Материал помещен в архив

РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ: ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Ситуация

В номенклатуру дел организации включены следующие дела с перепиской:

Допускается ли регистрация и хранение исходящей корреспонденции по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам в одном журнале? Какие исходящие индексы должна иметь исходящая корреспонденция, если это не ответ на запрос, а инициативные или информационные письма?

Хранение в одном деле входящих и исходящих документов под одним индексом вносит путаницу и ухудшает поиск нужных писем.

Правильно ли проставлены входящие и исходящие индексы:

- по основной деятельности:

В данной организации при формировании дел допущена одна из наиболее существенных ошибок, связанных с регистрацией и хранением документов: входящая и исходящая корреспонденция сформирована в отдельные дела. При этом входящая документация сформирована в два дела (по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам), а исходящая - в одно. Такой порядок недопустим.

Необходимо отметить, что общим правилом является формирование дел с перепиской по принципу «запрос-ответ», поэтому все входящие и исходящие документы по основной деятельности, независимо от того, являются они ответными или инициативными, должны формироваться в одно дело. Также в одно дело должна формироваться вся входящая и исходящая переписка по административно-хозяйственным вопросам. В организации может быть заведено и большее количество дел с перепиской, формируемых по такому же принципу.

Регистрацию всех входящих документов необходимо вести в одном журнале независимо от того, по каким вопросам ведется переписка. Регистрация всех исходящих документов тоже должна осуществляться в одном журнале. В связи с этим в номенклатуре дел следует предусмотреть два дела с журналами, например:

01-08 Журнал регистрации входящих документов;

01-09 Журнал регистрации исходящих документов.

Регистрационный индекс любого исходящего документа включает в себя индекс дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа, и его порядковый регистрационный номер (присваивается в пределах делопроизводственного года).

Предложенные выше варианты регистрации документов являются неправильно оформленными с точки зрения законодательства, а также полностью дезориентируют в сложившейся системе регистрации корреспонденции в организации.  

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.)и от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) внесены дополнения и изменения.