Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Понятие записки, разновидности

Записка - информационно-справочный документ, создаваемый в различных организациях.

Официальное определение термина «записка» как вида документа в нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует. В то же время записка как вид документа включена в таблицу 2 «Коды видов документов» ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10.

Таким образом, записка может применяться в практической деятельности организаций. Форма объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины также включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Форма объяснительной записки приведена в приложении 3 к Инструкции о порядке расследования строительных аварий на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 04.04.2002 № 11.

Справочно Вид документа - это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия (подп.3.2.5 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)). Записка - это вид документа.

В управленческой деятельности организаций записки могут составляться по самым разным вопросам. В зависимости от функционального назначения записки могут быть разных видов. Понятие «разновидность документа» конкретизирует понятие «вид документа», уточняет характер деятельности, документируемой данным видом.

Основные разновидности записок:

• докладная;

• пояснительная;

• объяснительная.

Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Докладные записки могут быть инициативными и отчетными, по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

Главное их отличие от других разновидностей записок в том, что они содержат выводы и предложения их составителей по вопросу.

Пояснительная записка - справочно-информационный документ, поясняющий основной документ или его отдельные положения (план, отчет и т. п.).

Пояснительные записки составляются к отчетам о выполнении государственных (целевых) программ (республиканских, региональных, отраслевых и др.), бухгалтерской (финансовой) отчетности, пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «индивидуальные сведения» и в других случаях (пп.156, 157, 237 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Объяснительная записка - справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам. Независимо от этого требования к составлению и оформлению объяснительных записок одинаковы.

Особую разновидность объяснительных записок составляют записки о нарушении трудовой дисциплины (совершении дисциплинарного проступка).

Оформление объяснительной записки

Объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги стандартного формата А4 или А5.

При составлении и оформлении объяснительной записки используются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись, дата, регистрационный индекс.

Сведения о структурном подразделении - авторе объяснительной записки указываются в заголовочной части документа в левом верхнем углу.

Пример Отдел документоведения   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА   ___________ № __________________   г. Минск

Реквизит «Адресат» оформляется в соответствии с требованиями части девятой п.51 Инструкции по делопроизводству, которой установлен порядок оформления адресования документа руководителю организации (его заместителю). В этом случае в наименование должности лица, которому адресован документ, включается наименование организации.

Пример Отдел документоведения   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА   ___________ № __________________   г. Минск Директору Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Рыбакову А.Е.

Объяснительная записка должна иметь заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Заголовок объяснительной записки формулируется с помощью предлога «О» и существительного в предложном падеже.

Пример • Об аварии на линии розлива слабоалкогольных напитков; • О причинах несвоевременного освоения средств; • О нарушении трудовой дисциплины.

Нормативными правовыми актами не установлены требования к структуре текста объяснительной записки. Как правило, он состоит из двух частей.

В первой части приводятся факты, послужившие причиной составления документа, описываются совершенные действия, излагается состояние вопроса.

Текст объяснительной записки не рекомендуется начинать словами: «Довожу до Вашего сведения…», «Информирую Вас о…», «Считаю необходимым объяснить…» и т. п.

Во второй части объясняются причины произошедших событий, совершенных действий, возникшей ситуации.

Не рекомендуется заканчивать текст объяснительной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Просим учесть при принятии решения» и т. п.

Текст объяснительной записки излагается от 1-го лица единственного числа, так как носит личный характер, отражает мнение, точку зрения, взгляды лица, ее составившего.

Объяснительная записка подписывается ее составителем. Так как полное наименование структурного подразделения - автора объяснительной записки указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу, в наименование должности лица, подписавшего объяснительную записку, включается, как правило, видовое наименование структурного подразделения.

Пример Начальник отдела Подпись Е.В.Шумская

Датой объяснительной записки считается дата ее подписания. Дату в объяснительной записке проставляет лицо, ее подписавшее, что определено требованиями части второй п.46 Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения (ч.2 п.46 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113).

Поскольку объяснительная записка - внутренний информационно-справочный документ, она регистрируется в порядке, установленном подп.139.7, 139.9 п.139 и подп.142.6 п.142 Инструкции по делопроизводству (с использованием регистрационно-контрольной карточки или журнала регистрации внутренних документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113.

При большом количестве объяснительных записок в организации могут вестись отдельные журналы (картотеки) регистрации объяснительных записок. При незначительном количестве внутренних документов допускается регистрация объяснительных записок в едином журнале регистрации исходящих и внутренних документов, примерная форма которого установлена в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству.

Соответственно, регистрационным индексом объяснительной записки будет ее порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел.

Результаты рассмотрения объяснительной записки вышестоящим руководителем отражаются в резолюции руководителя. На основании резолюции руководителя в организации может быть подготовлен распорядительный документ, направленный на возможное предотвращение возникновения описанных в объяснительной записке ситуаций.

Справочно Пример объяснительной записки об аварии на линии розлива слабоалкогольных напитков см. здесь.

Срок хранения объяснительной записки

Единый срок хранения объяснительных записок нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен.

Перечень определяет лишь сроки хранения отдельных разновидностей объяснительных записок (пп.46, 52, 91, 371, 446⁴, 845, 1060).

В иных случаях решение о сроках хранения объяснительных записок в установленном порядке принимает экспертная комиссия организации (с учетом их научной, исторической, практической и иной значимости).

16.09.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела