Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ»

Порядок оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие (п.56 вышеназванной Инструкции).

Слова «листы» и «экземпляры» в тексте даются сокращенно - «л.» и «экз.».

В случае если прилагается лишь 1 экземпляр, количество допускается не указывать.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Пример Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, затем приводится название каждого приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Пример Приложение: 1. Список учреждений на 10 л. в 1 экз. 2. Справка о подготовке детских учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по приведенной ниже форме.

Пример Приложение: Письмо Минторга РБ от 01.08.2010 № 1-4/257 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

При направлении приложения не по всем указанным в документе адресам отметку о его наличии оформляют по следующей форме.

Пример Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Пример Приложение: каталог подписных изданий в 3 экз.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте, а сам документ-приложение оформляется как отдельный документ с грифом приложения.

Отметка о наличии приложения проставляется по вышеописанной форме в письмах, уведомлениях, докладных и объяснительных записках, актах, представлениях и других справочно-информационных документах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) и протоколах оформление отметки о наличии приложения имеет свои особенности. Отдельным реквизитом после текста она не выделяется, а указание на наличие приложений дается в нем с помощью слов и выражений: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и т.п.

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. … 2. … Главному бухгалтеру обеспечить составление отчета об использовании средств за 2013 г. (по прилагаемой форме).

07.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»