Работник сменил фамилию: действия кадровика

Елена Гадлевская
юрист

02.08.2024

Ситуация Сотрудница поменяла фамилию. 1. В какие документы необходимо внести информацию об этом? 2. Как оформить изменение? 3. В какие документы не нужно вносить изменения? 4. Какие формы персонифицированного учета нужно подавать?

1. В отношении некоторых документов (трудовая книжка, личное дело, личная карточка воинского учета) в законодательстве содержатся конкретные требования относительно внесения изменений в эти документы в случае изменения фамилии, имени, отчества и других сведений о работнике.

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (ч.1 п.51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

2. Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки). При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения.

Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

Пример Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Козлова» на основании паспорта серии МР № 1234567, выданного Московским РУВД города Минска 20.05.2024. Специалист по кадрам А.В.Сорокина Козлова Иванова Светлана Сергеевна

Многие специалисты высказывают мнение о том, что при изменении фамилии работника необходимо также вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40 (ч.3 п.79 Инструкции № 40).

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Фамилия, собственное имя, отчество работника указываются в графе 5 книги учета. Однако на случай изменения этих данных Инструкция № 40 не содержит ни требования о внесении изменений в указанную графу, ни порядка их внесения.

Вместе с тем необходимость внесения изменений представляется очевидной, поскольку книга учета распространяет свое действие на отношения сторон с момента приема работника на работу до момента его увольнения, и потому она должна содержать актуальные сведения. На взгляд автора, порядок внесения изменений может быть определен локальным правовым актом нанимателя.

Внесение изменений в документы личного дела в связи с изменением фамилии, имени, отчества работника Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29, не предусмотрено.

При этом в процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки из) отдельных распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), в том числе об изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) (абз.5 п.9 Инструкции № 29). Таким образом, для отражения изменения фамилии работника в личном деле в него включается копия приказа об изменении фамилии или выписка из этого приказа. Данный документ включается во внутреннюю опись документов личного дела (абз.19 п.8 Инструкции № 29).

Если работник является военнообязанным, сведения об изменении фамилии необходимо также внести в личную карточку воинского учета. Для ведения воинского учета руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники по воинскому учету) организаций обязаны вносить в личные карточки изменения в части фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), семейного положения, состава семьи, уровня основного образования, занимаемой должности (специальности, профессии), состояния здоровья, места жительства и другие изменения, в месячный срок письменно сообщать о произошедших изменениях в военный комиссариат района (города) (обособленное подразделение), а о военнообязанных, состоящих или обязанных состоять в запасе органов государственной безопасности, - в управления КГБ по областям (абз.9 п.76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662).

Следует отметить, что в форме личной карточки, приведенной в приложении 13 к постановлению Минобороны от 27.01.2020 № 5, отсутствуют графы для отражения изменений учетных данных. Положением № 1662 не предусмотрен порядок внесения в личную карточку таких изменений.

Вместе с тем на сайтах местных исполнительных и распорядительных органов в сети Интернет имеются методические рекомендации военных комиссариатов о порядке оформления документов персонально-первичного воинского учета. В этих методических рекомендациях указывается, что произошедшие изменения вносятся в карточку путем стирания данных, записанных карандашом, а в случае изменения данных, если были записаны ручкой или напечатаны, - оформляется новая карточка. Из этого следует, что при изменении фамилии военнообязанного работника необходимо оформить на него новую карточку. Зачеркивание прежней фамилии с указанием новой в личной карточке не производится.

Сведения о произошедших изменениях данных воинского учета направляются в военный комиссариат по форме согласно приложению 14 к постановлению № 5.

В некоторых случаях законодательство прямо не указывает на необходимость внесения изменений в документы в случае изменения фамилии работника, однако из других норм законодательства или сути документа следует такая необходимость.

В частности, трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ч.2 ст.19 ТК). Хотя в ТК нет прямого указания на необходимость внесения в трудовой договор изменений в случае изменения данных работника, из приведенной нормы следует, что трудовой договор должен содержать актуальные данные.

Таким образом, в случае изменения фамилии работника необходимо внести изменения в трудовой договор путем заключения к нему дополнительного соглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору при изменении фамилии (пример)

Таким же образом следует внести изменения в другие соглашения, заключенные между работником и нанимателем (договор о полной индивидуальной материальной ответственности, соглашение об использовании личного имущества работника в служебных целях и др.).

Как отмечалось ранее, в процессе ведения личного дела в него включается копия (выписка из) распорядительного документа об изменении фамилии, собственного имени, отчества работника (абз.5 п.9 Инструкции № 29).

Исходя из данной нормы можно сделать вывод, что в случае изменения фамилии работника нанимателю необходимо издать приказ о внесении соответствующих изменений в кадровые и иные документы. Основанием издания такого приказа, по мнению автора, является документ, удостоверяющий личность, выданный работнику в связи с изменением фамилии, а также заявление работника и дополнительное соглашение к трудовому договору. Поскольку основанием издания приказа является документ, удостоверяющий личность, то датой вступления в силу изменений следует считать дату выдачи этого документа.

3. В отношении иных документов (график отпусков, табель учета использования рабочего времени, графики работ (сменности), приказы и т. п.) законодательство не содержит норм, регулирующих внесение в них изменений, в том числе в связи с изменением фамилии работника.

На взгляд автора, отвечая на вопрос: «Нужно ли вносить в них изменения?», следует учитывать период действия документов. Если период действия документа закончился до изменения фамилии (табели учета использования рабочего времени и графики сменности за прошлые месяцы, график отпусков за прошлый год и т. п.), то вносить в них изменения не нужно. Если же документ распространяет свое действие на отношения сторон на момент изменения фамилии (график отпусков на текущий год, табель учета использования рабочего времени за месяц, в котором изменена фамилия, приказ о создании комиссии, членом которой является работник и срок полномочий которой не истек, и т. п.), то необходимо внести в документ изменения.

При этом представляется, что в приказ, иной распорядительный документ изменения вносятся путем издания приказа или иного соответствующего распорядительного документа. Порядок отражения изменений в таких документах, как графики, табели, лицевые счета и др., определяет наниматель. Основанием такого отражения может выступать приказ об изменении фамилии, о котором шла речь выше.

4. В случае изменения фамилии работника необходимо представить в орган ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).

Форма ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) представляется в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю или в обособленное подразделение Белгосстраха документа, удостоверяющего личность, или документа для выезда за границу, подтверждающего факт изменения анкетных данных. Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, или документа для выезда за границу с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в обособленное подразделение Белгосстраха для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) (ч.2 п.14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утв. постановлением Совмина от 08.07.1997 № 837).

В случае внесения в индивидуальный лицевой счет изменения анкетных данных, повлекших изменение сведений, содержащихся в свидетельстве социального страхования, работающему гражданину через работодателя выдается новое свидетельство социального страхования. При этом ранее выданное застрахованному лицу свидетельство социального страхования подлежит возврату в орган ФСЗН и уничтожению в порядке и сроки, установленные ФСЗН (абз.7 п.27 Правил № 837).

Таким образом, на основании поданной формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) нанимателю необходимо получить новое свидетельство социального страхования и выдать его работнику.