Материал помещен в архив

ВОПРОС: Следует ли организации заверять в установленном порядке и хранить на бумажном носителе электронные документы индивидуального (персонифицированного) учета (ЭДПУ) застрахованных лиц, которые подаются в ФСЗН?

ОТВЕТ: Не следует.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архива организации.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113.

Срок хранения в организациях для документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, послуживших основанием для начисления пенсии (сведения о приеме и увольнении, индивидуальные сведения, индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование и сопроводительные документы к ним), - 5 лет (подп.604.2 п.604 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.640.2 п.640 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Информационная система архива электронных документов ФСЗН обеспечивает архивное хранение юридически значимых электронных документов с сохранением их целостности на протяжении установленных сроков архивного хранения. Подсистема АИС «Прием-передача файлов с ЭДПУ» является одной из подсистем Корпоративного портала ФСЗН. На основе результатов обработки электронных документов персонифицированного учета (ЭДПУ) порталом формируется и выдается пользователю протокол, подтверждающий, что ЭДПУ приняты ФСЗН. Данный протокол подтверждает, что ЭДПУ, переданные пользователем, одобрены и приняты ФСЗН к использованию.

Таким образом, органы ФСЗН обеспечивают хранение ЭДПУ в течение установленных сроков с сохранением их целостности. Это значит, что нет необходимости создавать, заверять и хранить копии ЭДПУ на бумажном носителе.

25.06.2019

Дмитрий Варнашов, документовед