратить внимание на наличие подписей уволенных работников за получение трудовой книжки.

Все трудовые книжки организации и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться в сейфе. Невостребованные трудовые книжки также могут храниться в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников или могут быть переданы по описи в архив организации.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

Проверка трудовых договоров и соответствие их трудовому законодательству

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (ст.18 ТК).

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155.

Содержание и условия трудового договора должны соответствовать требованиям ст.19 ТК.

Грубейшее нарушение ТК - отсутствие трудовых договоров с работниками в письменной форме. Для исключения подобных случаев в организации должна быть разработана примерная форма трудового договора (контракта).

Отдельные условия трудового договора признаются недействительными, если они:

1) ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением;

2) носят дискриминационный характер.

Недействительность отдельных условий трудового договора не влечет недействительности трудового договора в целом (ст.23 ТК).

В соответствии с частью второй ст.25 ТК фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. Выполнение работы должно быть поручено работнику уполномоченным должностным лицом нанимателя, или работа должна выполняться с его ведома.

Следует обратить особое внимание на правильность заключения и прекращения срочного трудового договора.

Признаки срочного трудового договора, отличающие его от договора на неопределенный срок

1. В течение всего срока действия срочного трудового договора у работника отсутствует право на увольнение по собственному желанию.

2. Срочный трудовой договор ухудшает положение работника по сравнению с договором на неопределенный срок из-за возможности нанимателя уволить работника по истечении срока договора (п.2 ст.35 ТК) без какого-либо объяснения и предупреждения.

3. В ТК содержатся специальные нормы о преобразовании срочного трудового договора в бессрочный (ст.39 ТК) и о досрочном расторжении срочного трудового договора по требованию работника, имеющего уважительные причины (ст.41 ТК).

При досрочном прекращении трудового договора на определенный срок наниматель в приказе об увольнении и трудовой книжке не должен ссылаться на ст.40 ТК (увольнение по желанию работника), так как указанная статья применяется только к договору на неопределенный срок. В связи с этим при расторжении срочного трудового договора необязательно соблюдать правила, предусмотренные ст.40 ТК.

Досрочное прекращение трудового договора на определенный срок чаще всего производится по п.1 ст.35 ТК (соглашение сторон) и по п.4 ст.35 ТК (перевод работника с его согласия к другому нанимателю или переход на выборную должность).

Если срочный трудовой договор заключен на срок свыше 5 лет, то по истечении 5-летнего срока трудовые отношения считаются продолженными на неопределенный срок.

Срочный трудовой договор может быть:

• продлен или перезаключен по соглашению сторон;

• прекращен в связи с истечением срока по инициативе любой из сторон (п.2 ст.35 ТК);

• продолжен на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (ст.39 ТК).

При этом продление и перезаключение срочного трудового договора может осуществляться как на прежних, так и на новых условиях.

Разновидности трудового договора на определенный срок не более 5 лет (срочного трудового договора)

1. Договор на время выполнения определенной работы (п.3 части первой ст.17 ТК), который заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно (например, при приеме на работу в коммерческую организацию строителей на время строительства жилого дома для работников).

2. Трудовой договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п.4 части первой ст.17 ТК).

3. Трудовой договор с временными работниками, принятыми на работу на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (должность), - до 4 месяцев (глава 23 ТК).

Справочно Случаи отсутствия, при которых сохраняется место работы: • при временной нетрудоспособности до 4 месяцев подряд; • при временных переводах на другую работу (ст.30 ТК); • при выполнении государственных или общественных обязанностей (ст.101 ТК); • при повышении квалификации, стажировке и переподготовке с отрывом от производства (ст.102 ТК).

4. Трудовой договор на время выполнения сезонных работ (п.5 части первой ст.17 ТК), который заключается в случаях, когда работы в силу природных и климатических условий могут производиться только в течение определенного сезона (часть четвертая ст.17 ТК).

Еще одна разновидность срочного трудового договора - контракт.

Обратите внимание! Во время проверки может быть выявлено такое грубое нарушение трудового законодательства, как составление гражданско-правового договора (например, договора подряда, поручения или возмездного оказания услуг) в том случае, когда этим договором фактически регулируются трудовые отношения между работником и нанимателем.

В данном случае работник теряет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, оплату листков нетрудоспособности и другие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, что нарушает его права. Только работа по трудовому договору включается в трудовой стаж работника, дающий право на получение пенсии по достижении определенного возраста или выслуге лет.

Обязанности сторон при выполнении работ по гражданско-правовым договорам регулируются Указом Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам».

Проверка оформления приема на работу

Прием на работу, кроме заключения трудового договора в письменной форме, должен быть оформлен приказом (распоряжением) нанимателя. С таким приказом работник знакомится под подпись. Для подтверждения ознакомления с приказом работник расписывается в приказе с расшифровкой подписи и датой. В случае отказа работника от подписи об ознакомлении с приказом необходимо составить письменный акт, подписываемый уполномоченным должностным лицом нанимателя и двумя работниками нанимателя (количество свидетелей законодательством не установлено, поэтому подписать акт могут и два человека). Наниматель должен издать приказы о приеме на работу всех работников, принятых по трудовому договору на основную работу и на работу по совместительству.

При проверке правильности оформления на работу в первую очередь нужно проверить даты издания приказов и даты ознакомления с ними работников. В соответствии с частью третьей ст.25 ТК фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника или профсоюза. Отсутствие трудового договора, приказа о приеме работника на работу или подписи работника в визе об ознакомлении с приказом считается грубым нарушением трудового законодательства.

Целесообразно при проверке наличия и правильности оформления приказов о приеме на работу одновременно производить проверку трудовых договоров и записей о приеме на работу в трудовых книжках работников. Произведенные записи в указанных документах должны соответствовать друг другу.

Для проверки правильности оформления документов при приеме работника на работу можно оформить журнал проверки наличия и правильности оформления трудовых книжек, трудовых договоров и приказов о приеме работников на работу по следующей форме.

Проверка ознакомления работников с локальными нормативными актами организации

Обратите внимание! При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

В связи с тем, что трудовое законодательство не детализирует способы ознакомления работников с указанными локальными нормативными актами организации, они могут быть различны.

При приеме на работу удобными способами ознакомления работников с локальными нормативными актами организации могут быть следующие:

1) указание непосредственно в тексте трудового договора названий и реквизитов локальных нормативных актов, с которыми ознакомлен работник (пример 1);

2) указание после текста трудового договора названий и реквизитов локальных нормативных актов, с которыми ознакомлен работник. В этом случае кроме подписи в трудовом договоре работник должен поставить еще одну свою подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами (пример 1).

Кроме того, для ознакомления работников с новыми локальными нормативными актами организации и вносимыми в них изменениями целесообразно использовать:

1) лист ознакомления одного работника со всеми локальными нормативными актами организации (пример 2);

2) лист ознакомления всех работников организации с отдельным локальным нормативным актом организации (пример 3);

3) подпись работника об ознакомлении непосредственно на конкретном локальном нормативном акте организации (пример 4). Такой способ более удобен для организаций с небольшой численностью работников.

Для подведения итогов результатов проверки об ознакомлении работников с локальными нормативными актами организации можно сделать отдельные таблицы (примеры 5 и 6).

Пример 1. Фрагмент записи в тексте или после текста трудового договора

До подписания настоящего трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами организации:

• должностной инструкцией от 12.03.2012;

• Положением об оплате труда и премировании от 25.02.2014;

• Правилами внутреннего трудового распорядка от 17.01.2014;

• Инструкцией по технике безопасности от 14.05.2012.

Пример 2. Лист ознакомления работника с локальными нормативными актами организации

Пример 3. Лист ознакомления работников с локальным нормативным актом организации

Пример 4. Подпись работника об ознакомлении на конкретном локальном нормативном акте организации

Пример 5. Результаты проверки наличия локальных нормативных актов организации и ознакомления с ними работников

Пример 6. Результаты проверки наличия локальных нормативных актов организации и ознакомления с ними работников

Проверка правильности соблюдения режима рабочего времени

Рабочее время регламентируют ст.110-133 ТК. В соответствии с частью второй ст.123 ТК режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) (часть четвертая ст.123 ТК).

Для оценки правильности установленного режима рабочего времени для различных категорий работников организации необходимо проанализировать следующие локальные нормативные акты организации:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• графики сменности;

• графики работ (в том случае, если работа не сменная, но рабочие и выходные дни устанавливаются на основании графика работ);

• коллективный договор (при его наличии);

• положения о структурных подразделениях организации;

• табели использования рабочего времени;

• трудовые договоры (контракты) с работниками и дополнительные соглашения к ним в случае изменения режима рабочего времени.

При наличии в организации профсоюза график работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (часть пятая ст.123 ТК).

Обратите внимание! Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (часть шестая ст.123 ТК).

При оформлении режима рабочего времени встречаются следующие ошибки:

• для определенной группы работников в одних документах установлен один режим рабочего времени, а в других документах - совсем иной. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка для всех работников организации установлен один режим рабочего времени - с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, а в трудовых договорах с работниками структурных подразделений установлена сменная работа;

• в разных структурных подразделениях режим рабочего времени отличается, но эти различия не подтверждены никакими документами;

• не соблюдается продолжительность рабочего времени совместителей;

• неправильно оформлены документы, регламентирующие режим рабочего времени для отдельных групп работников организации.

Проверка правильности ведения табеля использования рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст.133 ТК).

На каждого работника возлагается обязанность в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход.

Обратите внимание! Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (часть третья ст.133 ТК).

При ведении табеля использования рабочего времени встречаются следующие нарушения:

• в выходные дни, в течение которых работник находился в командировке, в табеле вместо буквы «К» ставится «В»;

• фактические прогулы («ПР») проставляются в табеле до получения объяснения работника или составления акта об отказе работника от предоставления объяснения;

• не отмечаются в табеле случаи опоздания работников или преждевременного ухода с работы;

• в дни нахождения работника в командировке в табеле указывается количество отработанных часов;

• работникам, которым установлен режим работы с неполным рабочим временем, в табеле проставляются полные рабочие дни.

Проверка оформления трудовых отпусков

Основные нарушения при предоставлении трудовых отпусков:

• отсутствует график отпусков;

• график трудовых отпусков составляется на календарный год позднее 5 января или другого срока, установленного коллективным договором;

• работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, после проведения аттестации рабочих мест по условиям труда не предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда;

• неправильно производится замена отпуска денежной компенсацией;

• трудовые отпуска, за исключением случаев, предусмотренных частью второй ст.166 ТК, предоставляются до истечения 6 месяцев работы у нанимателя;

• дата начала трудового отпуска определяется нанимателем самостоятельно без договоренности с работником;

• о времени начала трудового отпуска наниматель уведомляет работников менее чем за 15 календарных дней;

• при переносе части отпуска на следующий рабочий год оставшаяся часть трудового отпуска составляет менее 14 календарных дней;

• производится разделение трудового отпуска на части без наличия предварительной договоренности между нанимателем и работником;

• при разделении трудового отпуска на две части обе части менее 14 календарных дней;

• продолжительность трудового отпуска исчисляется непропорционально отработанному в рабочем году времени;

• трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляется неодновременно с трудовым отпуском по основной работе;

• при увольнении работника не выплачивается денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск.

При проверке предоставления трудовых отпусков прежде всего необходимо изучить следующие документы:

• график трудовых отпусков;

• приказы о предоставлении трудовых отпусков;

• приказы о продлении трудовых отпусков;

• основания к приказам о предоставлении трудовых отпусков (заявления работников, листки нетрудоспособности и т.д.).

02.06.2014

Александр Шевцов, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.