Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Основой для составления номенклатуры дел организации являются номенклатуры дел ее структурных подразделений. В структурном подразделении номенклатура дел составляется руководителем подразделения совместно с секретарем или иным должностным лицом, ответственными за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), архив организации оказывают необходимую консультационно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел (проверяют правильность формулировок названий дел, определения сроков их хранения и др.).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной форме (приложение 1 к материалу). При наличии в организации общественной организации (профсоюза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив). При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении номенклатура дел согласовывается и с ЭК структурного подразделения. Затем номенклатура дел подписывается руководителем этого подразделения.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. Выписки из номенклатуры дел хранятся в структурных подразделениях 5 лет и включаются в соответствующий раздел номенклатуры дел этого подразделения.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении (приложение 2 к материалу). Итоговая запись к номенклатуре дел общественной организации составляется по этой же форме. Итоговая запись подписывается руководителем структурного подразделения (общественной организации).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

________________

* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.