Материал помещен в архив

СОДЕРЖАНИЕ И СТРУКТУРА СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Правила пересылки документов по электронной почте

При пересылке документа по электронной почте он должен быть оформлен в соответствии с установленными правилами и прикреплен в виде приложения (файла) к электронному письму (п.231 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Под сопроводительным электронным письмом в Инструкции по делопроизводству понимается то, что в обычной практике называется сообщением электронной почты. Таким образом, Инструкция по делопроизводству рассматривает сообщение электронной почты лишь в качестве конверта, в который в виде самостоятельных файлов-документов «вкладывается» основное содержимое.

Традиционно при получении обычных писем бумажные конверты подлежат уничтожению, кроме случаев, когда:

• дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• на документе отсутствует реквизит «Дата»;

• дата документа существенно отличается от даты его получения;

• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

Указанные правила закреплены в подп.140.5 п.140 Инструкции по делопроизводству и в полной мере распространяются на электронные «сообщения-конверты».

Вместе с тем подобные «конверты» отличаются от обычных, в которых пересылают бумажные документы, так как содержат в себе сведения, скрытые от пользователя, но тем не менее потенциально важные с точки зрения доказательных и справочных целей.

Сообщение электронной почты: вид изнутри

Чтобы увидеть, что же на самом деле представляет собой сообщение электронной почты «изнутри», достаточно сохранить его на жесткий диск компьютера, например, в формате EML, а потом открыть этот файл в любом текстовом редакторе, например «Блокноте». Сделать это можно, как правило, лишь в том случае, если для доступа к электронной почте вы используете почтовый клиент (Outlook Express, The Bat! и т.д.), а не интернет-браузер.

Увидеть изнанку электронного сообщения можно также, если использовать возможности вашей почтовой программы. Например, у вас Outlook Express, значит, изнанку электронного сообщения можно посмотреть в меню Файл-Свойства-Подробно.

Увидите вы примерно следующее.

Пример Return-path: Виктор Демидов <v.demidov@gmail.com> Received: from [213.184.3.109] (port=94779 helo= v.demidov) by mx60.mail.ru with esmtp id 2D3FOg-010GkT-00 for v.konopalova@mail.ru; Wed, 14 Jan 2009 15:59:35 +0400 Date: Wed, 14 jun 2012 16:05:30 +0400 (MSD) Message-ID: <20120614160530.m4V0uUjS017077@gmail.com> To: Виктория Конопалова <v.konopalova@mail.ru> Subject: =?KOI8-R?Q?=F0=D2=C1=CA=D3-=CC=C9=D3=D4?= From: Виктор Демидов <v.demidov @gmail.com> MIME-Version: 1.0 Content-Type: multipart/related; boundary=«----------79156b4835b45acb» Content-Transfer-Encoding: 8bit X-Spam: Not detected X-AntiVirus: checked (incoming) by Kaspersky AntiVirus (Version: 7) X-Account-Key: account4 X-Mailer: Outlook Express v6 ------------79156b4835b45acb Content-Type: text; charset=utf-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit гДПЮБЯРБСИРЕ, бХЙРНПХЪ. бШЯШКЮЧ бЮЛ ОПЮИЯ-КХЯР МЮЬХУ СЯКСЦ. я СБЮФЕМХЕЛ, бХЙРНП дЕЛХДНБ МЮВЮКЭМХЙ НРДЕКЮ ОПНДЮФ гюн LбЮКЭЯ¦ (примечание)

При обычном просмотре данного сообщения в почтовой программе можно было бы увидеть, что оно отправлено 14 июня 2012 г. от имени Евгения Дмитриева (e.dmitriev@gmail.com) на адрес Виктории Конопаловой (v.konopalova@mail.ru) с текстом:

«Здравствуйте, Виктория. Высылаю Вам прайс-лист наших услуг. С уважением, Виктор Демидов, начальник отдела продаж ЗАО «Вальс».

Как видно из данного примера, электронное сообщение включает больше, чем нескольких строчек основного содержания, даты, темы, адресов отправителя и получателя. Чтобы понять подобную «абракадабру», рассмотрим составные части сообщения электронной почты немного подробнее.

Составные части сообщения электронной почты

Любое сообщение электронной почты состоит из 2 частей: заголовка (header) и тела (BODY), разделяемых пустой строкой.

В заголовке сообщения электронной почты располагается техническая информация, содержащая сведения о способах его создания, путях транспортировки, времени создания, теме и т.д. В теле электронного сообщения располагается то, ради чего оно создавалось, - текст, а также содержимое прикрепляемых файлов.

Как правило, пользователь видит лишь небольшую часть информации из технического заголовка (дату, адрес отправителя, тему письма). Однако заголовок сообщения состоит из большего количества составных частей (полей), имеющих свою структуру. Каждое поле заголовка, в свою очередь, состоит из имени поля и значения, которые разделяются двоеточием. Полей заголовка может быть достаточно много, но рассмотрим лишь наиболее важные из них с точки зрения делопроизводства.

В первую очередь каждому пользователю известны следующие поля:

To (Кому) - электронный адрес получателя;

From (От кого) - электронный адрес отправителя письма;

Subject (Тема) - используется для передачи темы письма.

В приведенном примере тема письма содержит достаточно невразумительные символы: =?KOI8-R?Q?=F0=D2=C1=CA=D3-=CC=C9=D3=D4?=. На самом деле здесь лишь указаны слова «Прайс-лист» и сведения для почтового клиента, что они представлены в кириллической кодировке KOI8-R.

Справочно О том, что такое кодировки текста и какие они бывают, можно почитать: http://ru.wikipedia.org/wiki/Кодировка;

Reply-To (Обратный адрес) - используется для указания обратного электронного адреса отправителя или иного адреса, на который следует отвечать в случае необходимости;

«CC» (Копия) - в данном поле указываются адреса, на которые пользователь решил отправить копию сообщения. Следует отметить, что если вы отправили на какой-либо адрес не обычную копию письма, а скрытую, указав адрес получателя в поле «Скрытая копия» (BCC - blind carbon copy), то информация об этом сохранится лишь в заголовке письма, оставшегося у вас. Получатели, в т.ч. те, адреса которых вы указали в поле «Кому» и «Копия», не узнают из полученных писем о том, кому еще вы тайно от них направили копии данного письма, даже если просмотрят весь заголовок;

Date - в данном поле фиксируется дата создания письма. При этом используется специальный стандарт с указанием часового пояса отправителя относительно Гринвича. Например, информация «Wed, 14 Jun 2012 15:05:59 +0300» означает, что письмо отправлено в среду 14 июня 2012 г. в 15 ч 5 мин 59 сек по минскому времени.

Сообщение электронной почты обычно имеет одно или более полей Received. Такое поле в электронное письмо добавляет каждый почтовый сервер, через который оно проходит. Если, например, письмо по пути к вам прошло через несколько почтовых серверов сети Интернет, то в полях «Received» это будет отражено. Данное поле чем-то напоминает почтовые штампы, которые ставит каждая почтовая служба на конвертах обычных бумажных писем при их транзитном прохождении и обработке. Таким образом, по содержимому полей Received можно легко отследить путь письма по сети.

С точки зрения делопроизводства интерес представляют такие поля заголовка электронного сообщения, как Message-ID, In-Reply-To и References.

