Составление и оформление информационных документов архива организации (архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем)

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

08.09.2025

Одна из основных форм использования документов архива организации - информирование юрлиц и граждан о наличии в архиве тех или иных документов, их содержании и исполнение их запросов.

В сообществе «Бизнес-Инфо» пользователи часто задают вопросы по оформлению информационных документов архива организации - архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем. Рассмотрели порядок оформления таких документов и привели их образцы.

Разделы материала:

Понятие архивной справки, копии и выписки

Архив организации осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, в том числе выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан (абз.8 п.6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

При этом порядок их выдачи устанавливается руководителями государственных органов и иных организаций (п.4¹ Правил № 143).

Справочно Запрос социально-правового характера - запрос о предоставлении архивной информации, связанный с обеспечением законных прав граждан (ч.1 п.225 Правил работы государственных архивов, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119). Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера является административной процедурой только в государственных архивных учреждениях, территориальных (городских или районных) архивах (п.18.25 Перечня № 200). Их выдача в архивах организаций не относится к административной процедуре.

Дополнительно по теме • Архивные справки - это в том числе и справки о зарплате и стаже? Или справки о зарплате и стаже по архивным документам все же делают работники бухгалтерии и кадровых служб?

Основными видами информационных документов, предоставляемых архивом организации, являются:

Составление и оформление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем

Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации.

Справочно Форма архивной справки определена в приложении 57 к Правилам № 119.

Название вида документа («АРХИВНАЯ СПРАВКА», «АРХИВНАЯ КОПИЯ», «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА») печатается прописными буквами на месте реквизита «Заголовок к тексту».

Информационное письмо составляется без указания названия вида документа.

Обязательным реквизитом архивной справки (архивной копии, архивной выписки) является адресат. Данный реквизит располагается на уровне реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

При адресовании документа гражданину вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования, утв. постановлением Совмина от 07.09.2004 № 1111.

Пример   Петровой А.Н. ул. Сторожевская, д. 8, кв. 105, 220002, г. Минск

В составе реквизита «Адресат» документа в электронном виде, в том числе электронного документа, отправляемого по электронной почте, вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

Официальным адресом электронной почты организации является адрес, указанный на ее бланке. Адресом электронной почты гражданина - адрес, указанный гражданином для обратной связи при обращении.

Пример   Открытое акционерное общество «Проминвест» kanz@prominvest.by   или     Петровой А.Н. petrovaanna@yandex.by

В тексте архивной справки (архивной копии, архивной выписки) отражаются основные запрашиваемые сведения.

Архивная справка

Начало текста архивной справки начинается словами: «В документах архивного фонда...», после чего указывается название фонда - наименование организации.

Пример В документах архивного фонда Министерства образования Республики Беларусь… В документах архивного фонда открытого акционерного общества «Проспект»…

При составлении и оформлении архивных справок должны учитываться следующие требования:

• в текст архивной справки включаются только те сведения, которые содержатся в хранящихся в архиве документах. Сведения, не относящиеся к содержанию запроса, в архивную справку не включаются;

• в тексте архивной справки приводятся названия, даты и регистрационные индексы архивных документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к предмету запроса;

• изложение сведений дается в хронологической последовательности;

• допускается цитирование документов с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник;

• при составлении архивной справки на основании нескольких документов изложение их содержания дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются;

• наименование организации в тексте архивной справки при первом упоминании приводится полностью, в скобках - сокращенное, закрепленное в учредительных документах организации. При повторном упоминании наименования организации допускается использование указанного сокращенного наименования. Если наименование организации менялось, в архивной справке указывается ее наименование только за тот период, за который запрашиваются сведения;

• в архивных справках, составляемых по документам архива организации, которые сохранились не полностью, во всех случаях оговаривается полнота сохранности архивного фонда организации;

• несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива организации, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие собственного имени, отчества, инициалов, невозможность их расшифровки или наличие одного из них оговариваются в примечаниях по тексту архивной справки в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала»;

