Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
СОСТАВЛЕНИЕ АКТА КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ: ПРИЧИНЫ И ПРАВИЛА
Основная цель составления акта - фиксация фактов или описание произошедших событий, установленных несколькими лицами.
 |
Справочно Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п.111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). |
Случаи составления акта
У работников кадровой службы часто возникает вопрос, в каких случаях необходимо составлять акт, а в каких - нет? Прежде всего, акты должны составляться в случаях, непосредственно предусмотренных в Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее - ТК).
Случаи составления акта, предусмотренные Трудовым кодексом
| № п/п | Случаи, при наличии которых необходимо составить акт | Содержание акта | Норма ТК |
|
1 |
Работник отказывается дать письменное объяснение по факту совершения дисциплинарного проступка | В акте об отказе работника от дачи письменного объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено представить указанное письменное объяснение, а также устанавливается факт отказа работника от дачи письменного объяснения. Справочно Пример см. здесь |
Часть вторая ст.199. От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться ст.199 ТК в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь |
|
2 |
Работник отказывается ознакомиться под подпись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания | В акте об отказе работника от ознакомления под подпись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено под подпись ознакомиться с соответствующим приказом (распоряжением), постановлением нанимателя, а также фиксируется факт отказа работника от ознакомления под подпись с указанными документами. Справочно Пример см. здесь |
Часть седьмая ст.199 |
|
3 |
Работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба | В акте о непредставлении работником письменного объяснения по факту причинения ущерба указываются обстоятельства, при которых такое объяснение было затребовано нанимателем, а также фиксируется факт отказа работника от представления письменного объяснения. Справочно Пример см. здесь |
Часть третья ст.408 |
Необходимость составления акта предусматривается и другими нормативными документами. Так, в случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель оформляет акт с указанием присутствующих при этом свидетелей (часть вторая п.74 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).
|
|
Справочно Пример акта об отказе работника от получения трудовой книжки см. здесь. |
Акты могут составляться также в случаях, не предусмотренных нормативными правовыми документами, когда нанимателю необходимо зафиксировать определенные факты или события, произошедшие в организации в присутствии свидетелей.
Случаи, в которых целесообразно составить акт
| № п/п | Случаи, когда целесообразно составить акт | Содержание акта |
|
1 |
Работник отсутствует на рабочем месте в рабочее время | В акте фиксируется факт отсутствия работника на рабочем месте в рабочее время. Справочно Пример см. здесь |
|
2 |
Работник не приступил к работе в день начала работы, который установлен трудовым договором, или на следующий рабочий день после вступления договора в силу, если в трудовом договоре не определен день начала работы | В акте фиксируется факт, что работник не приступил к работе в день начала работы. Справочно Пример см. здесь |
|
3 |
Работник отказался получить экземпляр трудового договора | В акте об отказе работника получить экземпляр трудового договора указываются: - обстоятельства, при которых трудовой договор был заключен, оформлен в двух экземплярах и подписан нанимателем и работником; - обстоятельства непосредственного отказа работника от получения экземпляра трудового договора. В акте целесообразно указать, что неполученный работником экземпляр трудового договора хранится в кадровой службе и будет выдан работнику по его требованию |
|
4 |
Работник отказался ознакомиться под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью | В акте об отказе работника от ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, указываются обстоятельства, при которых работнику до подписания трудового договора при приеме на работу было предложено ознакомиться с содержанием указанных документов нанимателя, а работник с их содержанием ознакомился, но отказался подтвердить ознакомление своей подписью |
|
5 |
Работник отказался ознакомиться под подпись с приказом нанимателя (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, об изменении условий трудового договора и т. д.) | В акте об отказе работника ознакомиться под подпись с приказом нанимателя указываются: - обстоятельства издания приказа; - факт отказа работника расписаться в приказе об ознакомлении. В таком случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием приказа, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
6 |
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (предупреждением) (получить экземпляр уведомления либо предупреждения) об изменении существенных условий труда (об увольнении) | В акте об отказе работника от ознакомления с уведомлением (предупреждением) (получения экземпляра уведомления (предупреждения)) об изменении существенных условий труда (об увольнении) перечисляются: - какие произведены изменения существенных условий труда и обстоятельства, вызвавшие необходимость таких изменений; - обстоятельства, при которых работнику было предложено получить уведомление (предупреждение) об изменении существенных условий труда (увольнении) и ознакомиться с ним; - факт отказа работника от получения уведомления (предупреждения) об изменении существенных условий труда (увольнении). В данном случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления (предупреждения), текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
7 |
Работник отказался ознакомиться с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу в случаях, когда требуется такое предложение (в связи с медицинским освидетельствованием, подтверждающим несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья; несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной материалами аттестации и т. д.) | В акте об отказе работника от ознакомления под подпись с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу: - указываются обстоятельства, вызвавшие необходимость перевода работника на другую работу; - фиксируется факт отказа работника ознакомиться с этим предложением (получить экземпляр предложения). В таком акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием предложения о переводе на другую работу, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
8 |
Работник нарушил трудовую дисциплину (появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения или распивал спиртные напитки, употреблял наркотические средства или токсические вещества в рабочее время или по месту работы; отсутствовал на рабочем месте в рабочее время; разгласил коммерческую тайну организации и т. д.) | В актах о нарушении работником трудовой дисциплины необходимо подробно описать: - в чем состоит допущенное работником нарушение; - кем обнаружено нарушение; - поведение самого работника (дает ли работник письменные и устные объяснения в связи с нарушением). В акте можно сделать запись о предложении работнику представить письменные объяснения по факту нарушения дисциплины труда к определенному времени. В случае отказа работника от ознакомления с актом под подпись необходимо в данный акт внести специальную запись, а содержание акта зачитать работнику вслух в присутствии свидетелей. Справочно Пример см. здесь |
|
9 |
Работник отказался получить трудовую книжку при увольнении | В акте об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения: - указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено получить трудовую книжку; - фиксируется факт отказа работника от получения трудовой книжки. Обратите внимание! Составление указанного акта не освобождает нанимателя от обязательного направления работнику уведомления о необходимости получения трудовой книжки.Справочно Пример см. здесь |
Для некоторых актов законодательством предусмотрены типовые (унифицированные) формы, например, акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания, утвержденный приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться актом об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания и унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденными приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41. |
Правила оформления акта
Акт относится к организационно-распорядительным документам организации согласно п.3.2.4 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.
При оформлении организационно-распорядительных документов в организации следует руководствоваться:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;
• Инструкцией по делопроизводству.
Основная особенность акта - его коллегиальное составление.
Законодательством не установлен количественный состав лиц, подписывающих акт. В большинстве случаев акт подписывается тремя свидетелями, но нет запрета на его подписание и двумя свидетелями.
Если акты составляют комиссии, которые специально созданы для совершения определенных действий, то цели создания и состав таких комиссий утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя организации.
Акты могут составляться и комиссиями, постоянно действующими в организации.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт - о чем?») или родительном падеже («акт - чего?»).
 |
Пример Акт о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения, акт о несчастном случае на производстве, акт об отсутствии работника на рабочем месте. |
 |
Обратите внимание! В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции). В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. |
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части акта следует указать:
• основание для составления акта;
• лиц, составивших акт;
• лиц, присутствовавших при составлении акта.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются также и наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.
В акте подробно раскрывается следующая информация о событиях или факте, имевших место:
• какое произошло событие;
• где и когда произошло событие;
• поведение работника;
• указание проступка, совершенного работником;
• при необходимости точное время произошедшего события в часах и минутах.
В констатирующей части акта следует:
• изложить цели, задачи и краткое содержание проведенной комиссией работы;
• зафиксировать установленные факты;
• сделать выводы о полученных результатах;
• при необходимости дать предложения по устранению выявленных недостатков.
В том случае, если к акту прилагаются документы, то делается отметка о наличии приложений.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
|
|
Обратите внимание! В тексте акта недопустимо применять: • обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы; • для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языке; • произвольные словообразования; • сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами. |
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественно употребляются простые распространенные предложения.
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью (п.114 Инструкции по делопроизводству).
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются»
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Сроки хранения актов
В соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), акты имеют различные сроки хранения.
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
Сроки хранения отдельных актов, предусмотренные законодательством
| Номер пункта Перечня | Вид и название документа | Срок хранения документов | Примечание | |
| в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей | в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | |||
| Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций |
Постоянно |
75 лет |
||
| Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников |
3 года |
3 года |
||
| Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.) |
5 лет ЭПК* |
5 лет |
При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства | |
| Книги, журналы регистрации актов (справок), требований (предписаний), выданных по результатам проведения проверок, мониторингов, и справок о выполнении требований (предписаний) |
5 лет |
- |
После окончания ведения | |
| Документы по досудебному разрешению споров (акты, протоколы, справки и др.) |
3 года |
3 года |
||
| Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля, за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.) |
5 лет ЭПК |
5 лет |
При условии проведения следующей проверки | |
| Документы о нарушении порядка пересылки документов (акты, переписка и др.) |
1 год |
1 год |
||
| Документы о выдаче дел во временное пользование (заказы, акты, переписка и др.) |
3 года |
3 года |
После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архиве организации | |
| Документы об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени в связи с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, докладные записки, переписка и др.) |
Постоянно |
10 лет |
||
| Документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки, переписка и др.) |
5 лет ЭПК |
5 лет |
||
| Документы о проведении обязательных медицинских осмотров работающих (предварительных, периодических) (списки, графики, акты, переписка и др.) |
5 лет |
5 лет |
||
| Документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.) |
3 года |
3 года |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства | |
| Документы о выдаче, утрате (хищении), повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.) |
1 год |
1 год |
||
| Акты приема бланков служебных удостоверений, пропусков, акты о выделении к уничтожению служебных удостоверений, пропусков, корешков к ним |
1 год |
1 год |
||
| Акты приема-сдачи личных печатей |
3 года |
3 года |
||
| Акты уничтожения печатей и штампов |
3 года |
3 года |
При отсутствии журналов оттисков печатей и штампов - постоянно. В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - до замены новыми | |
| Акты о происшествиях во время дежурств |
3 года |
3 года |
||
* Отметка «ЭПК»
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. пп.51 и 650 Перечня изложены в новой редакции, п.89 Перечня исключен на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.46 Перечня в редакции постановления Минюста от 17.10.2019 № 194. |
25.01.2018
Александр Шевцов, юрист