Материал помещен в архив

РАЗРАБАТЫВАЕМ ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Типовые действия структурных подразделений, как правило, отражаются в положениях о структурных подразделениях, а работников - в должностных или рабочих инструкциях.

Положение о структурном подразделении (далее - Положение) является одним из документов локальной нормативно-правовой базы организации (ст.194 Трудового кодекса РБ), который определяет статус структурного подразделения, его правовое положение в структуре организации и взаимоотношения с иными структурными подразделениями, задачи, права и ответственность, функции.

Работа с Положением: основные этапы

Положение:

- разрабатывается соответствующим структурным подразделением (например, кадровой службой);

- подписывается руководителем подразделения;

- согласовывается (визируется) с отделом организации труда и заработной платы, кадровой службой, юридической службой, отделом охраны труда, должностным лицом организации, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях рекомендуется проект Положения согласовывать с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение;

- утверждается руководителем организации;

- вступает в силу с момента утверждения руководителем организации;

- в обязательном порядке дается для ознакомления работникам подразделения. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки;

- вносятся изменения при смене наименования организации или структурного подразделения, изменении организационной структуры организации, перераспределении функций между подразделениями. Для внесения каких-либо изменений в Положение должен быть издан соответствующий приказ (распоряжение) руководителя организации.

Необходимые документы

Положение разрабатывается на основании таких документов, как:

- локальные нормативные правовые акты (организационная структура управления организацией, стратегия организации (если она разработана), штатное расписание);

- Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), состоящий из 34 выпусков, утвержденных постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ;

- Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69;

- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, в частности главы 5 «Требования к текстам документов» и 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств» (далее - Инструкция по делопроизводству);

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Порядок действий при разработке Положения

1. Анализ имеющихся в организации документов (организационная структура управления организацией, стратегия организации, штатное расписание).

2. Анкетирование работников организации (какие функции, по мнению руководителей функциональных направлений, выполняют подразделения; фактически выполняемая работа работниками этих подразделений).

3. Классификация функций по компонентам управления и основным бизнес-процессам, целью которой является выделение замкнутых управленческих циклов и производственных цепочек, существующих в организации. В результате данной классификации определяется состав и описание функций верхнего уровня. Далее функции верхнего уровня подразделяются на более мелкие фрагменты и т.д. За функциями закрепляются исполнители (подразделения). В конечном итоге определяются схемы взаимодействия.

Таким образом, на основании собранной информации, проведенного анализа, систематизации полученных знаний, а также ЕКСД и разрабатывают Положение.

Основные разделы Положения

Основными разделами Положения согласно УСОРД являются:

- Общие положения;

- Основные цели и задачи;

- Функции;

- Права;

- Взаимоотношения. Связи.

Если должностная инструкция на руководителя структурного подразделения не разрабатывается, то необходимо включить и такие разделы, как Должностные обязанности руководителя структурного подразделения, Права и ответственность руководителя структурного подразделения.

Более сложной является структура Положения, в которой выделяются разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Содержание разделов Положения

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах.

Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается (его размещают выше наименования организации).

Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывается в том случае, если оно является автором документа (пп.41, 42 Инструкции по делопроизводству).

Утверждает Положение руководитель организации посредством грифа утверждения или издания приказа. Второй вариант обычно используется в тех случаях, когда требуются дополнительные указания и пояснения. В этом случае вместо «УТВЕРЖДАЮ» пишется «УТВЕРЖДЕНО».

Примерная форма Положения

Положение о структурном подразделении в составе основного структурного подразделения утверждает руководитель основного структурного подразделения в случае, если такое полномочие определено его должностной инструкцией или в самом положении о возглавляемом им подразделении.

Дата при утверждении и подписании оформляется цифровым способом (00.00.0000).

Наименование структурного подразделения указывается с предлогом о (об), например «Положение об отделе кадров», «Положение о финансовом управлении».

Раздел «Общие положения»

Данный раздел включает в себя:

- место структурного подразделения в организационной структуре организации;

- подчиненность структурного подразделения;

- порядок создания, реорганизации и ликвидации структурного подразделения;

- руководство структурным подразделением (порядок назначения руководителя на должность, перемещение, освобождение от занимаемой должности, квалификационные требования к руководителю структурного подразделения);

- основные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей деятельности.

Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав самостоятельного, более крупного структурного подразделения.

При определении подчиненности подразделения следует руководствоваться организационной структурой управления организацией. В том случае если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, управления и т.п.).

Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения. Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями юридического лица или уполномоченного ими органа.

Кроме того, должен быть определен порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется.

Также указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то Положение должно содержать наименование должности работника, которому функционально подчиняется это подразделение.

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных правовых актов организации в Положении перечисляются специальные локальные нормативные правовые акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»), которыми подразделение руководствуется в своей работе.

Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, в Положении должна быть отображена его внутренняя структура и указан порядок ее формирования.

Если структурные единицы в составе подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, таким документом может быть положение о данном подразделении (в этом случае в тексте Положения следует указать, как распределяются функции между структурными единицами подразделения). Если же по деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных правовых актов.

В Положении указывается, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, порядок ее оформления, должность лица, принимающего окончательное решение, а также последствия таких изменений.

В подразделе о руководстве подразделением указываются: должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение; порядок его назначения на должность.

Следует иметь в виду, что Положение одновременно может служить и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения. В связи с этим в данном документе уместно указать квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей. Также возможно вынести этот подраздел в отдельный основной раздел Положения - «Руководство» - с более подробным изложением.

В Положении описываются условия работы подразделения (режим работы), если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в правилах внутреннего трудового распорядка организации.

Раздел «Основные цели и задачи»

В разделе перечисляются основные цели и задачи, решаемые подразделением и определяющие основные направления его деятельности.

Как правило, первые (одно или два) предложения, содержащиеся в квалификационной характеристике, с которых начинается описание должностных обязанностей руководителя соответствующего структурного подразделения, и формулируют основные задачи (направления деятельности) этого структурного подразделения.

При создании объединенных (близких по функциям) структурных подразделений (например, административно-хозяйственного отдела) цели и задачи объединяются.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, осуществляющие деятельность по нескольким направлениям, то цели и задачи определяются подробно в соответствии с этими направлениями, на основании которых можно определить функции каждой структурной единицы.

Перечисление целей и задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными.

Раздел «Функции»

Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности. В формулировке функций структурного подразделения должна прослеживаться четкая регламентация действий, направленных на выполнение поставленных задач. Содержание этого раздела может в полной мере основываться на квалификационной характеристике руководителя структурного подразделения организации.

Разрабатывая данный раздел Положения, необходимо руководствоваться следующими правилами:

- функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, при выполнении которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

- функции должны быть изложены максимально полно;

- функции перечисляются, начиная с основных, затем - второстепенные;

- функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

- функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

- функции должны поддаваться структурированию (т.е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);

- функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

- функции не должны выходить за пределы целей и задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, функции следует группировать в соответствии с задачами.

При разработке положений о структурных подразделениях в каждой конкретной организации необходимо уточнение перечня функций, которые свойственны структурному подразделению в конкретных организационно-технических условиях.

Раздел «Права»

Права предоставляются подразделению для обеспечения возможности выполнения им своих функций. В основном права подразделения реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

Раздел «Взаимоотношения. Связи»

В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия).

Данный раздел в основном отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений.

Взаимоотношения между структурными подразделениями могут выражаться в совершении:

- совместных действий (например, совместная разработка документа). В этом случае конкретные подразделения выделяют работников для совместного выполнения определенных работ;

- встречных действий (например, хозяйственный отдел выделил другому подразделению необходимые товарно-материальные ценности. Встречным действием подразделения в данном случае является представление отчета об использовании товарно-материальных ценностей в хозяйственный отдел). Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление - получение» или «передача - получение» информации (устной и задокументированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей;

- согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, а также поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем другое и т.д.);

- односторонних действий (например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения).

Раздел «Ответственность»

Положение определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, поскольку именно он несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями. В Положении эту норму целесообразно зафиксировать.

В некоторых случаях положение об отдельных структурных подразделениях предусматривает коллективную ответственность подразделения (работников этого подразделения). Например, для отдела продаж предусматривается коллективная ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера.

Реквизит «Визы»

Положение согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми у данного подразделения установлены взаимоотношения (служебные связи), а также со следующими службами:

начальником юридического отдела - в части соответствия действующему законодательству;

начальником отдела организации труда и заработной платы и начальником отдела кадров - в части соответствия структуры требованиям штатной дисциплины;

начальником отдела охраны труда - в части соответствия требованиям охраны труда.

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри организации - при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - при согласовании с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визами.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования, а на документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: «Лист согласования прилагается».

30.06.2011 г.

Регина Слуцкая, юрист

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.