Материал помещен в архив

РЕКОМЕНДАЦИИ
по заполнению регистрационных форм учета обращений граждан

№ (регистрационный индекс) - регистрационный индекс, присвоенный обращению при поступлении;

фамилия, имя, отчество - указывается фамилия, имя, отчество заявителя, для обращений без подписи делается запись «без подписи», «анонимное»;

дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного другим способом;

количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;

даты, индексы повторных обращений - указываются даты и индексы повторных (предыдущих) обращений; при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса отражается дата и индекс предыдущего обращения; при присвоении повторному обращению регистрационного индекса первого обращения проставляется только дата повторного (предыдущего) обращения;

корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - указывается наименование организации, переславшей обращение для исполнения; дата и индекс сопроводительного письма, с которым поступило обращение;

тематика - указывается вопрос или тема обращения;

содержание - излагается краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»;

резолюция - решение руководителя или другого должностного лица об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении; переносится с обращения или записывается на личном приеме;

исполнитель - отражается должность, фамилия, инициалы исполнителя, указанного в резолюции;

документ направлен на исполнение - указывается наименование организации, в которую обращение направлено для исполнения;

дата направления - отражается дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;

срок исполнения - указывается в соответствии со сроками исполнения, установленными законодательством, или в соответствии с резолюцией. Запись об изменении сроков производится с проставлением нового срока, должности, инициалов и фамилии руководителя, принявшего решение об его изменении;

дата исполнения - отражается дата документа, содержащего окончательное решение;

ход рассмотрения - записывается информация о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах (корреспондент, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса);

результат решения - проставляется дата, регистрационный индекс документа-ответа, с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

отметка о снятии с контроля - указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля;

документ подшит в дело №, л. - отражается индекс дела по номенклатуре, в которое помещается обращение и документы по его рассмотрению после исполнения, а также номера тома и листов (номера тома и листов проставляются после завершения формирования дела).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук