Материал помещен в архив

ВОПРОС: Согласно требованиям Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п.4.8) при флаговом расположении реквизитов на бланках каждая строка начинается от левой границы, а в приложении Г к данному стандарту - угловое расположение.

Как правильно оформить бланк приказа? Обязательно ли бланки должны быть на двух языках?

ОТВЕТ: При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительных документов (ОРД) необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов и методических документов:

Законом РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее - Закон);

Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172;

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-2004;

Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

бланк для письма;

общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Первый из указанных выше бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в ряде случаев организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, для протоколов. Согласно Инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

Все бланки разрабатываются на основе углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу (в СТБ 6.38-2004 - приложение Г). При этом длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты располагаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (в СТБ 6.38-2004 - приложения Б, В, Д). Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как адресат, гриф утверждения, гриф ограничения доступа, резолюция. Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. При этом на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

Как следует из СТБ 6.38-2004, бланки для письма во всех организациях Республики Беларусь оформляются на двух языках с использованием продольного варианта расположения реквизитов бланка (приложение Б).

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба РБ на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба РБ, могут оформляться с использованием как продольного (приложение Д), так и углового (приложение Г) вариантов расположения реквизитов.

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает располагать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов - флаговый).

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равно удалены от границ площади. Таким образом они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - центрованный).

Все формы бланков, приведенные в приложениях Б, В, Г и Д к СТБ 6.38-2004, оформлены центрованным способом.

Общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов, определены СТБ 6.38-2004.

В целях совершенствования вопросов подготовки и использования бланков в государственных органах и иных государственных организациях 28 июня 2000 г. Президентом РБ был издан Указ № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Данная норма получила развитие в Законе. В соответствии со ст.10 Закона изображение Государственного герба РБ помещается на печатях, угловых штампах и бланках Президента РБ, Палаты представителей Национального собрания РБ, Совета Республики Национального собрания РБ, Совета Министров РБ, государственных органов, подчиненных Президенту РБ, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству РБ, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда РБ, общих и хозяйственных судов Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, государственных нотариальных контор, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания РБ.

Таким образом, Законом закреплена обязанность всех государственных организаций помещать изображение Государственного герба РБ на бланки своих документов. При этом изображение Государственного герба РБ должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

В соответствии с утвержденными образцами все гербовые бланки должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском). Угловой вариант расположения реквизитов при этом не допускается.

30.11.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 8 января 2010 г. в Закон РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 78-З внесены изменения.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.