Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
16.02.2022
 |
Обратите внимание! С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции. |
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству). |
|
|
Обратите внимание! Порядок регистрации электронных документов определен в гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.8 Инструкции № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь. |
| Основные признаки | Документы | Норма | ||
| входящие | исходящие | внутренние | ||
| Понятие | Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота | Документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, гражданам, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные |
Документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в организации: приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки и др., в том числе созданные и переданные посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) | Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству |
| Нерегистрируемые документы | Включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации | Подпункт 139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству | ||
| Когда регистрируются | В день поступления | Обязательно после подписания их руководителем в день подписания | После их подписания (утверждения) | Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству |
| Где осуществляется регистрация | 1. Централизованно в службе ДОУ либо лицом, ответственным за документооборот в организации. 2. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Ей подлежат отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Обратите внимание! Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях |
Пункты 139-142 Инструкции по делопроизводству | ||
| Формы регистрации документов | Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (например, в инструкции по делопроизводству) | Пункты 139-142, 236 Инструкции по делопроизводству; приложения 6-9, 20 к Инструкции по делопроизводству | ||
| 1. Журнальная | Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) | |||
| 1.1. Бумажная | Журнал регистрации входящих документов | Журнал регистрации исходящих документов. Журнал имеет примерную форму и может быть дополнен необходимыми графами, например: - количество экземпляров документа и приложения; - фамилия исполнителя и др. |
Как правило, заводят следующие журналы: - журнал регистрации приказов по основной деятельности (пример); - журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (пример); - журнал регистрации приказов по личному составу (сроком хранения 3 года) (пример); - журнал регистрации внутренних документов (пример). В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например, журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций; журнал регистрации договоров о полной индивидуальной материальной ответственности и т. д. | |
| 1.2. Электронная | Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения | |||
| 2. Карточная | Используется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или форма регистрационно-контрольной карточки в автоматизированной системе ДОУ | |||
| Особенности регистрации | В правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. На нерегистрируемых документах указанный штамп не проставляется |
Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы | 1. При незначительном объеме внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются после их подписания (утверждения), допускается их регистрировать в журнале регистрации исходящих документов. 2. Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. 3. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. 4. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. 5. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно |
Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству |
| Регистрационный индекс | Регистрационный индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение | Пункты 139-142 Инструкции по делопроизводству | ||
| Порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Пример 23/1-12 |
Регистрационный индекс инициативного документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, исходящего документа, присваиваемый в пределах делопроизводственного года службой ДОУ. Пример 2-11/99 |
Порядковый регистрационный номер присваивается документу в пределах делопроизводственного (календарного) года (для распорядительных документов, протоколов), который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (для информационно-справочных документов) и другими поисковыми признаками. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» | ||
|
Дополнительно по теме - Регистрация документов: ответы на популярные вопросы.- Всё по одной теме. Организация работы с документами | ||||
| Дальнейшие этапы движения документа | 1. Передача зарегистрированных документов из службы ДОУ на рассмотрение руководству. 2. Отражение результата рассмотрения документов в резолюции (резолюция переносится в РКК). 3. Перенос отметки об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело. Обратите внимание! Документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией по делопроизводству |
1. Отправка документов службой ДОУ при условии правильного оформления документов. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям. 2. Оформление списка на рассылку согласно п.51 Инструкции по делопроизводству при направлении документа более чем в четыре адреса. Отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку. Обратите внимание! Отметка об отправке (штамп отправки) документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте.3. Составление списка или реестра на отправляемую почтой корреспонденцию |
Рассмотрение и исполнение внутренних документов аналогично порядку обработки исходящих документов | Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству |