Согласование проектов внутренних документов посредством электронной почты без использования ЭЦП

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

15.05.2024

Ситуация Юрист принят на условиях комбинированной работы с присутствием в офисе 2 часа в неделю. В компетенцию юриста входит согласование приказов, которые издаются каждый день. Возможно ли в ЛПА организации (инструкции по делопроизводству) прописать, что согласование документов может проводиться посредством передачи по корпоративной электронной почте с последующим подтверждением собственноручной подписью в день появления в офисе с указанием даты и времени согласования по электронной почте. Например: «Юрисконсульт Согласовано «___» ___________ 2024 г. посредством обмена проектами документов по электронной почте _______________ ________________ (подпись, инициалы, фамилия) «___» ___________ 2024 г. (дата подтверждения)»

Порядок внутреннего согласования (визирования) проектов документов должен быть закреплен в ЛПА организации.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов (ч.11 п.61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

При этом необходимо учитывать частные нормы законодательства, регулирующие соответствующие правоотношения. Так, проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п.100 Инструкции № 4).

Перечень лиц, визирующих проект приказа, зависит от организационной структуры, а также существующего в организации разграничения компетенции. Обязанности по визированию проектов приказов закрепляются в ЛПА организации (инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях работникам, табеле унифицированных форм документов и т. д.).

Обратите внимание! С 28.10.2022 постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 из п.100 Инструкции № 4 исключено требование об обязательности согласования распорядительных документов с юридической службой организации. При этом такое требование может быть сохранено и закреплено в ЛПА организации.

Таким образом, организация самостоятельно определяет необходимость визирования тех или иных документов, а также порядок их визирования и закрепляет это в ЛПА (например, в инструкции по делопроизводству организации и др.).

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

С 1 июля 2024 г. вступает в силу новая редакция Инструкции № 4 (в ред. постановления Минюста от 10.01.2024 № 2).

Допускается подписывать, согласовывать, утверждать внутренние документы в электронном виде без использования ЭЦП, если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (ч.2 п.202 новой редакции Инструкции № 4).

Из действующей редакции Инструкции № 4 исключено изъятие в части локальных правовых актов.

Справочно К внутренним документам, являющимся ЛПА, относятся приказы, распоряжения и иные распорядительные документы, издаваемые (принимаемые) в организации, инструкции, положения, правила и иные организационные документы организации.

Сведения о лицах, согласовавших (завизировавших) документ в электронном виде (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования (визирования) отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе или оформляются листом согласования, содержание которого переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе (ч.1 п.207 новой редакции Инструкции № 4).

Согласование проектов внутренних документов может осуществляться посредством электронной почты. В этом случае согласование осуществляется с учетом общих принципов и в порядке, установленном для аналогичных документов на бумажном носителе.

Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными ЛПА организации могут быть установлены правила, в соответствии с которыми согласование внутренних документов посредством электронной почты может осуществляться без использования ЭЦП.

Так, внутреннее согласование (визирование) проектов документов посредством электронной почты может осуществляться путем создания отдельного документа (сообщения), связанного с согласуемым документом, отражающего факт согласования, а также при наличии замечаний согласующего лица.

Пример   Тема Согласование проекта приказа о проведении аттестации руководителей и специалистов Сообщение Наименование должности служащего: юрисконсульт Инициалы, фамилия должностного лица: И.А.Петров Дата согласования: 02.07.2024 Документ: проект приказа о проведении аттестации руководителей и специалистов Статус: согласовано (с замечаниями) Замечания: Предлагаю внести следующие изменения: 1. … 2. …

В ЛПА организации необходимо закрепить, какая система электронной почты будет использоваться в деятельности организации в качестве корпоративной системы электронной почты.

В целях идентификации корпоративной системы электронной почты необходимо четко определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и (или) систему официальных адресов электронной почты, используемых работниками организации.

Пример формулировки текста ЛПА организации Корпоративная система электронной почты ООО «Парус» представляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящиков), используемых работниками общества для осуществления отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами общества. Официальный адрес электронной почты ООО «Парус» - info@parus.by. Работникам общества, использующим корпоративную систему электронной почты ООО «Парус», предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме: фамилия.имя@parus.by (например, petrov.ivan@parus.by).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.