Материал помещен в архив

РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ» В ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Реквизит «Адресат» указывает, кому направляется документ.

Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату определяется правильность доставки документа. Правильно оформленный реквизит позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому его надлежит передать на рассмотрение (исполнение).

Адресат используется при составлении и оформлении информационно-справочных документов: исходящих (писем, справок и др.) и внутренних документов (докладных и объяснительных записок, заявлений и др.). Реквизит «Адресат» оформляется на указанных документах независимо от способа их передачи (почта, факс, электронная почта и др.).

Реквизит «Адресат» может состоять из двух частей: наименования адресата или фамилии и инициалов гражданина) и почтового адреса.

Адресатами могут являться:

• организации (наименование указывается в именительном падеже).

Пример   Учреждение «Национальный архив Республики Беларусь»

• структурные подразделения организаций (в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения).

Пример   Открытое акционерное общество «АСБ Беларусбанк» Департамент внутреннего аудита

• конкретные должностные лица (наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, при адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата).

Пример   Открытое акционерное общество «АСБ Беларусбанк» Директору департамента внутреннего аудита Лукашевич М.Б.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример   Председателю Правления открытого акционерного общества «АБС Беларусбанк» Ананичу В.М.

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения его работниками, наименование организации не указывается.

Пример   Начальнику отдела материально-технического снабжения Петрову В.Ф.

Если документ адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в адресате можно указывать соответствующее звание или степень в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

При адресовании документа руководителю или иному должностному лицу в реквизите «Адресат» фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» (сокращенно - «г-ну») допускается не указывать.

Пример   Белорусский государственный университет Исторический факультет Зав. кафедрой источниковедения доц. Шумейко М.Ф.

• граждане, в том числе индивидуальные предприниматели (вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем - почтовый адрес) (части вторая - девятнадцатая п.51 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

На документах адресат указывается в правом верхнем углу на расстоянии 8 см от границы левого поля (пп.7.16, 8 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

При угловом варианте расположения реквизитов бланка реквизит «Адресат» начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей.

Пример Наименование вышестоящей организации Наименование организации _________ № ______ Место составления или издания Адресат

Внутренние информационно-справочные документы оформляются не на бланках, при этом место расположения реквизита «Адресат» не изменяется.

Пример Наименование структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   № ________   г. Минск Директору ОАО «Монолит» Иванову И.А.

При продольном варианте расположения реквизитов бланка для письма реквизит «Адресат» начинают печатать сразу под надписями бланка на уровне реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Пример   Государственный герб Республики Беларусь     Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Паштовы адрас Камунiкацыйныя даныя Камерцыйныя даныя Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные данные Коммерческие данные.   ____________ № _________ На № ад __________ Адресат

При продольном варианте расположения реквизитов общего бланка реквизит «Адресат» начинают печатать сразу под надписями бланка на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

Пример   Государственный герб Республики Беларусь     Найменне вышэйстаячай арганiзацыi   Найменне арганiзацыi   ДАВЕДКА   № ______   Месца складання Наименование вышестоящей организации   Наименование организации   СПРАВКА       Место составления     Адресат

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Справочно Под разовым корреспондентом понимается организация или должностное лицо, с которыми не ведется постоянная переписка.

Способ адресования документа (организации, структурному подразделению организации, руководителю организации и др.) на необходимость оформления почтового адреса не влияет. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с требованиями к оформлению почтового адреса на конвертах почтовых отправлений, идентичными требованиям к оформлению реквизита «Почтовый адрес отправителя».

Справочно Почтовый адрес на конвертах оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111.

Образцы написания адресов на внутренних и международных почтовых отправлениях приведены в приложении 3 к названным Правилам.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 января 2020 г. приложение 3 к Правилам № 1111 изложено в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.01.2020 № 16.

При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина (часть двадцать пятая п.51 Инструкции).

Пример   Иванченко Н.В. ivanchenko@gmail.com

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется (часть двадцать первая п.51 Инструкции).

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку (часть двадцать вторая п.51 Инструкции).

Справочно Форма списка на рассылку приведена в приложении 2 к Инструкции.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации (часть двадцать четвертая п.51 Инструкции).

28.03.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Коммуникационные и коммерческие данные в организационно-распорядительных документах.