Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: НОВЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.
Комментарий к Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел

С 1 июля 2020 г. вступили в силу Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (далее - Методические рекомендации), в которых дополнительно разъясняются аспекты составления номенклатуры дел организации. Одновременно утратили силу Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

Рассмотрим основные новшества Методических рекомендаций.

Классификационная схема номенклатуры дел

В Методических рекомендациях разъяснен порядок построения классификационной схемы номенклатуры дел хозяйственных обществ.

Правовое регулирование порядка деятельности их органов управления определяется:

• Гражданским кодексом Республики Беларусь;

• Законом Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах».

Юридические лица - коммерческие организации могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, унитарных предприятий и в других формах, предусмотренных законодательством.

Высший орган управления хозяйственного общества - общее собрание акционеров. В хозяйственном обществе также образуются совет директоров (наблюдательный совет) и исполнительный орган, который в свою очередь может быть коллегиальный (правление или дирекция) и (или) единоличный (директор или генеральный директор).

Поэтому норма, устанавливающая, что независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы документационного обеспечения управления (часть вторая п.163 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4), не учитывает специфику организационной структуры хозяйственных обществ.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.163 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

С учетом значимости компетенции названных органов управления в хозяйственных обществах в первые разделы номенклатуры дел должны включаться дела органов управления и контрольных органов (п.46 Методических рекомендаций).

Пример 1. Общее собрание акционеров 2. Совет директоров 3. Канцелярия … Или: 1. Корпоративное управление 1.1. Общее собрание акционеров 1.2. Совет директоров 1.3. Ревизионная комиссия 2. Канцелярия …

Включение дел должностных лиц - руководителей в номенклатуру дел

Усложнение структуры управления в организациях привело к ситуации, когда у должностных лиц - руководителей могут образовываться документы, которые формируются у них в дела. Несут ответственность за сохранность таких дел, как правило, непосредственно сами заместители руководителя организации. С учетом этого в отдельные разделы номенклатуры дел организации могут включаться заголовки дел, образующихся в процессе деятельности отдельных должностных лиц - руководителей, например: главного инженера, заместителя генерального директора по экономике, заместителя генерального директора по строительству, заместителя генерального директора по материально-техническому снабжению, заместителя генерального директора по кадрам, быту и идеологии, заместителя главного инженера по инженерной подготовке, заместителя главного инженера по качеству и др. (п.47 Методических рекомендаций).

Пример 1. Руководство … 1.2. Главный инженер 1.3. Заместитель генерального директора по экономике 1.4. Заместитель генерального директора по строительству …

Включение дел с государственной статистической отчетностью в номенклатуру дел

Государственная статистическая отчетность - одна из форм государственных статистических наблюдений. Первичные статистические данные представляются в органы государственной статистики и государственные организации, уполномоченные на ведение государственной статистики, по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа или на бумажном носителе.

Организации со среднесписочной численностью работников 16 человек и более представляют первичные статистические данные по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа. Их представление осуществляется посредством специализированного программного обеспечения с использованием электронной цифровой подписи, сертификат открытого ключа проверки которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

В таком случае в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «ЭД», если в организации созданы условия для хранения электронных документов.

Формулировки заголовков дел, содержащих государственную статистическую отчетность, требуют уточнения, поскольку статотчетность имеет разновидности по формам и периодичности представления, а также, как было отмечено выше, по форме представления.

В номенклатуру дел может включаться:

• обобщенный заголовок дела, содержащий несколько видов отчетов, например: «Статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности предприятия (по труду, о распределении численности работников по размерам начисленной заработной платы и др.)»;

• конкретный, включающий один отчет: в заголовке дела указывают периодичность представления отчета, его название и индекс формы (в скобках), например: «Годовой статистический отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве (ф. 1-т (травматизм))» (п.55 Методических рекомендаций).

Заголовки дел с ведомственной отчетностью формулируются по аналогичным правилам.

Включение электронных дел в номенклатуру дел

Справочно Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

Электронные дела, заводимые в организации, включаются в номенклатуру дел в порядке, установленном для дел с документами на бумажном носителе. Сроки хранения электронных дел идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (часть вторая п.10, п.11 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкции № 19)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.2 (пп.10-12) Инструкции № 19 исключена постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

С учетом этого в номенклатуре дел организации важно разграничить и отразить документы, которые создаются и хранятся в электронном виде, и документы на бумажном носителе. С этой целью графа 5 «Примечание» номенклатуры дел дополняется условным обозначением «ЭД» - для электронных дел, «ГД» - для гибридных дел и «ИР» - для информационных ресурсов (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4).

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков хранения (часть вторая п.73 Инструкции № 19), то есть часть документов на бумажном носителе хранится в деле на бумажном носителе, часть электронных документов - в электронном деле.

Параметр, в соответствии с которым устанавливается в последующем связь между этими частями дел, - индекс дела по номенклатуре дел.

Информационные ресурсы включается в номенклатуру дел организации в составе одного дела, заголовком которого является наименование информационного ресурса (адрес ресурса интернет-сайта) (п.55 Методических рекомендаций).

Пример Единая база данных обучающихся в учреждениях образования Республики Беларусь. Интернет-сайт общества «****.by».

При организации документационного обеспечения управления необходимо исходить из того, что классификационная схема автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) должна соответствовать классификационной схеме номенклатуры дел. Соответственно, электронные дела включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел (п.69 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.69 Инструкции № 19 в ред. постановления № 117.

Уровень автоматизации документационного обеспечения управления может быть разным. При переходе к использованию АС ДОУ с электронной цифровой подписью, то есть к работе только с электронными документами, появляется необходимость перевода и номенклатуры дел в электронную форму. Такая возможность в настоящее время нормативными правовыми актами не предусмотрена.

Номенклатура дел на данный момент существует в двух формах:

1) на бумажном носителе;

2) электронной (как справочник АС ДОУ).

В Методических рекомендациях получили разъяснение вопросы необходимого количества составляемых в организации номенклатур дел, порядка их хранения, внесения изменений в них в течение делопроизводственного года, систематизации заголовков дел в пределах раздела (подраздела), включения заголовков дел различных комиссий, действующих в организации, и др.

01.12.2020

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела