Материал помещен в архив

ПУТЕВОЙ ЛИСТ: ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ ЕГО ПРИМЕНЯТЬ?

В связи с тем что с 25 октября 2011 г. на основании постановления Минфина РБ от 31.08.2011 № 88 «О внесении изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 26 ноября 2010 г. № 138» путевые листы перестали быть бланками строгой отчетности, многие организации стали задаваться вопросом: «А нужно ли их тогда вообще оформлять?».

Сразу следует сказать, что путевые листы оформлять нужно.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъектам хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности разрешено выполнять автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп.4.5 п.4 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Обязанность по заполнению путевых листов установлена законодательством

Подтверждение этому - нормы нормативных документов.

Так, в части первой ст.40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее - Закон № 278-З) сказано, что транспортными документами при выполнении автомобильных перевозок грузов признаются:

• путевой лист;

• товарно-транспортная накладная.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма товарно-транспортной накладной ТТН-1;

• международная товарно-транспортная накладная «CMR» (далее - CMR-накладная), составленная согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г.Женеве 19 мая 1956 г.;

• заказ-поручение;

• иные документы в соответствии с законодательством.

Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется путевым листом (часть вторая ст.40 Закона № 278-З).

Путем внесения записи в путевой лист оформляется автомобильная перевозка груза нетоварного характера.

Обязанности по составлению путевого листа возлагаются на автомобильного перевозчика (далее - перевозчик) (часть шестая ст.40 Закона № 278-З).

Необходимость наличия путевых листов и предъявления их в автодорожных пунктах пропуска при выезде из Республики Беларусь и въезде в Республику Беларусь установлена п.24 Положения о порядке осуществления контроля за выполнением международных автомобильных перевозок по территории Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.05.2008 № 776.

От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 февраля 2014 г. вместо Положения № 776 следует руководствоваться Положением о порядке осуществления автомобильного контроля таможенными органами и Транспортной инспекцией Министерства транспорта и коммуникаций, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 27.01.2014 № 71.

Обязательное наличие путевых листов также предусмотрено:

• пунктом 28 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 972;

• пунктом 340 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 970.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 марта 2016 г. п.340 Правил № 970 на основании постановления Совета Министров РБ от 05.02.2016 № 102 изложен в новой редакции.

Таким образом, наличие путевого листа при осуществлении перевозок пассажиров и грузов обязательно.

При выполнении перевозок для собственных нужд наличие путевого листа обязательно

Некоторые организации, которые выполняют перевозки грузов и пассажиров только для собственных нужд, утверждают, что для них наличие путевого листа необязательно. Но это мнение ошибочно.

Транспортной признается деятельность, представляющая собой совокупность организационных и технологических операций по перемещению грузов, пассажиров и багажа автомобильным, воздушным, железнодорожным, морским, внутренним водным, городским электрическим транспортом, метро и иным транспортом, а также транспортно-экспедиционная деятельность, другие связанные с перевозкой транспортные работы и услуги, выполняемые (оказываемые) на договорной основе или иных законных основаниях (ст.1 Закона РБ от 05.05.1998 № 140-З «Об основах транспортной деятельности»).

В соответствии со ст.1 Закона РБ № 278-З:

• автомобильным транспортом признается такой вид транспорта, на котором перевозки выполняются с использованием автомобилей и автопоездов, а также коммуникаций;

• автомобильная перевозка - автомобильная перевозка пассажиров и багажа или грузов;

• автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этого юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 января 2018 г. следует руководствоваться определением «автомобильная перевозка для собственных нужд» согласно абзацу 5 ст.1 Закона № 278-З (в редакции Закона РБ от 17.07.2017 № 50-З, далее - Закон № 50-З).

Поэтому и при осуществлении автомобильных перевозок для собственных нужд организации необходимы путевые листы.

Форму путевого листа организация может разработать самостоятельно

Транспортные документы оформляются в порядке, установленном Министерством финансов РБ (далее - Минфин РБ) по согласованию с Министерством транспорта и коммуникаций РБ (далее - Минтранс РБ), за исключением оформления CMR-накладной, которое осуществляется в порядке, установленном Минтрансом РБ по согласованию с Минфином РБ (часть пятая ст.40 Закона № 278-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 января 2018 г. следует руководствоваться частью пятой ст.40 Закона № 278-З с изменениями, внесенными Законом № 50-З.

Инструкция о порядке оформления транспортных документов утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее - Инструкция № 138). В приложении 1 к Инструкции № 138 приведена форма путевого листа.

Путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности (п.3 Инструкции № 138).

Путевой лист должен содержать следующие сведения (п.4 Инструкции № 138):

• период действия путевого листа;

• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика);

• марку и регистрационный знак автомобиля;

• данные о водителе;

• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

• отметки о техническом состоянии автомобиля;

• данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

• данные о движении топливно-смазочных материалов;

• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Заполнение всех необходимых сведений в путевом листе производится уполномоченными перевозчиком лицами. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В путевой лист допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией № 138 (п.2 Инструкции № 138).

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (подп.1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. В соответствии с п.1 ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее - постановление № 360), в соответствии с Указом № 114 обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования.

Формы первичных учетных документов, не перечисленных в постановлении № 360, могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином РБ (подп.1.3 п.1 Указа № 114).

При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (за исключением поименованных в постановлении № 360).

Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения (подп.1.4 п.1 Указа № 114):

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Таким образом, нормы Инструкции № 138 не противоречат нормам Указа № 114.

Следовательно, на основе Инструкции № 138 и руководствуясь Указом № 114, организации могут разработать свою необходимую для них форму путевого листа и закрепить ее в учетной политике. Но повторим: путевой лист должен содержать все сведения, учитывающие особенности работы организации и необходимые для полного учета работы автотранспорта.

Наличие путевого листа - основание для списания топлива

Путевой лист как первичный учетный документ необходим также для контроля за расходованием топлива и списанием его стоимости в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли.

Некоторые специалисты считают, что с 1 января 2010 г. (даты вступления в силу Особенной части Налогового кодекса РБ (далее - НК)) для целей исчисления налога на прибыль применять нормы Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее - Инструкция № 141), необязательно.

Вместе с тем нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь (п.2 Инструкции № 141). Кроме того, на практике могут иметь место и случаи хищения топлива водителями, которые, как правило, труднодоказуемы. Поэтому учитывать весь расход топлива при налогообложении прибыли нет оснований.

Такой же позиции придерживаются специалисты налоговых органов в письме МНС РБ от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль».

При налогообложении не учитываются затраты на оплату топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организации в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 НК). Установленное требование распространяется в т.ч. на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.

При эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок, норма расхода топлива устанавливается руководителями организаций или индивидуальными предпринимателями (часть вторая п.2 Инструкции № 141).

Кроме того, руководитель организации имеет право понижать нормы расхода топлива, установленные Минтрансом РБ (п.5 Инструкции № 141).

Таким образом, нормы, а следовательно, размер включаемых в состав затрат расходов на топливо при эксплуатации автотранспорта может быть определен внутренним документом организации самостоятельно. При этом в состав затрат, учитываемых при налогообложении, включается расход топлива в пределах установленных норм его расхода.

Что делать, если путевой лист утерян?

Отсутствие первичного учетного документа может привести к серьезным последствиям при проверке организации контролирующими органами.

Что делать, если утрачен путевой лист?

Организация вправе восстановить его. Возможность восстановления утерянных (утраченных) первичных документов вытекает из части второй п.2 ст.81 НК, а также абзаца 8 подп.9.2 п.9 Указа Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. пп.1-23 Указа № 510 изложены в новой редакции на основании Указа Президента РБ от 16.10.2017 № 376.

Порядок восстановления первичных учетных документов законодательством не установлен.

Для восстановления утерянного путевого листа берется новый бланк, на котором в верхней части на видном месте следует сделать запись: «Дубликат». Все данные, отражаемые в дубликате путевого листа, должны быть восстановлены с максимальной точностью.

При восстановлении информации, отраженной в утерянном путевом листе, могут быть использованы данные сохранившегося отрывного талона, который был передан заказчику до утери путевого листа, данные из отчетов автозаправочной станции по заправке данного автомобиля. Данные по пробегу автомобиля могут быть восстановлены исходя из расстояний от перевозчика к заказчику или месту погрузки, а также расстояния до пункта назначения доставки груза. Вес перевезенного груза может быть восстановлен на основании товарно-транспортной накладной, которой был оформлен перевозимый груз.

Восстановление сведений в соответствующих графах раздела «Выполнение задания» путевого листа может быть сделано заказчиком автомобильной перевозки (грузоотправителем). Восстановленные сведения заверяются подписью уполномоченного лица заказчика (грузоотправителя) и скрепляются штампом (печатью).

30.03.2012 г.

Валентина Прохожая, экономист