Поле Message-ID содержит уникальный идентификатор письма, формируемый программой - почтовым клиентом отправителя или же почтовым сервером, осуществляющим отправку письма. Уникальным данный идентификатор обычно является не только в рамках конкретного почтового сервера, но и в целом в рамках всего массива электронных сообщений, пересылаемых в Интернете. Нередко это обеспечивается как минимум за счет следующего: в состав Message-ID включаются сведения о домене отправителя, времени отправки письма и (или) имени почтового ящика пользователя. Например, если письмо было отправлено с адреса v.demidov@gmail.com 12 июня 2012 г. в 22:35:59, то его Message-ID может иметь следующий вид: 20120612223559-user@gmail.com. Таким образом, даже если с одного и того же адреса будут отправлены подряд несколько совершенно одинаковых по содержанию писем, их Message-ID будет отличаться хотя бы на несколько символов (в указанном выше примере - на несколько цифр слева от знака @, отражающих точное время отправки сообщения). Дополнительно или же вместо данных сведений в Message-ID включаются другие данные, отражающие особенности идентификации сообщений на конкретном почтовом сервере. Например, Message-ID может быть дополнен набором символов, представляющих собой контрольную характеристику письма.

По своей роли Message-ID очень напоминает индексы, проставляемые на документах при их регистрации в делопроизводстве. Данный идентификатор потенциально можно использовать и в делопроизводстве для регистрации электронных писем, так как он характеризуется одним из ключевых признаков делопроизводственного индекса - уникальностью. Проблема, однако, в том, что Message-ID не всегда удобен для восприятия, состоит из большого количества символов и, как правило, не может быть изменен или дополнен отправителем, поскольку формируется автоматически.

Поле In-Reply-To включается в заголовок ответного электронного сообщения. В нем фиксируется информация о Message-ID инициативного электронного письма. Проводя аналогию с традиционным делопроизводством, можно заметить, что данное поле выполняет ту роль, которую в бумажных письмах выполняет реквизит «На № _____ от _____».

В чем-то похожую, но при этом более информативную роль выполняет поле References, в котором отражаются Message-ID не только последнего, но и всех предыдущих сообщений из одной цепочки «инициативное сообщение - ответное сообщение». Например, если вы отправили адресату сообщение, он вам ответил, вы в свою очередь написали ему ответ и т.д., в каждом новом ответном сообщении в поле References будет фиксироваться информация о Message-ID всех предыдущих сообщений.

Некоторые почтовые клиенты, например Mozilla Thunderbird, используют сведения из полей In-Reply-To и References для автоматической сортировки сообщений или формирования цепочек из нескольких электронных сообщений, связанных одним вопросом, облегчая таким образом поиск нужной информации. Для организации делопроизводства это может позволить соблюдать принцип хранения переписки, при котором письмо-ответ помещается в одном деле (в данном случае - электронном) вслед за инициативным письмом.

Для сохранения информации из полей In-Reply-To и References следует помнить, что сведения о Message-ID предыдущих сообщений вставляются автоматически в поля In-Reply-To и References только в том случае, если, желая ответить на письмо, вы используете в почтовом клиенте или интернет-браузере функцию «Ответ» («Reply»). Если вы решите написать ответ, используя функцию создания нового письма, то в его заголовок сведения о Message-ID предыдущих сообщений включены не будут. В связи с этим также не стоит создавать сообщение с новой темой, выбрав функцию ответа на какое-либо предыдущее (не связанное с новым) сообщение.

Помимо стандартных полей в заголовок электронного сообщения могут включаться дополнительные нестандартизированные поля, начинающиеся с символа Х. Это могут быть такие поля, как X-Mailer - почтовая программа отправителя, X-MSMail-Priority или X-Priority - приоритет (важность) письма, X-Spam - информация о проверке на спам, X-AntiVirus - информация о проверке на вирусы и т.д. Из примера заголовка письма, указанного выше, можно видеть, что оно было создано и отправлено с помощью программы Outlook Express (версия 6) и просканировано антивирусом Kaspersky AntiVirus.

Механизм многоцелевых расширений интернет-почты (MIME)

Первоначально электронная почта предназначалась исключительно для пересылки текстовых сообщений. Однако она не пользовалась бы сегодня такой популярностью, если бы не был придуман механизм многоцелевых расширений интернет-почты - MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). С помощью MIME в тело текстового сообщения стало возможным включать любые бинарные (т.е. нетекстовые по своей внутренней структуре) файлы: документы MS Word, Excel, фотографии, музыкальные файлы и т.д.

Для этого тело письма делится на секции, отделяемые друг от друга несколькими строками с технической информацией, предназначенной для почтовой программы. В каждой секции описывается тип находящейся в ней информации (Content-Type) и вид кодирования (Content-Transfer-Encoding). Секции могут содержать как простой текст (text/plain), или текст в формате HTML (text/html), так и произвольные файлы.

Например, если вы прикрепите к письму фотографию в формате JPEG, то в электронном сообщении после текста письма будет вставлен примерно такой блок:

------------79156b4835b45acb

Content-Type: image/jpeg; name=«Картинка.jpg»

Content-ID: <Картинка.jpg79156b4835b45acb>

Content-Transfer-Encoding: base64

Что-то похожее вы увидите, если прикрепите к письму документ MS Word, Excel или любой другой бинарный файл. Как видно, содержимое прикрепленного файла было закодировано текстовыми символами. Почтовая программа получателя автоматически перекодирует данное содержание, и на мониторе своего компьютера он увидит посланную фотографию.

Подобная кодировка нетекстовых файлов-приложений приводит к тому, что размер письма увеличивается по сравнению с исходным суммарным размером текстового письма и прикрепляемых к нему файлов. Так, если вы прикрепите к письму изображение размером 300 Кб, в закодированном виде оно увеличится примерно до 400 Кб. Это стоит учитывать при пересылке писем с объемными вложениями.

Таким образом, технический заголовок сообщений электронной почты включает много сведений, которые могут рассказать о способах создания и путях пересылки сообщений по сети Интернет, а также потенциально использоваться в делопроизводстве.

Правовые нормы

В этом контексте стоит упомянуть правовые нормы, содержащиеся в п.233 Инструкции по делопроизводству, согласно которому при работе с электронной почтой необходимо сохранять информацию, содержащуюся в техническом заголовке сообщений, если такая информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) сообщения и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях, а также если прикрепленный к сообщению документ не содержит реквизит «Дата».

Справочно В Инструкции по делопроизводству технический заголовок сообщения электронной почты называется «заголовочная часть сопроводительного электронного письма».

Как видно, законодательство по делопроизводству позволяет организациям самим решать, нужно ли им хранить электронное «сообщение-конверт» или же можно его удалить после распечатки либо импорта в систему электронного документооборота основного документа (файла-вложения). Вместе с тем с учетом приведенной в материале информации представляется целесообразным сохранять электронные «сообщения-конверты» столько времени, сколько и полученные в них документы (не менее 1-3 лет с момента их получения).

Необходимо обратить внимание тех, кто ведет делопроизводство по обращениям граждан, на п.32 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786. В соответствии с указанным пунктом при создании бумажных копий получаемых электронных обращений граждан оригиналы этих обращений (т.е. соответствующих электронных сообщений, включая их технические заголовки) сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях. В названном Положении не уточняется, в каких случаях такая необходимость может возникнуть. Вместе с тем, зная состав сведений, содержащихся в техническом заголовке любого сообщения электронной почты, работники служб документационного обеспечения управления организации должны более четко понимать, когда такая необходимость может возникнуть, например в случае получения организацией электронных писем угрожающего или оскорбительного характера от «анонимного» (подписывающего вымышленным именем) отправителя. Узнать его реальное имя могут помочь сведения об IP-адресе отправителя, содержащиеся в техническом заголовке сообщений. В настоящее время любой белорусский интернет-провайдер обязан хранить в течение 1 года сведения о том, какими IP-адресами пользовались абоненты данного провайдера при выходе в Интернет в конкретный момент времени (Указ Президента РБ от 01.02.2010 № 60 «О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет»). В результате, зная реальный IP-адрес отправителя, шансы узнать и его настоящее имя повышаются (при условии, что он воспользовался услугами белорусского интернет-провайдера).

Примечание. Приведенные в примере адреса электронной почты, имена и IP-адреса вымышлены. Любые совпадения случайны.

29.06.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела