Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: 10 САМЫХ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК

В материале проанализированы ошибки, наиболее часто допускаемые на практике при разработке, утверждении штатного расписания и внесении в него изменений.

Ошибка 1. Отсутствие в организации штатного расписания

Штатное расписание является одним из локальных правовых актов, регулирующих трудовой распорядок для работников (п.2 части первой ст.194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Штатное расписание должно быть в наличии в каждой организации и у индивидуального предпринимателя, применяющего наемный труд. Это обусловлено, прежде всего, тем, что трудовой договор, являющийся основой трудовых отношений, должен соответствовать штатному расписанию (п.3 части второй ст.19 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.3 части второй ст.19 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения о трудовой функции. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь, нормативным правовым актам, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих.

Ошибка 2. Отсутствие в форме штатного расписания требуемых сведений

Типовая форма штатного расписания и рекомендации по ее заполнению регламентированы законодательством только для отдельных бюджетных организаций (например, органов пограничной службы, государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, системы Министерства здравоохранения Республики Беларусь, учреждений социальной защиты, работников, осуществляющих педагогическую деятельность в сфере физической культуры и спорта).

Общеустановленной формы штатного расписания действующим законодательством не установлено.

В связи с этим в коммерческих организациях наниматели вправе самостоятельно определять форму, а также содержание и порядок составления указанного документа.

Штатное расписание обязательно должно содержать:

• перечень структурных подразделений организации;

• наименования должностей и профессий;

• количество штатных единиц по каждой должности и профессии;

• размеры тарифных ставок (окладов) для соответствующих штатных единиц;

• дату введения штатного расписания в действие.

Форма штатного расписания утверждается приказом нанимателя.

При этом следует учесть, что форма штатного расписания организации может отличаться в зависимости от системы оплаты труда, действующей у конкретного нанимателя.

Так, в организациях, где применяется Единая тарифная сетка или тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации, помимо граф, отражающих наименования должностей и профессий, количества штатных единиц, как правило, включается следующая информация:

• размер тарифной ставки 1-го разряда;

• разряд в соответствии с Единой тарифной сеткой, тарифной сеткой, разработанной и утвержденной в организации;

• тарифный коэффициент, соответствующий указанному разряду;

• тарифная ставка (оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента;

• повышения тарифной ставки (оклада) по различным основаниям;

• окончательный размер тарифной ставки (оклада).

Ошибка 3. Неверное наименование профессий рабочих

Наименование профессии рабочего должно устанавливаться в строгом соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС), с учетом фактически выполняемой работы в конкретном производстве, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами (п.27 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34). При этом:

• если рабочий выполняет работу разных профессий, наименование его профессии устанавливается по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ;

• если в наименовании профессии предусмотрены слова в скобках, уточняющие место работы, сферу деятельности, используемое оборудование и т. д., они могут применяться самостоятельно при установлении нанимателем конкретного наименования профессии;

• наименование профессии, приведенное в ОКРБ 014-2017 «Занятия» (утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33), не подлежит сокращению (например, «уборщик» вместо «уборщик производственных помещений»);

• не допускается применение наименований профессий рабочих, содержащих какие-либо отклонения, уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также применение двойных наименований профессий рабочих, за исключением случая, когда двойным является само наименование (например, «слесарь-сантехник», «укладчик-упаковщик» и др.);

• применение производного наименования профессии «старший» возможно, когда это предусмотрено ЕТКС и иными нормативными правовыми актами, а также при необходимости руководства рабочими при выполнении работ, если данное руководство не предусмотрено содержанием тарифно-квалификационной характеристики;

• производное наименование профессии «помощник» применяется только в случае, если это предусмотрено соответствующей тарифно-квалификационной (квалификационной) характеристикой профессии рабочего и (или) технической характеристикой (паспортом) оборудования (механизма), выданной организацией-изготовителем, технологическими картами, иными документами, утвержденными в установленном порядке.

Ошибка 4. Неверное наименование должностей служащих

Наименования должностей служащих следует устанавливать в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее - ЕКСД), который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности (п.3 части второй ст.19 ТК).

При этом следует учитывать, что:

1) во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование (согласно ОКРБ), для которого ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование должности.

Справочно Базовое наименование должности - основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКРБ 014-2017 и определяется в соответствующей квалификационной характеристике. Полное наименование должности - конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним;

2) производное наименование должности «старший» предусматривается для должностей специалистов, по которым не установлено квалификационное категорирование;

3) производное наименование должности «ведущий» предусматривается для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование. Наименование должности с применением производного наименования «ведущий» является самостоятельной должностью, которая не категорируется.

Ошибка 5. Отражение в штатном расписании дополнительных выплат, носящих переменный характер

В штатном расписании могут отражаться дополнительные выплаты, имеющие постоянную величину и выплачиваемые на регулярной основе (повышение тарифной ставки за работу по контракту, доплаты за совмещение профессий (должностей) и др.). Выплаты, носящие переменный характер (например, надбавка за сложность и напряженность труда), как правило, предусматриваются в других ЛПА - положении об оплате труда, приказе нанимателя.

Не подлежат отражению в штатном расписании премии, являющиеся вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности и выплачиваемые с установленной периодичностью (месяц, квартал). Это обусловлено тем, что их выплата и конкретный размер зависят от определенных показателей.

Ошибка 6. Отражение в штатном расписании персональных сведений о работниках

В штатном расписании отражаются лишь должности (профессии), имеющиеся в организации. Персональные данные работников (фамилия, имя, отчество (при его наличии)) трудящихся по указанным должностям (профессиям) в него не вносятся.

Ошибка 7. Отсутствие в штатном расписании грифа утверждения

Необходимыми реквизитами штатного расписания являются дата утверждения и дата введения его в действие.

Штатное расписание может быть утверждено двумя способами:

• посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

• путем издания распорядительного документа (составления протокола).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть третья п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (части четырнадцатая и пятнадцатая п.52 вышеназванной Инструкции).

Справочно Локальными правовыми актами, действующими в организации (например, коллективным договором), может быть предусмотрено, что штатное расписание подлежит обязательному согласованию с профсоюзом.

Ошибка 8. Оформление штатного расписания исключительно в электронном виде

Поскольку штатное расписание относится к числу обязательных локальных актов организации, его следует распечатать и хранить на бумажном носителе.

Оформление штатного расписания только в электронном виде не допускается.

Ошибка 9. Хранение штатного расписания менее установленного законодательством срока

Штатное расписание подлежит хранению:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей - постоянно;

• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет (п.32 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Исчисление сроков хранения штатного расписания производится с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством (примечание 12 к названному Перечню).

Ошибка 10. Нарушение порядка внесения в штатное расписание изменений и дополнений

В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание может быть изменено или дополнено.

Например, такими причинами могут быть:

• реорганизация организации;

• сокращение штата или численности работников;

• изменения в законодательстве, влекущие необходимость внесения изменений в штатное расписание (например, изменение наименования должности);

• введение новых штатных единиц;

• увеличение или уменьшение фонда заработной платы.

Изменения (дополнения) вносятся в штатное расписание по мере необходимости. Конкретных сроков их внесения законодательством не предусмотрено. Как правило, оно осуществляется одновременно либо непосредственно перед внесением соответствующих корректив в ЛПА организации, трудовые договоры с работниками, осуществлением кадровых действий по приему работника или переводом его на другую постоянную работу. При сокращении должности (профессии) либо ее исключении ввиду прекращения трудовых отношений с работником соответствующие изменения вносятся после издания приказа об увольнении.

Справочно При незначительных изменениях штатное расписание, как правило, корректируется путем оформления отдельного самостоятельного документа. Если изменения, осуществляемые в организации, носят комплексный характер (например, происходит существенная корректировка организационной структуры, изменение условий оплаты труда всех работников), штатное расписание подлежит переутверждению.

Изменения в штатное расписание оформляются и утверждаются в порядке, аналогичном оформлению и утверждению самого штатного расписания: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи либо издания распорядительного документа. То есть они могут быть оформлены путем утверждения перечня изменений с соответствующим грифом либо путем издания приказа.

18.09.2019

Светлана Семенихина, юрист