• при подготовке архивной справки могут встречаться документы, неразборчиво написанные, с исправлениями, которые нельзя прочесть из-за повреждения текста оригинала. Это также должно оговариваться в тексте архивной справки в скобках: «Так в тексте оригинала» или «В тексте неразборчиво»;

• архивные справки составляются на основании документов, удостоверенных в установленном порядке (оригиналы, заверенные копии), в том числе документов действующих, реорганизованных и ликвидированных, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций. В случае использования незаверенных копий документов это оговаривается в тексте архивной справки в скобках: «Незаверенная копия»;

• в тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка, а также дополнительные сведения и рекомендации по поиску документов в иных организациях;

• после текста архивной справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов в деле).

Основание: Ф.___. Оп.___. Д.___. Л.___ (п.235 Правил № 119, п.10 Методических рекомендаций № 9).

Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну архивную справку. При этом поисковые данные (номера фондов, описей, дел и листов документов) указываются в тексте архивной справки после изложения каждого факта (ч.9 п.235 Правил № 119, п.10 Методических рекомендаций № 9).

Обратите внимание! Если в архивной справке указаны не все запрашиваемые заявителем сведения, то информация об отсутствии сведений помещается после основания архивной справки (ч.2 п.236 Правил № 119).

К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и копии части архивных документов, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

Если сведения, включенные в архивную справку, не вмещаются на одном листе, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист архивной справки заверяется печатью организации (при наличии). В архивных справках, объем которых превышает два листа, допускается их прошивка. При этом место прошивки скрепляется печатью организации (при наличии) (п.10 Методических рекомендаций № 9).

Дополнительно по теме • Нужно ли при выдаче архивной справки указывать дату рождения человека, на которого выдается справка?

Архивная выписка

При составлении и оформлении архивных выписок должны учитываться следующие требования:

• в архивной выписке название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью;

• извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием;

• в одной архивной выписке можно дать извлечения только из одного документа; объединение извлечений из нескольких документов в одной выписке не допускается, так как это может привести к искажению смысла;

• в тексте архивной выписки неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала могут быть оговорены словами в скобках: «Так в тексте оригинала» или «В тексте неразборчиво».

При необходимости в подтекстовом примечании указываются внешние особенности оригинала документа: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.;

• в конце текста архивной выписки указываются поисковые данные архивного документа.

Основание: Ф.___. Оп.___. Д.___. Л.___ (п.238 Правил № 119, п.11 Методических рекомендаций № 9).

Оформление архивной выписки предпочтительно в том случае, если заявителю требуется копия оригинала документа, состоящего из большого количества пунктов (например, сводного приказа по личному составу, в котором одновременно документируется прием, перевод, увольнение работников).

В архивную выписку включается не весь текст подлинника, а лишь тот его пункт (подпункт), который интересует заявителя.

Архивная копия

При составлении и оформлении архивных копий должны учитываться следующие требования:

• в архивной копии название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью;

• в архивную копию включается весь текст подлинника;

• в тексте архивной копии неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала могут быть оговорены словами в скобках: «Так в тексте оригинала» или «В тексте неразборчиво».

При необходимости в подтекстовом примечании указываются внешние особенности оригинала документа: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.;

• в конце текста архивной копии указываются поисковые данные архивного документа.

Основание: Ф.___. Оп.___. Д.___. Л.___.

При подготовке архивной копии с использованием средств оперативной полиграфии (копировальных аппаратов) на обороте каждого листа документа проставляются поисковые данные (п.11 Методических рекомендаций № 9).

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо составляются в двух экземплярах (ч.6 п.234 Правил № 119, п.12 Методических рекомендаций № 9).

Первый экземпляр выдается на руки заявителю или высылается по почте (электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота). Второй экземпляр остается в архиве организации. Указанный экземпляр заверяется исполнителем в соответствии с требованиями делопроизводства.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка подписываются руководителем организации (руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив)) и заверяются печатью организации (при ее наличии). При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего документ (п.13 Методических рекомендаций № 9).

