Регистрация договоров по финансово-хозяйственной деятельности

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

18.06.2025

Рассмотрели, как регистрировать договоры по финансово-хозяйственной деятельности организации, привели примерную форму регистрации таких договоров.

Положения Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, в части документирования (составления и оформления документов), а также регистрации и контроля исполнения документов не распространяются на документы, относящиеся к системе договорной документации (договоры, контракты, соглашения).

Вместе с тем это не исключает того, что документы иных (кроме организационно-распорядительной) систем управленческой документации (в том числе договорная документация и др.) могут быть зарегистрированы в организации для обеспечения их учета и исполнения с учетом положений Инструкции № 4.

В таком случае порядок их регистрации (в том числе порядок формирования регистрационных индексов) следует определить в ЛПА организации, например в инструкции по делопроизводству.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Как правило, договоры по финансово-хозяйственной деятельности регистрирует юридическая служба (юрисконсульт). В организациях с большим объемом заключаемых договоров их могут регистрировать соответствующие структурные подразделения, например отдел ВЭД, отдел материально-технического обеспечения и др.

В зависимости от объема договоров учетно-регистрационная форма может быть журнальная или карточная (на бумажном или электронном носителе).

Решение о выборе формы регистрации документов в организации закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4).

Поскольку договор является совместным документом для двух организаций, то регистрационный индекс будет закреплять факт создания договора, а не его пересылки или доставки.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Пример Договор № 18/125

Если договор не регистрирует другая сторона, его регистрационный индекс будет состоять из одного порядкового номера.

Пример Договор № 98

При необходимости форма журнала может быть дополнена иными графами из соображений удобства и полноты отражения в учетно-регистрационной форме информации о договоре (например, сумма договора, отметка об исполнении договора и направлении его в дело и др.).

Журналы регистрации договоров могут заводиться на каждый из видов договоров.

Дополнительно по теме • В 2023 году организация завела журнал регистрации договоров на бумажном носителе. Журнал на сегодняшний день не заполнен даже наполовину, но он в ужасном состоянии. По Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, этот журнал можно вести в электронном виде. Можно ли журнал на бумажном носителе сдать в архив, несмотря на то что он до конца не заполнен, а с 2025 года начать его вести в электронном виде? • Организация договоры займа не нумерует. Обязана ли она нумеровать договоры? • Нюансы регистрации документов, не относящихся к организационно-распорядительной документации.