Материал помещен в архив

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В НОМЕНКЛАТУРЕ

Ситуация

В организации в номенклатуре дел на 1999 г. были заведены дела под индексами:

В 2006 г. в номенклатуру включены дела под резервными номерами:  

В соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, документы номенклатуры дел 1999 г. и 2007 г. нужно систематизировать. Рассмотрим, как правильно это сделать и под какими номерами учитывать дела 1999 г. в 2007 г.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в организации ежегодно, и в нее включаются все дела, заводимые в организации в течение делопроизводственного года.

Порядок систематизации дел в номенклатуре определяется Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения 2001 и 2006 гг. не устанавливают порядок систематизации дел, а лишь определяют сроки хранения документов, которые сгруппированы в них по направлениям деятельности организаций. На основании устанавливаемых перечнями сроков хранения документов определяются и сроки хранения дел, в которые в процессе делопроизводства формируются соответствующие документы.

Следует обратить внимание, что согласно требованиям указанных выше нормативных актов дела в номенклатуре систематизируются при ее составлении. Составляется и утверждается номенклатура дел на будущий год в IV квартале предшествующего года. Дела, заведенные в делопроизводственном году и не предусмотренные в номенклатуре, включаются в нее под резервными индексами.

По окончании года дела в утвержденной номенклатуре пересистематизации не подлежат. Добавленные в нее дела продолжают учитываться под резервными индексами. Лишь при составлении номенклатуры на очередной год происходит пересистематизация дел: дела, учтенные в предыдущей номенклатуре под резервными индексами, располагаются в новой номенклатуре на тех позициях, на которых они должны находиться согласно установленным правилам.

Необходимо помнить, что частая пересистематизация дел в номенклатуре может привести к путанице и неблагоприятно сказаться на организации делопроизводства. В связи с этим пересистематизацию дел в номенклатуре рекомендуется проводить с периодичностью 1 раз в 5 лет (именно такая периодичность согласования номенклатур дел с государственными архивами установлена законодательством для организаций, являющихся источниками их комплектования). Только в случае реорганизации, существенного изменения задач, функций, направлений деятельности организации и, следовательно, состава документов номенклатура дел должна пересоставляться, в т.ч. и в текущем делопроизводственном году.

Таким образом, дела, заведенные по номенклатуре дел в 1999 г., необходимо учитывать под теми же индексами, которые были им присвоены изначально. Если при составлении номенклатуры дел на 2007 г. возникла необходимость пересистематизации включаемых в нее дел, то это никак не должно отразиться на тех делах, которые были сформированы в предыдущие годы согласно утвержденным номенклатурам. Например, в 2007 г. дела 1999 г. следовало учитывать под теми же индексами, под которыми они были заведены и учитывались в том же 1999 г. согласно действовавшей на тот год номенклатуре дел. Под этими же индексами дела 1999 г. необходимо учитывать в описях и при передаче их в архив организации или включении в акт о выделении к уничтожению.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.