Материал помещен в архив

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОТОВОЙ СВЯЗИ РАБОТНИКАМИ

У нанимателя, решившего обеспечить своих работников сотовой связью, есть следующие варианты:

1) закупить телефонные аппараты, подключить их к корпоративному тарифу и выдавать работникам;

2) выдать работникам лишь сим-карты, подключенные к корпоративному тарифу. Следовательно, работникам для пользования корпоративной сотовой связью придется пользоваться своими телефонными аппаратами;

3) не тратиться ни на телефонные аппараты, ни на заключение контрактов с сотовым оператором, а компенсировать работникам расходы, которые они понесли при использовании собственных сотовых телефонов.

Рассмотрим алгоритмы оформления выдачи нанимателем подключенного сотового телефона и использования личного сотового телефона работника для нужд нанимателя более подробно.

Вариант предоставления нанимателем только сим-карты, по сути, будет смешанной формой двух рассматриваемых алгоритмов.

Алгоритм выдачи работнику подключенного телефона

Шаг 1. Обеспечение при необходимости работников сотовой связью с выдачей телефонных аппаратов. С такой инициативой могут выступить как отдельные работники, так и руководители структурных подразделений, в т.ч. в форме должностных записок.

Шаг 2. Принятие нанимателем решения об обеспечении работников сотовой связью посредством выдачи подключенных телефонных аппаратов.

Пример оформления приказа об обеспечении работников сотовой связью

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

17.10.2011 № 2

г.Минск

Об обеспечении работников
сотовой связью

В связи с необходимостью поддержки оперативной связи с поставщиками, клиентами, будущими работниками, быстрого принятия управленческих решений, общения в период командировок

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заключить договор на получение услуг сотовой связи.

2. Приобрести телефонные аппараты для работников.

3. Утвердить правила пользования служебной сотовой связью (приложение 1 к настоящему приказу) и знакомить с ними каждого работника, который использует служебную сотовую связь.

4. В связи с производственной необходимостью обеспечить мобильными телефонами (сотовой связью) следующих работников ООО «Версаль»:

- директора Федорова И.Г. (мобильный телефон Nokia 5230, номер (8 029) 238 82 38);

- главного бухгалтера Шабусову В.А. (мобильный телефон LG 123, номер (8 029) 332 23 38);

- начальника отдела продаж Сорокина А.А. (мобильный телефон Samsung 321, номер (8 029) 597 16 82);

- заведующего составом Скоропадського Ф.М. (мобильный телефон Nokia 8800 номер (8 029) 456 95 15).

С приказом ознакомлены:

Пример оформления приказа об обеспечении работников отдела материально-технического снабжения сотовой связью

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

17.10.2011 № 2

г.Минск

Об обеспечении сотовой связью
работников отдела
материально-технического снабжения

В целях обеспечения постоянного контроля за деятельностью работников отдела материально-технического снабжения, а также для обеспечения возможности оперативной и своевременной связи с работниками при решении неотложных задач

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдавать работникам отдела материально-технического снабжения, занимающим должности начальника отдела материально-технического снабжения, инженера по материально-техническому снабжению и агента по снабжению, по их письменному заявлению служебные средства сотовой связи - сотовые телефоны, подключенные к оператору связи СООО «Мобильные ТелеСистемы».

2. Установить, что работники вправе использовать служебные средства связи как в рабочее время, так и в нерабочее, если это необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. При этом по фактам использования служебных средств связи в нерабочее время работники обязаны составлять докладные записки не реже чем раз в 10 рабочих дней.

3. Установить, что оплата переговоров, произведенных работниками с использованием служебных средств связи в интересах организации, производится в полном размере за счет средств организации.

4. Установить, что работники, получившие служебные средства связи, обязаны ежемесячно, не позднее 10-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представлять в бухгалтерию служебную записку, содержащую отчет об использовании служебных средств связи. В случае нарушения сроков представления данного отчета работник лишается права на использование служебных средств связи с 11-го рабочего дня текущего месяца.

5. Юридическому отделу в месячный срок разработать положение об использовании служебных средств связи и форму отчетности.

6. Отделу кадров в 10-дневный срок известить работников о возможности использования служебных средств связи, собрать необходимые заявления и передать их в бухгалтерию с сопроводительной запиской, содержащей указание на общее количество работников, нуждающихся в обеспечении служебными средствами связи.

7. Бухгалтерии в месячный срок с момента получения заявок и служебной записки, указанной в п.6 настоящего приказа, обеспечить приобретение нужного количества телефонных аппаратов и заключение договора с оператором связи.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Бузову Н.П.

С приказом ознакомлены:

Шаг 3. Заключение договора с оператором сотовой связи об оказании соответствующих услуг и приобретении мобильных телефонов.

Шаг 4. Принятие локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок пользования сотовой связью в организации. К таким документам можно отнести Положение об использовании работниками корпоративной сотовой связи.

Шаг 5. Утверждение перечня должностей и профессий работников, которые обеспечиваются сотовой связью.

Пример оформления приказа об утверждении перечня должностей и профессий работников, которые обеспечиваются сотовой связью

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

17.10.2011 № 12

г.Минск

Об утверждении перечня
должностей и профессий работников,
которые обеспечиваются сотовой связью

УТВЕРДИТЬ:

Следующий перечень должностей и профессий работников, которые обеспечиваются сотовой связью для выполнения возложенных на них должностных задач и для оперативного решения вопросов по обеспечению производственной деятельности ООО «Версаль»:

- директор;

- первый заместитель директора;

- заместитель директора по коммерческим вопросам;

- главный бухгалтер;

- начальники структурных подразделений;

- специалисты отдела сбыта;

- водители служебных автомобилей.

С приказом ознакомлены:

Шаг 6. Внесение в трудовые договоры, должностные инструкции работников, которые обеспечиваются сотовой связью, соответствующих дополнений в части обеспечения сотовой связью. Заключение при необходимости договоров о полной материальной ответственности.

Шаг 7. Закрепление за конкретными работниками телефонных аппаратов и сим-карт (передача).

Шаг 8. При необходимости ведение работниками журнала учета телефонных звонков и представление отчетов об использовании сотовой связи в служебных целях.

Пример оформления отчета об использовании служебного телефона

Об использовании служебного
телефона 591 16 82 за октябрь 2011 г.

С целью поиска потенциальных потребителей продукции ООО «Версаль» в мае 2011 г. работниками отдела маркетинга были проведены телефонные переговоры со следующими организациями:

Из 25 организаций, с которыми велись переговоры, с двумя заключены договоры, с одной подписан протокол о намерениях. Во все организации были отправлены коммерческие предложения, а в 18 также и прайс-листы с информацией о продукции, которая их заинтересовала.

Использование личного сотового телефона работника

Возможность использования имущества работника и компенсации за его износ предусмотрена, в частности, ст.106 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), согласно которой работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Условия заключения соглашения об использовании личного сотового телефона работника

1. Работник должен состоять в штате организации, т.е. работать по трудовому договору (контракту). Лицо, работающее по совместительству, также является работником с правом на компенсацию за износ его имущества при использовании его в служебных целях.

2. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена трудовой функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами.

3. Имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать работнику на праве собственности или ином законном праве пользования (например, договор купли-продажи, договор аренды, доверенность).

4. Работник обязан лично использовать свое имущество в процессе выполнения своих трудовых обязанностей. Если предполагается передача такого имущества иным работникам, то такие отношения будут регулироваться гражданским законодательством (договор аренды, безвозмездного пользования).

Обязательность компенсации за использование личного сотового телефона работника

Работнику предоставлено право на получение компенсации за использование собственного имущества для нужд нанимателя, которым работник может не воспользоваться. Следовательно, наниматель и работник могут прийти к согласию об использовании имущества работника без выплаты компенсации (ст.106 ТК).

Согласие нанимателя и работника об использовании имущества работника, размере и порядке компенсации может быть как в устной, так и в письменной форме. Однако рекомендуется оформлять его в письменной форме для исключения в дальнейшем возможных разногласий и споров.

Использование имущества работника для нужд различных нанимателей

Трудовым законодательством не ограничено право работать у нескольких нанимателей. Соответственно, в отношении каждого нанимателя применяются положения ТК и при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя ему может выплачиваться компенсация.

До заключения соглашения следует проверить:

- действительно ли необходимо для выполнения трудовых обязанностей работника использование сотового телефона;

- принадлежит ли имущество работнику.

При необходимости вносим соответствующие изменения и (или) дополнения.

Фрагмент должностной инструкции с указанием об использовании личного сотового телефона в служебных целях

производителю работ (прорабу)

<…>

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Для выполнения возложенных на него функций производитель работ (прораб) обязан:

- поддерживать постоянную телефонную связь с непосредственным руководителем;

- устанавливать мастерам производственные задания по объемам строительно-монтажных и пусконаладочных работ, контролировать их выполнение, в т.ч. посредством постоянной телефонной связи.

<…>

Алгоритм действий при использовании работником личного сотового телефона в служебных целях

Шаг 1. Оформляется в письменной форме соглашение между нанимателем и работником об использовании работником своего мобильного телефона для нужд нанимателя, в нем определяются размер и порядок выплаты компенсации за его износ (амортизацию).

Волю работника предоставить личное имущество и волю нанимателя использовать его стороны могут выразить, например:

- в трудовом договоре (контракте).

В п.17 Примерной формы трудового договора, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, п.15 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, указываются виды гарантий и компенсаций, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством и коллективным договором (соглашением). Обычно такая запись может быть сделана, если при заключении трудового договора (контракта) известно, что работник будет использовать личный сотовый телефон в служебных целях;

- в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).

Дополнительное соглашение обычно заключается в случаях, когда необходимость в использовании имущества работника в служебных целях возникла неожиданно;

- в отдельном соглашении.

Такое соглашение на практике часто называют договором об использовании имущества работника в служебных целях. Однако некоторые специалисты полагают, что оформлять такое соглашение в форме договора об использовании имущества работника в служебных целях с юридической точки зрения некорректно, так как нет самостоятельного предмета договора.

Содержание соглашения. В соглашении желательно зафиксировать согласованный порядок использования имущества:

- наименование объекта (сотовый телефон);

- цель использования сотового телефона;

- срок использования;

- условия прекращения действия соглашения;

- сумму компенсации работнику;

- порядок выплаты компенсации.

Размер (сумма) компенсации. Наниматель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере - ТК его не ограничивает.

Компенсация согласно ст.106 ТК покрывает лишь износ имущества. Однако размер такой компенсации может быть равен амортизационным отчислениям, может отличаться от них (быть выше либо ниже) и относится на себестоимость в полном объеме независимо от величины амортизационных отчислений.

Помимо выплаты компенсации наниматель может возмещать работнику фактические затраты, связанные с ремонтом имущества, а также нести иные затраты по содержанию и использованию имущества, оговоренные в трудовом договоре (контракте), дополнительном соглашении к нему или в ином соглашении на использование личного имущества работника в служебных целях.

Периодичность выплаты компенсации. Работник имеет право на компенсацию за износ, т.е. выплаты могут иметь место только в том случае, если имел место факт использования личного имущества для нужд нанимателя. При этом может быть установлено, что компенсация выплачивается ежемесячно, но только в тех месяцах, когда личное имущество использовалось. Следовательно, компенсация не может быть выплачена, например, в период отпуска работника.

Срок действия соглашения. Наниматель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Образец записи в трудовом договоре (контракте) об использовании личного имущества работника и выплате компенсации за его износ

<…>

7. Наниматель обязан:

7.17. предоставить сотовый телефон для служебных целей или выплатить компенсацию за износ (амортизацию) при использовании для служебных целей личного сотового телефона.

<…>

15. Наниматель выплачивает Работнику компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества - сотового телефона LG 123, используемого работником для нужд нанимателя, в следующем порядке: ежедневная компенсация в размере 1 000 руб.

<…>

Образец дополнительного соглашения об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль (далее - Наниматель) в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Савченко Андрей Дмитриевич (далее - Работник) с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем.

1. Дополнить п.7.17 следующим предложением: «Предоставить сотовый телефон для служебных целей или выплатить компенсацию за износ (амортизацию) при использовании для служебных целей личного сотового телефона».

2. Дополнить п.15 следующим предложением: «Наниматель предоставляет Работнику компенсации за износ (амортизацию) личного имущества - сотового телефона LG 123, используемого работником для нужд нанимателя, в следующем порядке: ежедневная компенсация в размере 1 000 руб.».

3. Настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору является неотъемлемой частью трудового договора от 01.06.2010 № 15, составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Нанимателя, второй - у Работника.

4. Дополнения к трудовому договору вступают в силу с 17 октября 2011 г.

Шаг 2. Издается приказ о выплате компенсации.

Основание для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, - приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он, как и акт (шаг 3), составляется в произвольной форме с соблюдением требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Образец приказа о выплате работнику компенсации за износ личного имущества при его использовании в служебных целях

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

17.10.2011 № 43-к

г.Минск

О выплате компенсации

за использование имущества работника

В связи с заключением дополнительного соглашения от 17.10.2011 № 1 к трудовому договору от 01.06.2010 № 15 с производителем работ А.Д.Савченко, руководствуясь ст.106 Трудового кодекса Республики Беларусь,

ПРИКАЗЫВАЮ:

САВЧЕНКО Андрею Дмитриевичу, производителю работ, установить компенсацию за износ (амортизацию) его личного сотового телефона LG 123 при использовании его для нужд нанимателя на условиях, предусмотренных в дополнительном соглашении от 17.10.2011 № 1 к трудовому договору от 01.06.2010 № 15, в размере 10 000 руб. в месяц с 17.10.2011.

Бухгалтерии осуществлять выплату компенсации ежемесячно одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период.

Шаг 3. При необходимости составляется акт о выплате компенсации за использование личного имущества для нужд нанимателя.

Составление акта целесообразно, например, если стороны пришли к соглашению о выплате компенсации не за месяц, а за день. В этом случае, если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт, в котором указывается количество дней использования этого имущества.

Шаг 4. При увольнении компенсация за износ (амортизацию) включается в выплаты, причитающиеся работнику от нанимателя, которые производятся в день увольнения (ст.77 ТК).

В ст.77 ТК речь идет о любых выплатах, причитающихся работнику, в т.ч. и о различного рода компенсациях.

15.11.2011 г.

Владимир Долгов, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.