Материал помещен в архив

СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Согласование проектов документов является важным этапом работы с документами в любой организации.

В процессе согласования уполномоченные должностные лица выражают свое согласие или несогласие с проектом документа, отражая при необходимости свое мнение о проекте документа и путях его доработки.

Согласование - это не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, но в первую очередь способ обеспечения правильной подготовки, документального оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности.

Задачей согласования проектов документов является обеспечение комплексного анализа юридических, финансовых и иных факторов, влияющих на принятие решения, и, как результат, минимизация возможных негативных последствий такого решения.

Таким образом, процедура согласования - это важный механизм деловой деятельности любой организации, предназначенный для контроля и повышения качества принимаемых управленческих решений.

Должностные лица, которые обязаны согласовывать проект документа

При определении должностных лиц, которые обязаны согласовывать проект документа, организации надлежит руководствоваться требованиями законодательства, а также внутренней необходимостью и общей логикой управления.

Законодательство по делопроизводству содержит сравнительно немного требований к обязательному участию в согласовании тех или иных должностных лиц.

Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и т. п.) подлежат обязательному согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п.100 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

При этом такие документы в обязательном порядке должны согласовываться с юридической службой (юристом) организации. Также, например, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ряде случаев внешнее согласование номенклатуры дел организации (например, с вышестоящей организацией или государственным архивом) обязательно.

Порядок, права и обязанности должностных лиц организации по согласованию проектов документов необходимо закрепить в локальных нормативных правовых актах организации: уставе, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, инструкции по делопроизводству организации и т.п.

В числе таких документов и табель унифицированных форм документов организации, в котором отражаются основные стадии работы с наиболее типовыми (регулярно создающимися в организации) категориями документов.

Преимущества и проблемы согласования проектов документов в электронном виде

Правила документирования процедуры согласования достаточно подробно регламентированы Инструкцией по делопроизводству. Данный порядок ориентирован в основном на согласование документов традиционным способом - на бумаге. Однако в условиях, когда все проекты документов создаются с использованием компьютера, в организациях нередко возникает вопрос о допустимости и порядке использования электронной почты в качестве инструмента согласования проектов документов.

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются с учетом общих принципов и правил, установленных Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе (п.219 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству допускает использование электронной почты в качестве инструмента согласования документа.

Однако несмотря на сказанное, а также на удобство согласования проектов документов посредством электронной почты применение подобного способа связано со следующими проблемами:

• проблема обеспечения юридической силы электронных «сообщений-виз» (сообщений электронной почты, в которых отражен факт согласования проекта документа), в том числе гарантии подлинности и целостности (неизменности) таких сообщений;

• проблема хранения электронных «сообщений-виз» в неразрывном единстве с подписанным на бумаге документом в течение всего срока хранения такого документа.

Документирование процедуры согласования проектов документов с использованием электронной почты

Варианты решения первой из указанных проблем отражены в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3.

Как отмечается в подп.3.5.3 п.3 названных Методических рекомендаций, внутреннее согласование (визирование) проектов документов посредством электронной почты может осуществляться следующими способами:

1) путем наложения электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) согласующего лица на проект документа;

2) путем создания отдельного документа (сообщения), связанного с согласуемым документом, удостоверенного в установленном порядке и отражающего факт согласования, а также замечания согласующего лица (при наличии).

В последнем случае, например, может быть создано и удостоверено посредством ЭЦП простое текстовое сообщение следующего содержания.

Пример 1   Тема: Согласование проекта правил внутреннего трудового распорядка Сообщение: Главный инженер Д.В.Путятин 17.08.2015 Замечания: Предлагаю внести следующие изменения в проект правил внутреннего трудового распорядка (версия 0.2 от 14.08.2015): 1) подпункт 13.7 исключить в связи с тем, что он противоречит требованиям ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь и п.9 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46; 2) дополнить проект правил подпунктом 14.10: «не разглашать коммерческую тайну ОАО "Вальс"»

Пример 2   Тема: Согласование проекта правил внутреннего трудового распорядка Сообщение: Наименование должности: главный инженер Инициалы, фамилия должностного лица: Д.В.Путятин Дата согласования: 17.08.2015 Проект документа: проект правил внутреннего трудового распорядка Дата версии проекта: 14.08.2015 Номер версии проекта: 0.2 Статус: согласовано Замечания: без замечаний

Подобное электронное «сообщение-виза» заменяет собой традиционную визу, проставляемую на документе.

Если законодательством Республики Беларусь не определено иное, то в инструкции по делопроизводству организации или ином локальном нормативном правовом акте организации можно закрепить порядок, в соответствии с которым согласование внутренних документов с использованием электронной почты может осуществляться без использования ЭЦП. Такой порядок может быть установлен при условии, что программно-технические средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее проект документа, и сохранять подлинность и целостность сведений о согласовании. Это значит, что при ознакомлении с результатами визирования можно быть уверенным в том, что такое «сообщение-визу» создало то должностное лицо, которое указано в нем в качестве автора, а также в процессе хранения данного сообщения обеспечивается его неизменность.

Следует помнить, что в соответствии с п.222 Инструкции по делопроизводству без использования ЭЦП не допускается согласовывать проекты локальных нормативных правовых актов (приказов, распоряжений, инструкций, положений и т.п.).

При внешнем согласовании проектов документов посредством электронной почты используется ЭЦП, с помощью которой заверяется согласуемый проект документа. При этом ЭЦП согласующего лица может включаться в файл согласуемого документа либо прикрепляться к согласуемому документу в виде отдельного файла. В последнем случае должна обеспечиваться постоянная связь между ЭЦП и согласуемым документом.

Внешнее согласование проекта документа посредством электронной почты без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон (отправителя и получателя), если законодательством Республики Беларусь не определено иное (п.222 Инструкции по делопроизводству). Подобное возможно при условии, что программные средства, применяемые сторонами, совместимы между собой и позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее проект документа, а также, как в случае с внутренним согласованием (визированием), сохранять подлинность и целостность (неизменность) сведений о согласовании.

Проблема хранения электронных «сообщений-виз»

Для решения данной проблемы могут применяться следующие способы, используемые в зависимости от степени автоматизации деятельности организации:

1) распечатка электронных «сообщений-виз»;

2) хранение созданных электронных «сообщений-виз»:

- в виде экспортированных из почтовой программы файлов «сообщений-виз», помещаемых в электронную часть соответствующего дела по номенклатуре дел;

- в специализированной системе электронного документооборота, позволяющей отражать в регистрационно-контрольной карточке (либо прикреплять к ней в виде отдельных файлов) все сведения об операциях и процедурах, осуществленных с документом и (или) его проектом, в том числе сведения о результатах согласования, наложения резолюции, исполнения и т. д.

В случае распечатки электронного «сообщения-визы» практически теряются все преимущества электронной почты как инструмента оперативного согласования, так как, во-первых, на это тратится дополнительное рабочее время сотрудников, а во-вторых, возникает необходимость подтверждения юридической силы такой распечатки, например, путем заверения ее в порядке, установленном для заверения копий документов в электронном виде.

Независимо от выбранного способа необходимо помнить об общем принципе, согласно которому электронные «сообщения-визы» должны либо храниться вместе с согласованным документом, либо быть постоянно логически связанным с ним. Это означает, что на протяжении всего периода хранения документа должна сохраняться возможность оперативно ознакомиться с тем, какие должностные лица и когда согласовали документ (проект документа), а также какие замечания они высказали.

Справочно Для более детального изучения данной темы см. подборку «Электронный документооборот организации».

12.04.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года