Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА: РЕКВИЗИТ «ТЕКСТ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Требования к тексту

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть более одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничен. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Текст документа следует излагать простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский (п.69 Инструкции по делопроизводству).

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов, то его следует делить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: «согласно договоренности», «в связи с принятием», «после установления», «по окончании работ» и т.п.

В документах часто применяются термины и определения, и они должны строго соответствовать установленным действующим стандартам и терминологическим словарям. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что значительно уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Обратите внимание! В тексте документа не допускается употребление: • аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте; • просторечий и эмоционально-экспрессивных форм разговорной речи; • заимствованных слов при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке; • нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; • ненормативной лексики (п.72 Инструкции по делопроизводству).

Обычно тексты большинства документов состоят из двух или трех смысловых частей (п.63 Методических указаний).

Если текст документа состоит из двух смысловых частей:

• в первой (вводной) излагаются причины, основания или цели создания документа;

• во второй (основной) - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

Если текст документа состоит из трех смысловых частей:

• во введении излагаются причины создания документа;

• в доказательстве описываются события, факты, следствия;

• заключение содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части: приказ по личному составу - без констатирующей части; письмо без пояснения и заявления-просьбы - без мотивировки.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, а те, в свою очередь, - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки без точки в конце предложения. Если заголовок состоит из двух предложений, то они разделяются точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пример ГЛАВА 2 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В номер подпункта включается номер пункта, после которого ставится точка.

Пример 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.2. 2.3.

Если нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, то нумерация подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В распорядительных документах, отражающих принцип единогласия, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ); в распорядительных документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа (коллегия ПОСТАНОВИЛА, совет РЕШИЛ и т.д.). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).

В настоящее время кадровые службы широко применяют документы анкетной формы. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Тексты в форме таблицы применяются при отражении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

07.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»