Архивная копия, изготовленная путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии (с использованием копировальных аппаратов), направляется (выдается) автору запроса с сопроводительным письмом, подписываемым руководителем организации (руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив)). Копия сопроводительного письма с экземпляром архивной копии заверяется в соответствии с требованиями делопроизводства (п.14 Методических рекомендаций № 9).

При этом при изготовлении с помощью средств оперативной полиграфии копии документа, подлинник которого оформлен на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, такая копия должна быть заверена печатью в случае, если она предназначена для рассылки (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).

Информационное письмо

На практике часто возникают ситуации, когда выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок невозможна вследствие полного либо частичного отсутствия документов в архиве организации (документы могли быть утеряны, прийти в негодность либо повреждены в результате аварий, стихийных бедствий и т. п.).

При отсутствии в архиве организации документов, необходимых для исполнения запроса, и информации об их местонахождении, а также сведений в имеющихся документах составляется информационное письмо с изложением причин, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены (например, в архив не поступали, утеряны, повреждены при пожаре, аварии теплосетей и др.), и по возможности предлагаются рекомендации по дальнейшему поиску.

Дополнительные сведения и рекомендации по поиску документов в иных организациях включаются в информационное письмо независимо от того, является ли данное информационное письмо непосредственным ответом на запрос либо по запросу была подготовлена архивная справка, архивная копия, архивная выписка (п.237 Правил № 119, п.15 Методических рекомендаций № 9).

Информационное письмо составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр, остающийся в деле организации (архива организации), заверяется исполнителем. При направлении запроса в профильную организацию для рассмотрения ко второму экземпляру информационного письма прилагаются копии данного запроса.

Информационное письмо оформляется в организации по установленной форме на бланке для письма и подписывается руководителем организации.

В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) информационные письма заверяются печатью организации (печатью архива организации) (п.15 Методических рекомендаций № 9).

Исполнение запросов социально-правового характера

Информация, истребуемая в запросах социально-правового характера, составляет преимущественно сферу пенсионного обеспечения физических лиц, а также связана с получением ими льгот, компенсаций.

По характеру истребуемой информации запросы социально-правового характера подразделяются на:

1) касающиеся имущественных и наследственных прав физлиц (запросы, связанные с предоставлением архивной информации о владении, пользовании и распоряжении движимым и недвижимым имуществом, его приобретении, отчуждении и наследовании);

2) не касающиеся имущественных и наследственных прав физлиц.

К ним относятся запросы:

✓ о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы;

✓ о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

✓ о награждении и присвоении ученых степеней и званий;

✓ об образовании и учебе;

✓ об избрании на выборные должности;

✓ о судимости;

✓ о заключении или расторжении брака и др. (чч.3-5 п.225 Правил № 119, пп.34-36 Методических рекомендаций по определению видовой принадлежности запросов, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 27.12.2016 № 48).

По результатам исполнения запросов социально-правового характера граждан и юридических лиц организация (архив организации) составляет и направляет (выдает) автору запроса архивную справку, архивную копию, архивную выписку, информационное письмо.

Срок выдачи информационных документов архива организации НПА не установлен.

При этом документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней (подп.129.3 п.129 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Также работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы (ч.2 ст.75 Закона от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя архивной справки, архивной копии, архивной выписки, аналогичных ранее выданным, архив организации проверяет соответствие сведений, включенных в эту архивную справку, архивную копию, архивную выписку, тем, которые имеются в документах. В случае обнаружения дополнительных сведений они включаются в повторно выдаваемую архивную справку, архивную копию, архивную выписку (п.29 Методических рекомендаций № 9).

Архивная справка о трудовом стаже

Приказы, иные распорядительные документы по личному составу (о приеме на работу (назначении на должность) и увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности)) являются основными документами, на основании которых составляются архивные справки о трудовом стаже.

При отсутствии распорядительных документов по личному составу в качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются:

• приказы по основной деятельности;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• расчетные книжки, иные первичные бухгалтерские документы по начислению и выплате заработной платы;

• табели использования рабочего времени;

• списки работников;

• протоколы общих собраний, заседаний, конференций;

• документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой должности;

• членские профсоюзные билеты (при наличии отметок об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии);

• документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу, и др.

При составлении и оформлении архивной справки о трудовом стаже также должны учитываться дополнительные требования:

• в архивную справку включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива организации. При этом приводится точное наименование должности служащего (профессии рабочего) и период его работы;

• для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие предмету запроса;

• если выявлено несколько документов, подтверждающих стаж работы заявителя в организации за запрашиваемый период времени, в архивную справку включаются только те сведения, которые не повторяют сведений, содержащихся в других документах архива;

• если в заявлении неполно или неточно указаны сведения, необходимые для наведения архивной справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные (п.23 Методических рекомендаций № 9).

Если заявитель работал в разных организациях (например, сначала в головной организации, а затем в ее филиале), фонды которых находятся на хранении в одном архиве, то в архивную справку последовательно включаются сведения о его работе в каждой из этих организаций за период времени, который необходим заявителю.

При невозможности документально подтвердить запрашиваемые сведения о трудовом стаже в полном объеме в архивную справку включаются имеющиеся сведения, а данные об отсутствии документов, содержащих сведения о работе заявителя, помещаются после основания архивной справки.

Дополнительно по теме • В организацию поступил запрос о выдаче архивных справок о нахождении бывшей работницы в социальном отпуске по уходу за ребенком, необходимых для оформления пенсии. В архиве не были найдены приказы о предоставлении таких отпусков. Была найдена лишь личная карточка, в которой имеются записи о периодах предоставления социальных отпусков по уходу за детьми. Правомерна ли выдача справок на основании записей в личной карточке, или необходимо выдать справку о невозможности предоставления данных в связи с отсутствием приказов?

Архивная справка о размере заработной платы

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам являются основными документами, на основании которых составляются архивные справки о размере заработной платы.

При их отсутствии используются:

• расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы;

• расчетные листки по начислению заработной платы;

• списки работников на перечисление заработной платы на счета в банк;

• иные первичные бухгалтерские документы по начислению и выплате заработной платы;

• расчетные книжки.

При отсутствии документов о размере заработной платы должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

При составлении и оформлении архивной справки о размере заработной платы также должны учитываться дополнительные требования:

• в архивную справку включаются все виды заработной платы, на которые начисляются страховые взносы: фактический заработок, в том числе доплаты за совмещение должностей и расширение зон обслуживания, премии и иные виды выплат. Эти данные приводятся за каждый год без суммирования в пределах года;

• сведения о заработной плате включаются в архивную справку в том виде, в котором они изложены в документах архива (п.24 Методических рекомендаций № 9).

В архивную справку о подтверждении факта получения травмы, несчастного случая на производстве, профессионального заболевания включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях на производстве, журналах регистрации несчастных случаев, журналах регистрации профессиональных заболеваний, документах об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях, иных документах, составляемых в соответствии с законодательством, регулирующим вопросы расследования и учета аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Документы об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) должны храниться в течение 45 лет (авариях, несчастных случаях на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) - постоянно) (п.532 Перечня № 140).

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов).

Указанные документы включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения либо в опись дел по личному составу.

Архивная справка об образовании

Основными документами, используемыми при составлении архивной справки об образовании, являются:

• протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, находящиеся в личных делах учащихся;

• книги регистрации выданных аттестатов, дипломов;

• приказы о зачислении, отчислении, окончании учреждения образования;

• иные документы, подтверждающие период обучения.

В случае отсутствия в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

Дополнительно по теме • В архив учреждения поступил запрос о выдаче архивной справки об обучении для назначения пенсии. При подготовке обнаружено отсутствие приказа о предоставлении академического отпуска 1985 года, однако приказ о выходе из академического отпуска есть. В подготовленной справке указан факт утери документа, но управление социальной защиты не устраивает такая запись (грозят судом). Какие действия нужно предпринять? • Может ли учреждение образования, имеющее свой архив, выдавать архивные справки по подп.18.25.2 п.18.25 и п.18.26 Перечня № 200?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.