Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИКО-АРХИВНОЙ СПРАВКИ К ОПИСЯМ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Историко-архивная справка
Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив, в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив при ликвидации организации предполагает в завершающей стадии составление историко-архивной справки к описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу.
Историко-архивная справка - это документ, который содержит основные сведения по истории организации, в процессе деятельности которой были созданы документы, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях формирования, описания и состояния дел.
Историко-архивная справка составляется к описям только тех организаций, в деятельности которых создаются документы постоянного хранения. Следовательно, при передаче документов на государственное хранение историко-архивная справка составляется к описям дел постоянного хранения и по личному составу только в организациях - источниках комплектования государственных архивов (Список № 1) и в организациях негосударственной формы собственности. Если передаче на государственное хранение подлежат документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (Список № 2), тогда составляется только опись дел по личному составу и к ней составляется предисловие.
От историко-архивной справки предисловие отличается тем, что в нем не описывается история организации. В предисловии указывается, за какой период проведена научно-техническая обработка документов, какая опись составлена, количество дел в описи, особенности формирования, оформления и систематизации дел, полнота состава и причины отсутствия документов и дел. Предисловие подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления. Предисловие составляется только к описи дел по личному составу.
В связи с тем что при ликвидации на государственное хранение поступают чаще всего документы организаций негосударственной формы собственности, остановимся на составлении историко-архивной справки.
В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки периода, за который проведено упорядочение документов, и номер фонда - для организаций, передающих документы на государственное хранение. Номер фонду присваивает государственный архив при передаче документов на государственное хранение. Например:
|
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА к фонду общества с ограниченной ответственностью «Эльвира ПЛЮС» за 2004-2012 годы |
|
Фонд № ___ |
Состав историко-архивной справки и источники ее формирования
Историко-архивная справка состоит из 2 частей.
В первой части (исторической) в хронологической последовательности помещаются следующие сведения:
• основание к созданию организации (правительственный или ведомственный распорядительный акт);
• дата создания организации (дата принятия документа о создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя дата создания организации);
• подчиненность, задачи и функции организации (сведения заимствуются из устава или положения об организации), их изменения;
• структура организации и ее подведомственной сети на момент создания и те изменения, которые произошли в организации на момент составления историко-архивной справки (реорганизация, создание структурных подразделений, переименование организации и структурных подразделений и др.);
• причина, основание и дата реорганизации (или ликвидации) организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу (если указанное имело место).
При составлении историко-архивной справки используются законодательные документы, постановления и распоряжения высших органов государственной власти и управления, устав (положение) организации, положения о структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности, информации и другие документы.
В историко-архивной справке необходимо указывать, из каких источников взяты сведения (правовые акты, архивные документы с указанием номеров фонда, описи, дела, листов). Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила № 143), рекомендуют помещать ссылки в нижней части соответствующего листа под основным текстом.
История организации излагается за тот хронологический период, который указан в заголовке.
Во второй части (архивной) историко-архивной справки указываются:
• когда проведена научно-техническая обработка документов, какие составлены описи и их хронологические рамки, количество дел, включенных в описи;
• принципы построения описи дел постоянного хранения (хронологически-структурный, хронологически-функциональный, хронологический и т.д.);
• состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения (перечисление по значимости разновидностей документов, полноты состава);
• принцип построения описи дел по личному составу, состав документов, включенных в опись дел по личному составу, полнота состава документов;
• порядок систематизации дел в описях дел постоянного хранения и по личному составу, особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки дела, о делах, сформированных за 2 или несколько лет, и др.);
• причины отсутствия тех или иных документов и дел;
• сведения о выделении документов временного хранения к уничтожению;
• особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное или неудовлетворительное, требующее реставрации и т.д.).
