Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

Работа с письмами состоит из нескольких последовательных этапов:

1) подготовка проекта письма;

2) согласование проекта письма;

3) подписание письма;

4) регистрация письма;

5) отправка.

На первом этапе определяются необходимость составления письма, ответственный исполнитель, который готовит проект письма, как правило, с помощью технических средств. Письма оформляются на бланках для писем. Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (часть вторая п.30 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Требования к бланку для писем содержатся:

• в Инструкции по делопроизводству;

• государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

На бланк для письма наносятся следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• ссылка на регистрационный индекс;

• дата входящего документа.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

На письмах название вида документа не указывается. Структура письма включает следующие элементы:

• заголовок;

• обращение;

• вводную часть;

• основную часть;

• заключение.

Заголовок письма должен отвечать на вопрос «О чем?».

Проект письма готовится в двух экземплярах, второй из которых распечатывается на чистом листе бумаги установленного формата и остается в деле организации.

На втором этапе происходит согласование письма. Как правило, круг согласовывающих лиц определяется исходя из содержания письма и излагаемых в нем вопросов и должен быть обусловлен действительной деловой необходимостью. Лицо, согласовывающее проект письма, проверяет полноту и правильность текста, аргументированность изложенных положений и др.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Требования к оформлению реквизита «Виза» содержатся в п.61 Инструкции по делопроизводству. Так, реквизит «Виза» должен включать в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. На письмах визы оформляются на копиях, остающихся в деле. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

После согласования два экземпляра проекта письма передаются на подписание руководителю организации или другому должностному лицу.

В организации может быть установлен порядок, при котором перед тем, как передать письмо на подписание, работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документа. Неправильно оформленное письмо возвращается исполнителю для устранения недостатков.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

Обратите внимание! День месяца в дате документа проставляется должностным лицом, подписывающим письмо. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года. Датой письма считается дата его подписания (п.46 Инструкции по делопроизводству).

После подписания служба ДОУ регистрирует письмо в регистрационно-контрольной форме. Как правило, регистрационный индекс исходящего письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, присвоенного при регистрации.

Письма должны быть помещены в конверт и отправлены в тот же день, когда были подписаны.

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, циркулярные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. (п.134 Инструкции по делопроизводству).

22.12.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела