РЕМОНТИРУЕМ АВТОМОБИЛЬ В ЗАГРАНИЧНОЙ КОМАНДИРОВКЕ: ПРАВИЛЬНО УЧИТЫВАЕМ РАСХОДЫ

Поездки в командировки за пределы Республики Беларусь на автомобильном транспорте - дело обычное. Также обычное дело и поломки автомобилей за границей. Чаще всего эти поломки устраняются силами водителя автомобиля. При этом нередко возникают вопросы, как правильно оформить все документы, чтобы такие расходы можно было включить в себестоимость и в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Рассмотрим одну из практических ситуаций.

Ситуация

Общество с ограниченной ответственностью «Экспресс линии», зарегистрированное в г.Минске, занимается грузоперевозками по маршруту Республика Беларусь - Российская Федерация - Республика Беларусь. В экстренных случаях для устранения поломок автомобилей в пути следования на территории Российской Федерации водителями за наличный расчет приобретаются запасные части. Данные запчасти сразу устанавливаются на автомобили в пути следования собственными силами водителей. В таком случае документы, подтверждающие установку запасных частей на автомобили, отсутствуют.

При этом у организации возникают вопросы:

1) как правильно оформить документы и доказать установку водителем запасных частей на автомобиль на территории Российской Федерации?

2) подлежат ли данные суммы по приобретенным на территории Российской Федерации запасным частям обложению НДС?

Для ответа на возникшие вопросы обратимся к нормам законодательства.

Приобретение запасных частей должно быть подтверждено документально

Порядок возмещения расходов при загранкомандировках установлен Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

Согласно п.8 Инструкции № 115 наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

по найму жилого помещения;

по проживанию вне места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Если работник направлен в командировку на автотранспорте нанимателя, то ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.

Возмещение указанных расходов производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (пп.30, 32 Инструкции № 115).

Перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержден постановлением Минтранса РБ от 23.07.2007 № 44.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 февраля 2018 г. перечень № 44 изложен в новой редакции на основании постановления Минтранса РБ от 26.01.2018 № 4.

В названный перечень включены в т.ч. расходы на ремонт транспортных средств.

Работник, вернувшись из командировки, должен составить отчет по командировке и отчитаться за израсходованные им денежные средства и приложить все имеющиеся документы, подтверждающие понесенные расходы.

По приобретенным запчастям должны быть в наличии оформленные в надлежащем порядке следующие документы: кассовые чеки, копии товарных чеков с указанием наименования, количества, цены и суммы приобретенного товара, подписями должностных лиц.

Расходы, понесенные работником в командировке в иностранной валюте, следует пересчитать в белорусские рубли по курсу, установленному Национальным банком РБ на дату составления авансового отчета.

Установку запасных частей на автомобиль следует подтвердить первичным учетным документом

В соответствии с Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичным учетным документом.

Установка приобретенных запчастей на автомобиль также является хозяйственной операцией и, соответственно, подтверждается первичным учетным документом.

Перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны в первичных учетных документах, приведен в подп.1.4 п.1 Указа № 114.

Обязательными к применению всеми субъектами хозяйствования являются формы первичных учетных документов, перечень которых приведен в постановлении Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360.

В данном перечне первичного учетного документа, подтверждающего выполнение ремонтных работ, не предусмотрено.

Следовательно, в остальных случаях в соответствии с нормами подп.1.3 п.1 Указа № 114 организации вправе воспользоваться первичными учетными документами, утвержденными республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ либо руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Подтвердить установку запасных частей на территории Российской Федерации организация может, в частности, оформив акт установки (замены) запасных частей, использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь, форма которого утверждена постановлением Минтранса РБ от 26.06.2008 № 74 (далее - акт). Этим же постановлением утверждена Инструкция о порядке применения и заполнения формы акта установки (замены) запасных частей, использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь (далее - Инструкция № 74).

Пунктом 1 Инструкции № 74 установлено, что акт применяется юридическими лицами независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки пассажиров и (или) грузов. Акт служит подтверждением количества и (или) стоимости установленных (замененных) запасных частей и использованных материалов по восстановлению работоспособности транспортного средства силами водителя при нахождении за пределами таможенной территории Республики Беларусь.

Этот акт можно использовать и другим организациям, закрепив его использование в учетной политике организации.

При возникновении необходимости установки (замены) запасных частей, использования материалов на транспортное средство за пределами таможенной территории Республики Беларусь водитель должен такую установку предварительно согласовать с главным инженером, механиком или другим лицом, уполномоченным руководителем организации-перевозчика (п.2 Инструкции № 74).

Акт должен составить водитель автомобиля непосредственно после завершения установки (замены) запасных частей или использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства (п.3 Инструкции № 74).

Не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения водителя из командировки, не считая день прибытия, уполномоченное лицо, с которым было произведено предварительное согласование необходимости установки (замены) запасных частей или использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства, должно произвести в акте подтверждающую отметку, указав дату фактического согласования в соответствующей графе акта.

К акту необходимо приложить подлинники документов, подтверждающих приобретение и стоимость запасных частей, материалов, указанных в акте (п.5 Инструкции № 74).

Акт следует предъявить в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения водителя из командировки, не считая день прибытия, совместно с авансовым отчетом о командировке для проверки соответствия стоимости установленных (замененных) запасных частей, использованных материалов при восстановлении работоспособности транспортного средства.

Акт должен подписать также бухгалтер, который проводит проверку (п.6 Инструкции № 74).

Затем акт необходимо утвердить руководителем организации. В грифе акта «УТВЕРЖДАЮ» следует указывать полное или краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, свидетельством о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, подпись и расшифровку подписи руководителя организации (п.7 Инструкции № 74).

Приведем пример заполнения акта.

АКТ
установки (замены) запасных частей, использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь

Настоящий акт составил водитель автомобиля Коноплев К.Е. о том, что при выполнении международной автомобильной перевозки на основании приказа от 05.11.2011 № 25 на автомобиле гос. номер 1845 АI-7, полуприцеп (прицеп) гос. номер 8758 AI-7, за пределами таможенной территории Республики Беларусь им произведены установка (замена) следующих запасных частей для восстановления работоспособности транспортного средства гос. номер 1845 АI-7.

Установку (замену) запасных частей, использование материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь произвел.

К настоящему акту прилагаю следующие подтверждающие документы:

1) кассовый чек;

2) копия товарного чека.

Необходимость установки (замены) запасных частей, использования материалов на транспортное средство за пределами таможенной территории Республики Беларусь согласована 9 ноября 2011 г. и подтверждена.

На основании авансового отчета и акта запасные части, приобретенные на территории Российской Федерации, должны быть приняты организацией к бухгалтерскому учету и списаны на себестоимость и в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

В бухгалтерском учете при этом производятся следующие записи:

Д-т 10 «Материалы», субсчет 5 «Запасные части», - К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость приобретенных и установленных при ремонте на территории Российской Федерации запасных частей;

Д-т 20, 23, 44 и др. - К-т 10-5 - списаны запасные части, использованные при ремонте автомобиля в Российской Федерации.

Принимать запчасти на учет следует по стоимости с учетом НДС (п.2 ст.107 Налогового кодекса РБ, далее - НК РБ).

Основанием для включения расходов на ремонт автомобиля в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является п.1 ст.130 НК РБ.

При ввозе запасных частей, установленных при ремонте за границей, налог на добавленную стоимость исчислять не следует

Имея акт, подтверждающий установку приобретенных запчастей на автомобиль за пределами Республики Беларусь, организация вправе воспользоваться нормой части первой ст.96 НК РБ, согласно которой освобождаются от налога на добавленную стоимость при ввозе на территорию Республики Беларусь запасные части, приобретенные за границей в связи с ликвидацией аварии (поломки) транспортных средств.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. следует руководствоваться ст.96 НК в редакции Закона РБ от 31.12.2013 № 96-З.

Таким образом, запасные части, приобретенные для устранения поломки автомобилей и установленные в пути следования на территории Российской Федерации, не облагаются налогом на добавленную стоимость при ввозе их на территорию Республики Беларусь.

30.12.2011 г.

Ольга Володина, экономист