Материал помещен в архив

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Сегодня в Беларуси отсутствует комплексный нормативный правовой акт, в котором бы содержался перечень обязательных требований, предъявляемых к «автоматизированной системе документационного обеспечения управления» (АС ДОУ) и «системе электронного документооборота» (СЭД). Такие требования содержатся в ряде нормативных правовых актов.

Справочно Подробно, в чем разница между терминами «автоматизированная система документационного обеспечения управления» (АС ДОУ) и «система электронного документооборота» (СЭД), см. здесь.

Требования, предъявляемые к электронным документам:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

• иметь структуру, состоящую из общей и особенной частей;

• быть представляемыми в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст.16, 17 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон).

Один из реквизитов электронного документа - штамп времени. Это реквизит электронного документа, удостоверяющий дату и время создания электронного документа (абзац 13 ст.1 Закона).

Соответственно, СЭД должна обеспечивать возможность проставления на электронных документах штампа времени.

Обратите внимание! Штамп времени не является обязательным реквизитом электронного документа.

Государственной системой управления открытыми ключами технически пока не осуществляется проставление штампа времени. В будущем благодаря данному реквизиту электронный документ сохранит свою юридическую силу даже после истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.

Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция), устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности посредством АС ДОУ, то есть Инструкция адресована тем организациям, где переход на электронный документооборот состоялся и созданы условия для архивного хранения электронных документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации СЭД, а также специальной информационной системы архива организации.

Исходя из требований Инструкции, используемая в организациях СЭД должна:

1) поддерживать возможность работы с сертифицированными средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП) (п.9 Инструкции).

Справочно Сертифицированные средства ЭЦП выдает РУП «Национальный центр электронных услуг». Только при использовании сертифицированных средств ЭЦП документ в электронном виде может быть признан в качестве электронного документа, который будет иметь одинаковую с документами на бумажном носителе юридическую силу (часть первая ст.22 Закона);

2) позволять вести номенклатуру дел по форме, установленной нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства (п.10 Инструкции);

3) обеспечивать движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело (п.13 Инструкции);

4) обеспечивать управление процессом доступа к электронному документу (п.21 Инструкции).

Справочно Управление процессом доступа включает: • категорирование электронного документа по уровню доступа; • установление прав доступа исполнителей электронного документа; • делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с электронным документом;

5) осуществлять протоколирование событий, происходящих при работе исполнителей с электронным документом. Внесение информации в журнал событий должно происходить автоматически (без вмешательства работников организации).

Данные журнала событий должны быть защищены от модификации и удаления (п.22 Инструкции).

Справочно Журналы событий должны отражать следующую информацию: обо всех действиях, производимых с электронным документом; об исполнителе, выполнявшем действие; о дате и времени действия; о нарушениях (попытках нарушений) установленного порядка доступа;

6) обеспечивать оформление реквизитов документов в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства; поддерживать допустимые форматы файлов электронного документа (п.26 Инструкции).

Справочно Форматы файлов электронных документов определяются организацией самостоятельно.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов либо направляющие электронный документ в государственные органы, должны выбирать форматы файлов электронных документов в соответствии с п.218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

При выборе форматов файлов электронных документов предпочтение следует отдавать открытым форматам: DOCX и ODT.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта электронного документа, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет или с отметкой «ЭПК», преобразуют общую часть электронного документа (включая приложения) в формат PDF/A1 или PDF/A2.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, выполняют преобразование общей части электронного документа (включая приложения) в формат PDF/A1 или PDF/A2 при подготовке к подписанию электронного документа, предназначенного для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации (пп.27, 28, 37 Инструкции).

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки ЭЦП (часть вторая п.5 Инструкции);

7) обеспечивать возможность согласования проекта электронного документа (п.35 Инструкции).

Справочно Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в СЭД. Отметка о согласовании (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств СЭД;

8) обеспечивать регистрацию входящих, исходящих и внутренних электронных документов с заполнением регистрационно-контрольной карточки (РКК) (пп.41, 42 Инструкции);

9) формировать исполненные электронные документы в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. Электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные электронные дела. Электронные дела должны представлять собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их РКК (пп.16, 69, 72 Инструкции);

10) обеспечивать возможность оперативного хранения электронных дел с временными (до 10 лет) сроками хранения с возможностью: систематизации электронных документов; обеспечения сохранности электронных документов; поиска электронных документов и санкционированного доступа к ним; соблюдения установленных сроков хранения электронных документов; обеспечения режима их защиты. Также СЭД должна предусматривать хранение метаданных (реквизитов) электронных документов, относящихся к особенной части электронного документа (пп.17, 75, 76 Инструкции);

11) обеспечивать формирование описи электронных документов структурного подразделения организации в виде электронного документа (п.81 Инструкции);

12) обеспечивать выгрузку электронных документов в информационную систему архивного хранения электронных документов организации в формате обмена данными, который определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации (п.84 Инструкции);

13) готовить электронные дела к передаче в архив организации с включением в его состав файлов со всеми реквизитами особенной части электронного документа (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК, листы согласования или ознакомления) и формировать метаданные на каждый электронный документ.

СЭД должна предусматривать возможность формирования электронных дел так, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список) (рекомендательное требование). Для каждого электронного дела средствами СЭД должна формироваться внутренняя опись электронного дела (пп.85-87 Инструкции).

Справочно Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20. Нормы данных Правил частично дублируют нормы Инструкции (в части формирования электронных дел и подготовки их к передаче в архив организации). Соответственно, Правила не устанавливают дополнительных требований к СЭД, которые не установлены Инструкцией.

Кроме того, установлен ряд обязательных требований к СЭД государственных органов и иных государственных организаций. Так, приобретаемые (разрабатываемые, модернизируемые) государственными органами и иными государственными организациями ведомственные СЭД (за исключением предназначенных для обработки информации, отнесенной к государственным секретам) должны обеспечивать возможность:

• взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) с применением формата обмена данными, сформированного РУП «Национальный центр электронных услуг»;

• использования средств ЭЦП, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, и положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, выданное в порядке, установленном законодательством (подп.5¹.1 п.5¹ Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515).

27.08.2019

Дмитрий Варнашов, документовед