Историко-архивная справка подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
|
Пример историко-архивной справки организации негосударственной формы собственности, которая прекратила свое существование в связи с банкротством
|
|
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА |
|
к фонду общества с ограниченной ответственностью «Юлиана» |
|
за 1999-2012 годы |
|
|
|
Фонд № ______ |
|
|
|
Закрытое акционерное общество (далее - ЗАО) «Юлиана» создано на основании учредительного договора от 10.05.1999 и зарегистрировано решением исполнительного комитета Октябрьского районного Совета народных депутатов от 06.06.1999 № 4412.* Учредителями общества являлись граждане Республики Беларусь Свиридова Ю.Н. и Свиридов И.Ю. Уставный фонд общества составлял 400 000 (четыреста тысяч) белорусских рублей.** |
|
На основании решения собрания участников общества от 26.10.1999 в Устав было внесено изменение: размер уставного фонда составил 10 000 000 (десять миллионов) белорусских рублей.*** |
|
Решением Минского городского исполнительного комитета от 16.12.1999 ЗАО «Юлиана» было зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за № 6629.**** |
|
В соответствии с решением собрания учредителей общества от 12.05.2001 из состава учредителей был выведен Свиридов И.Ю. Общество было преобразовано в архитектурно-строительное частное унитарное предприятие (далее - ЧУП) «Юлиана». Уставный фонд предприятия составил 2 700 000 (два миллиона семьсот тысяч) белорусских рублей.***** Все изменения были отражены в новой редакции Устава. Предприятие зарегистрировано решением Минского городского исполнительного комитета от 14.07.2001 № 785 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за № 100965981. Учредителем и собственником имущества предприятия являлась Свиридова Ю.Н.****** |
|
В результате реорганизации в форме преобразования архитектурно-строительного ЧУП «Юлиана» на основании учредительного договора от 01.08.2007 было создано общество с ограниченной ответственностью (далее - ООО) «Юлиана». Общество являлось полным правопреемником всех прав и обязанностей предприятия. Участниками общества являлись граждане Республики Беларусь Свиридова Ю.Н. и Усольцев С.А. Уставный фонд общества составил 5 500 000 (пять миллионов пятьсот тысяч) белорусских рублей. На момент государственной регистрации уставный фонд общества был сформирован в полном объеме. |
|
Общество было зарегистрировано решением Минского областного исполнительного комитета от 21.08.2007 № 827 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за № 100965981.******* |
|
|
|
__________________ |
|
***** Ф. _____, оп.1, д.20, л.2. |
|
****** Ф. _____,оп.1, д.1, л.28. |
|
******* Ф. _____, оп.1, д.1, л.33, 34. |
|
|
|
В 2009 г. произошла реорганизация ООО «Юлиана». Путем разделения баланса были выделены ООО «Склад на МКАД» и ООО «Офис АСК».* |
|
На основании решения общего собрания участников ООО «Юлиана» от 09.06.2010 в Устав общества были внесены изменения и дополнения о реорганизации общества путем выделения ООО «Ю-Пласт» и ООО «Пластимир». К ООО «Ю-Пласт» и ООО «Пластимир» перешли права и обязанности ООО «Юлиана» в соответствии с разделительными балансами.** Новая редакция Устава ООО «Юлиана» зарегистрирована Администрацией Московского района г.Минска 26.06.2011.*** |
|
Общество являлось самостоятельным юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, расчетные счета в белорусских рублях и иностранной валюте, печать, штампы. Имущество предприятия находилось в частной собственности участников общества. |
|
Основными видами деятельности общества являлись работы по отделке помещений, проектные работы, дизайнерские услуги, оптовая торговля строительными материалами, сдача в аренду имущества. С 2003 г. основным видом деятельности общества стало производство строительных изделий из ПВХ. Производственные площади арендовались в административном здании по ул.Притыцкого, 62 в г.Минске. В 2008 г. были введены в эксплуатацию площади собственного производственного комплекса в д.Курганы Минского района. |
|
Доля остальных видов деятельности существенно уменьшилась. Начиная с 2005 г., предприятие экспортировало продукцию собственного производства в Россию, Казахстан, Украину, Литву. Производимая продукция прошла сертификацию в Республике Беларусь и Российской Федерации.**** |
|
В 2010 г. производственная деятельность полностью перешла к ООО «Ю-Пласт». С мая 2010 г. прекращены строительные работы. В течение 2010-2011 гг. ООО «Юлиана» планомерно закрывает свои обязательства по договорам, гасит кредиторскую и дебиторскую задолженности, реализует активы.***** |
|
Численность работников общества по состоянию на 01.01.1999 составила 2 человека, на 01.01.2000 - 17 человек, 01.01.2004 - 50 человек, 01.11.2007 - 206 человек. В 2007 г. сложилась структура общества, которая сохранялась в течение 2007-2010 гг.: |
|
административно-управленческий персонал; |
|
отдел бухгалтерского учета; |
|
отдел ремонтно-отделочных работ; |
|
отдел капитального строительства; |
|
участок производства профильных изделий из пластмасс; |
|
отдел дизайна и проектирования; |
|
отдел снабжения; |
|
отдел маркетинга и продаж; |
|
младший обслуживающий персонал. |
|
|
|
___________________ |
|
**** Ф. _____, оп.1, д.1, л.33, 34. |
|
***** Ф. _____, оп.1, д.1, л.82. |
|
|
|
В 2011 г. - июне 2012 г. в связи с прекращением производственной деятельности численность работников общества составила 2 человека.* |
|
На общем собрании участников общества 15.06.2012 было принято решение о ликвидации ООО «Юлиана».** |
|
В связи с ликвидацией ООО «Юлиана» проведена научно-техническая обработка документов общества за 1999-2012 гг. На документы постоянного хранения составлена опись № 1, на документы по личному составу - опись № 2. |
|
В опись № 1 дел постоянного хранения включены: документы о создании и ликвидации общества (учредительные договоры, уставы, копия свидетельства о регистрации и др.), протоколы собраний участников общества за 2006-2011 гг., решения учредителя предприятия за 2000-2007 гг., приказы директора общества по основной деятельности за 1999-2012 гг., штатные расписания на 1999-2010 гг., отчеты о финансово-хозяйственной деятельности общества за 1999-2011 гг., статистические отчеты по основным направлениям деятельности за 2001-2010 гг. |
|
Всего в опись № 1 дел постоянного хранения за 1999-2012 гг. включено 54 дела. Опись построена по хронологическому принципу. |
|
В опись № 2 дел по личному составу за 1999-2012 гг. включены: приказы директора общества по личному составу за 1999-2011 гг., личные карточки работников, уволенных в 1999-2011 гг., расчетные ведомости по заработной плате за 1999 г. - июнь 2012 г., личные дела работников, уволенных в 1999-2011 гг. |
|
Всего в опись № 2 дел по личному составу включено 73 дела. Опись № 2 построена по хронологическому принципу. |
|
Приказы директора общества по основной деятельности за 1999-2008, 2009-2011 гг. в связи с их малочисленностью сформированы в 2 дела и включены в описи № 1 дел постоянного хранения соответственно в годовых разделах за 1999 г. и 2009 г. |
|
Решения учредителя предприятия за 2000-2007 гг. имели валовую нумерацию, при научно-технической обработке документов они сформированы в 1 дело и включены в опись № 1 дел постоянного хранения в годовой раздел за 2000 г. |
|
Протоколы общих собраний участников общества и документы к ним за 2006-2011 гг. также были сформированы вместе и имели валовую нумерацию. В связи с этим протоколы сформированы в одно дело и включены в опись № 1 дел постоянного хранения в годовой раздел за 2006 г. Приказы директора общества по личному составу за 2009-2011 гг. в связи с их малочисленностью сформированы в одно дело и включены в опись № 2 дел по личному составу в годовой раздел описи за 2009 г. |
|
Статистические отчеты по основным направлениям деятельности за 1999-2001 гг. не сохранились, приказы директора общества по личному составу за 2012 г. не издавались. |
|
В акт о выделении к уничтожению документов и дел за 1999-2006 гг. включены 234 дела. |
|
Документы, включенные в описи № 1, № 2, находятся в удовлетворительном состоянии. |
|
|
|
Управляющий по банкротству Подпись П.В.Самохин |
|
|
|
__________________ |
Составление историко-архивной справки завершает процесс научно-технической обработки документов и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
Порядок передачи документов в государственный архив
Для передачи сформированных и оформленных дел постоянного хранения и по личному составу в государственный или территориальный (городской или районный) архив необходимо подготовить пакет документов. Прежде всего, это описи дел постоянного хранения и по личному составу, титульные листы к описям и историко-архивная справка. Все перечисленные виды документов составляются в 4 экземплярах. Три экземпляра заключаются в твердую обложку и переплетаются. Четвертый экземпляр можно не переплетать, так как после передачи документов на государственное хранение он возвращается лицу, сдавшему документы, и подшивается вместе с документами ликвидационной комиссии.
В каждом комплекте документы располагаются в следующей последовательности: вначале вкладывается чистый лист белой бумаги формата А4, далее располагается историко-архивная справка, затем следуют титульный лист описи № 1 дел постоянного хранения, опись № 1 дел постоянного хранения, после нее помещается титульный лист к описи № 2 дел по личному составу, за ним - опись № 2 дел по личному составу. Все эти документы в указанной последовательности переплетаются, листы дела нумеруются и составляется лист-заверитель дела, который помещается в конец всего пакета документов. Обложку дела лучше всего оформить компьютерным способом и наклеить клеем ПВА. На обложке вверху, также как и на титульных листах к описям, указываются все наименования организации и хронологические рамки, в которых организация носила то или иное наименование. Также на обложку выносятся в качестве заголовка номера описей и категории дел, включенных в описи, крайние даты дел, включенных в описи, количество листов в деле. Например:
|
Закрытое акционерное общество «Юлиана»
г.Минск |
| Фонд № _____ Описи № 1, № 2 дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2012 годы | |
| На 14 листах |
После оформления необходимых комплектов документов следует процесс передачи документов на государственное хранение. Необходимо обратиться в территориальный (городской или районный) государственный архив. Сотрудники архива проверят правильность формирования и оформления дел.
При отсутствии замечаний со стороны работников архива оформляется акт приема-передачи документов на государственное хранение по форме согласно приложению 31 к Правилам № 143, который подписывается лицом, сдающим документы, и работником архива, принимающим документы. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или управляющим по банкротству и директором городского или районного архива.
Кроме того, лицу, сдающему документы на государственное хранение, государственный архив выдает справку о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)) по форме согласно приложению 70 к Правилам № 143, подписанную директором архива о том, что документы организации постоянного хранения и по личному составу (с указанием количества дел и хронологических рамок дел) переданы на государственное хранение.
Оформляют акт и справку работники архива.
Справку необходимо передать в орган, регистрировавший ликвидированную организацию, для снятия с учета в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Только после снятия с учета процесс ликвидации считается завершенным.
Примечание. Историко-архивная справка приведена без каких-либо сокращений с целью понимания логики составления документа. Кроме того, показано и соблюдено требование, согласно которому текст сноски должен быть расположен в конце страницы.
08.02.2013
Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь