Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Понятие, виды

В деятельности практически всех организаций разрабатываются и применяются положения, являющиеся локальными правовыми актами. Наиболее распространенные разновидности таких положений: положение о структурном подразделении организации (управлении, отделе, секторе, цехе и др.), положение о коллегиальном органе организации (комиссии, совете, дирекции и т. п.), положение о премировании работников и др.

Справочно Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности государственного органа, структурного подразделения организации, коллегиального органа, а также регламентирующий порядок деятельности организации и ее работников в определенной сфере деятельности.

Некоторые положения имеют статус нормативных правовых актов (актов законодательства).

Справочно Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений (часть вторая п.1 ст.21 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», далее - Закон № 130-З).

Юридическая сила таких положений определяется юридической силой нормативных правовых актов, которыми они утверждены.

При составлении и оформлении положений, являющихся актами законодательства, необходимо руководствоваться:

• Законом № 130-З;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству.

При подготовке и оформлении положений, являющихся локальными правовыми актами, необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами, устанавливающими общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации:

• Инструкцией по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Оформление реквизитов

При оформлении положения используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, заголовок к тексту, визы, текст, подпись, гриф утверждения.

При необходимости внешнего согласования дополнительным реквизитом положения является гриф согласования.

Положение оформляется на общем бланке организации или стандартных листах бумаги формата А4.

Обратите внимание! Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (часть шестнадцатая п.52 Инструкции по делопроизводству).

Использование общего бланка допускается только в том случае, если он разработан на основе углового варианта расположения реквизитов.

Заголовок к тексту положения выражается с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже:

• «Об ученом совете учреждения "Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"»;

• «Об управлении делами»;

• «О порядке использования средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доходы деятельности»;

• «О премировании».

Оформление текста

Текст положения делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Например:

«1. …

2. …

3. …».

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

«1. Бюро по контролю за исполнением поручений и делопроизводству (далее - Бюро) является самостоятельным структурным подразделением открытого акционерного общества "Альбатрос" (далее - Общество).

2. Бюро возглавляет заведующий, подчиненный заместителю генерального директора по общим вопросам.

3. Заведующий Бюро назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора Общества.

<…>

7. Основными задачами Бюро являются:

7.1. документационное обеспечение деятельности Общества в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами Республики Беларусь по делопроизводству;

7.2. установление единого порядка документирования и организации работы с документами в организации;

<…>

8. На Бюро возлагаются следующие функции:

8.1. разработка инструкции и иных локальных нормативных правовых актов, методических пособий по документационному обеспечению деятельности Общества;

8.2. организация разработки номенклатур дел структурных подразделений, составление сводной номенклатуры дел Общества.».

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.73 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.73 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Пункты в тексте положения могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки. В заголовках не допускаются перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

При использовании глав нумерация пунктов в положении должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Например:

«ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. …

2. …

<…>

7. …

ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

8. …

9. …».

В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой (п.74 Инструкции по делопроизводству).

На общегосударственном уровне унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, только форма положения о структурном подразделении.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Структура и содержание иных положений определяются их разработчиками с учетом требований законодательства.

Текст положения о структурном подразделении имеет следующую структуру: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права», «Взаимоотношения. Связи».

Положение является правовым актом, поэтому в обязательном порядке его проект согласовывается с юридической службой (юрисконсультом) организации.

Перечень иных согласующих положение инстанций (должностных лиц) определяется организацией самостоятельно (например, заместитель руководителя организации, курирующий деятельность этого подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководством, кадровая служба организации, отдел организации труда и заработной платы и др.). Внутреннее согласование называется визированием и оформляется реквизитом «Виза».

Согласование и утверждение

При необходимости проект положения может быть согласован с вышестоящей, иной сторонней организацией (например, профсоюзом), коллегиальным органом. Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Справочно Порядок оформления реквизита «Гриф согласования» установлен п.60 Инструкции по делопроизводству.

Положение подписывается его составителем (разработчиком), имеющим право подписи соответствующих документов. Право подписи положений, а также других документов, создаваемых в организации, закрепляется в уставе организации, ином локальном правовом акте (п.15 Инструкции по делопроизводству). Например, положение о структурном подразделении подписывается его руководителем.

Согласованное и подписанное положение о структурном подразделении утверждается руководителем организации.

Положение может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.).

Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого положения о структурном подразделении требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением;

2) должностным лицом.

Датой положения является дата его утверждения. Датой положения, утверждаемого приказом, иным распорядительным документом, является дата соответствующего приказа, иного распорядительного документа. Положение вступает в силу с даты его утверждения, если иное не установлено приказом (иным распорядительным документом) о его утверждении.

Ознакомление работников с положением

С положением должны быть ознакомлены работники организации, которых касается его содержание и (или) которые будут им руководствоваться в своей деятельности. Конкретный перечень лиц, подлежащих ознакомлению с положением, определяется организацией самостоятельно.

Факт ознакомления работников с положением документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работниками на последнем листе положения и содержащей слова «С положением ознакомлены», собственноручные подписи работников, расшифровки подписей и даты ознакомления с документом.

Пример С положением ознакомлены: Подпись О.В.Юрьев 26.02.2019         Иванов А.Б.Иванов 26.02.2019

Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе. Примерная форма листа ознакомления приведена ниже.

Справочно Пример листа ознакомления с положением см. здесь.

Работник может быть ознакомлен с положением и без письменной фиксации соответствующего факта (например, при размещении электронной копии положения в папке общего доступа в локальной компьютерной сети).

Регистрируется положение в порядке, установленном для регистрации внутренних документов организации.

11.09.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела