Пособие от 25.07.2018
Автор: Кондакова Н.

Согласование документов со сторонними организациями


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ СО СТОРОННИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены:

СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Согласование документа вне организации (со сторонними подчиненными и неподчиненными организациями, должностными лицами - работниками других организаций) оформляется грифом согласования.

 

справочно

Справочно

Реквизит «Гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из следующих элементов:

• слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и пробелов);

• наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);

• собственноручной подписи должностного лица и ее расшифровки;

• даты согласования (часть третья п.60 Инструкции по делопроизводству).

 

пример ситуация

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого акционерного
общества «Вихрь»

Подпись А.Н.Свиридова

06.07.2018

 

Если документ согласовывается посредством письма или коллегиальным органом, то в грифе согласования вместо наименования должности и подписи указываются название согласовывающегося документа, его дата и регистрационный индекс.

 

пример ситуация

Пример

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
06.07.2018 № 28

 

или:

 

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
труда и социальной защиты
Республики Беларусь
06.07.2018 № 2-1/650

 

Два грифа согласования располагаются на одном уровне.

 

пример ситуация

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого
акционерного общества «Вихрь»
Подпись А.Н.Свиридова
06.07.2018
СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения
образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н.Иванова
06.07.2018

 

Три и более грифа согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

 

пример ситуация

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор открытого
акционерного общества «Вихрь»
Подпись А.Н.Свиридова
06.07.2018
СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения
образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н.Иванова
06.07.2018
   
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Брестской области»
Подпись А.Г.Карастоянова
06.07.2018
 

 

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе недостаточно места, грифы согласования следует оформлять на отдельном листе согласования. Об этом на документе следует проставить отметку, которая располагается на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования (часть двенадцатая п.60 Инструкции по делопроизводству).

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2019 г. из части двенадцатой п.60 Инструкции по делопроизводству слова «по образцу согласно приложению 4» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39).

 

пример ситуация

Пример

Лист согласования
прилагается.

 

справочно

Справочно

Образец оформления листа согласования содержится в приложении 4 к Инструкции по делопроизводству.

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2019 г. приложение 4 к Инструкции по делопроизводству исключено постановлением № 39.

 

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами местах.

При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагают на утверждающем документе.

 

25.07.2018

 

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

 

По этой теме также см.:

Подготовка документов к согласованию.