РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Состав таких регистрационных данных в законодательстве жестко не определен и может зависеть от специфики конкретной организации.

Примерные регистрационно-контрольные формы отражены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Так, в регистрационно-контрольных формах, как правило, фиксируется следующий примерный состав реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный индекс документа;

• дата поступления (дата получения) - для входящих документов;

• индекс поступления - индекс, присваиваемый входящему документу;

• автор документа (корреспондент);

• срок исполнения;

• название вида документа;

• заголовок (краткое содержание) документа;

• резолюция по документу (кому направлен документ);

• отметка об исполнении документа;

• индекс дела, в которое помещен документ.

Современные системы электронного документооборота (далее - СЭД, система) позволяют расширить состав указанных реквизитов и использовать их различными способами в целях автоматизации учета документов, их поиска и контроля исполнения.

Рассмотрим процесс регистрации входящих документов на примере СЭД Directum.

При создании регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) СЭД в автоматическом режиме позволяет заполнять ряд полей (текущая дата, регистрационный индекс по заданному в настройках шаблону и др.). Так, в СЭД Directum в регистрационный индекс может помимо порядкового номера автоматически добавляться индекс дела согласно номенклатуре дел, код подразделения - исполнителя документа, код корреспондента и пр. Также система позволяет упростить и унифицировать заполнение таких полей, как «Корреспондент», «Дело», «Гриф доступа», «Способ доставки» и другие за счет использования соответствующих связанных справочников.

Рисунок 1

Пример регистрационно-контрольной карточки в системе

Современные СЭД, в т.ч. Directum, позволяют видоизменять РКК, например, добавлять новые или удалять ненужные поля, размещать ссылки на функции и объекты СЭД (поиск документов, связи с документами и (или) иными РКК и т.д.). Так, приведенная выше РКК может быть расширена за счет добавления таких полей, как «Резолюция», «Примечание» и др.

Помимо фиксации регистрационных данных о документе с помощью СЭД Directum можно контролировать наличие дублей регистрируемых документов.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству не подлежит повторной регистрации оригинал документа, копия которого ранее была получена по факсу и зарегистрирована в соответствующем порядке. В подобном случае на оригинале документа проставляется тот же регистрационный индекс, что и на полученной ранее факсимильной копии. При попытке повторной регистрации СЭД Directum автоматически проверяет наличие похожих документов в системе (по дате, регистрационному номеру и (или) корреспонденту).

В случае обнаружения таких документов пользователю системы будет выдано соответствующее предупреждение.

Рисунок 2

Автоматический контроль повторной регистрации документов

Помимо фиксации в РКК данных об основном документе иногда возникает потребность отразить сведения о документах-приложениях. Например, к регистрируемому сопроводительному письму может прилагаться акт выполненных работ, отчет к нему и др.

Рисунок 3

Фиксация в регистрационно-контрольной карточке сведений о документах-приложениях

В работе организаций встречается ситуация, когда документы, зарегистрированные в службе документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (у секретаря) и направленные на исполнение в подразделения (особенно территориально удаленные), повторно регистрируются в этих подразделениях. Подобная практика напрямую нарушает нормы подп.140.11 п.140 Инструкции по делопроизводству, согласно которой документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях.

В то же время в подразделениях зарегистрированный в службе ДОУ документ может быть учтен для дальнейшего контроля его исполнения, выдачи работникам подразделения, выполнения с документом иных операций.

С учетом сложившейся практики работы организаций, а также во исполнение норм Инструкции по делопроизводству в СЭД Directum данный вопрос решен следующим образом. Любое подразделение может создать в своей внутренней электронной картотеке копию РКК документа, зарегистрированного службой ДОУ. При этом в новой РКК автоматически проставляется регистрационный индекс, присвоенный ранее в службе ДОУ и отраженный в «родительской» РКК. Операция создания дублирующей РКК осуществляется путем автоматического копирования значений всех реквизитов исходной РКК в новую. В дальнейшем на основе продублированной РКК в подразделении могут создаваться самостоятельные поручения по документу, учет и контроль исполнения которых необходим лишь в рамках подразделения.

Любой документ может быть логически связан с другим документом. Например, исходящее письмо может являться ответом на полученное ранее письмо из сторонней организации, поэтому, регистрируя такие документы, целесообразно фиксировать наличие подобных связей. Это дает возможность отследить всю цепочку взаимосвязанных документов.

Система Directum позволяет фиксировать, добавлять и изменять такие связи непосредственно в РКК.

Рисунок 4

Создание связей между зарегистрированными документами

Продолжением процедуры регистрации является внесение в СЭД соответствующего электронного документа или, в случае с бумажным документом, его электронной копии. В СЭД Directum это реализовано за счет возможности прикрепления к РКК любого файла, доступного пользователю (MS Word, PDF и др.), а также сканирования бумажного документа непосредственно из интерфейса РКК (см. рисунок 1, кнопки «Эл. документы» и «Сканировать»).

Вносимые в СЭД электронные документы или электронные копии бумажных документов автоматически приобретают необходимый набор реквизитов, зафиксированных в РКК. Таким образом, РКК становится своеобразной точкой доступа к конкретному документу, позволяя находить его по одному или нескольким доступным реквизитам.

Современные СЭД должны позволять организовывать не только электронный, но и смешанный - бумажно-электронный документооборот. В процессе регистрации и учета документов это находит отражение в необходимости учета движения и контроля выдачи бумажных документов работникам. В условиях большого объема документооборота очень важно оперативно выявить местонахождение нужного бумажного документа.

Для контроля выдачи и возврата бумажных документов в СЭД Directum предусмотрена функция отражения соответствующих операций непосредственно в РКК.

Рисунок 5

Фиксация в регистрационно-контрольной карточке сведений о местонахождении документа

СЭД Directum дает возможность быстро и по установленной форме вывести на печать сведения о зарегистрированных документах за определенный период.

Согласно законодательству Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела регистрационные данные о документах могут подлежать длительному хранению.

Справочно Регистрационно-контрольные формы регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях подлежат постоянному хранению (подп.102.1 п.102 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140). При этом такие формы подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующий архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата к документам.

Так, распечатка регистрационных данных из СЭД по установленной форме может быть необходимой для формирования соответствующих бумажных «журналов».

В целом, вносимые в СЭД Directum данные о документе при его регистрации становятся своего рода «кирпичиками», которые используются для автоматического формирования и вывода на печать не только уже заполненных форм (журналов, РКК и др.), но также и различных статистических отчетов о составе, структуре и объеме документооборота организации. На основе данных из РКК может автоматически формироваться статистический отчет о документообороте для государственных органов и организаций по форме 1-документооборот, утвержденной постановлением Белстата от 05.07.2013 № 62.

20.03.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года