Материал помещен в архив

ВОПРОС: Работники часто представляют в отдел кадров документы о повышении квалификации с большим опозданием. Если включать ксерокопии данных документов в личное дело по дате их представления, то нарушается хронологический порядок и становится очень неудобно следить по личному делу за ходом обучения в процессе трудовой деятельности.

Допускается ли ксерокопию документа об обучении помещать в личное дело в то место, где она должна находиться по хронологии, нумеровать лист с использованием литеры «а», а во внутренней описи личного дела данную ксерокопию указывать под очередным порядковым номером (с указанием литерного номера листа дела и даты фактического включения документа в дело)?

Например: свидетельство об окончании курсов повышения квалификации в 2008 г. работник представил в 2011 г.

ОТВЕТ: Частью третьей п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2), установлено, что в сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности. При этом Инструкция № 2 не конкретизирует, какая хронологическая последовательность должна соблюдаться: последовательность документов, отраженная в датах их составления (издания), или последовательность поступления документов в кадровую службу организации (специалисту по кадрам). По умолчанию Инструкция № 2 исходит из того, что все документы представляются в кадровую службу (специалисту по кадрам) своевременно и в этом случае последовательность документов, отраженная в датах их составления (издания), будет соответствовать последовательности поступления документов в кадровую службу организации (специалисту по кадрам). Соответствующее положение закреплено в примечании к форме личного листка по учету кадров, являющейся приложением 2 к Инструкции № 2: «Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело».

Вместе с тем в практике работы организаций нередко возникает ситуация, при которой личные документы, в т.ч. документы об образовании, выдаваемые на руки работнику, представляются в кадровую службу с опозданием.

Представляется, что в данном случае документы (копии документов) должны включаться в личное дело в хронологической последовательности их поступления в кадровую службу (специалисту по кадрам). Это обусловлено спецификой формирования и ведения личных дел. По общему правилу, закрепленному в пп.181, 183 и 186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), внутренняя опись документов дела составляется после их завершения делопроизводством в процессе полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации. В отношении личных дел в этом вопросе нормативные правовые акты содержат исключение: согласно п.10 Инструкции № 2 и части третьей п.186 Инструкции № 4 внутренняя опись документов личного дела составляется после оформления личного дела и в процессе его ведения.

Следовательно, включение в личное дело несвоевременно представленных документов (копий документов) в хронологической последовательности их составления (издания) с последующим отражением этих фактов во внутренней описи (независимо от использования литерных номеров) технически будет возможно осуществить только в случае переформирования дела и последующего пересоставления внутренней описи. Это приведет к нарушению требований указанных выше пунктов нормативных правовых актов, а также повлечет за собой неоправданные затраты времени, бумаги и расходных материалов на выполнение соответствующих делопроизводственных операций.

При этом в примере оформления внутренней описи, приведенном в вопросе, соблюдена хронологическая последовательность именно представления в кадровую службу (специалисту по кадрам) документов (копий документов). В данном случае лист личного дела, содержащий копию свидетельства о повышении квалификации, должен был получить номер 29, а не 26а.

Нельзя также согласиться с автором вопроса в том, что если включать копии документов в личное дело по дате их представления, то будет неудобно следить по личному делу за ходом обучения работника в процессе трудовой деятельности. В дополнении к личному листку по учету кадров, форма которого установлена в приложении 3 к Инструкции № 2, предусмотрен подп.2.2 п.2 «Сведения о повышении квалификации, аттестации», в котором должны фиксироваться сведения по данным вопросам с указанием основания для соответствующих записей, в т.ч. названия, даты и индекса свидетельства о повышении квалификации.

05.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела