Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ СДАТОЧНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ИХ ПЕРЕДАЧЕ В СЛУЧАЕ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Введение

После проведения переплетных работ и оформления дел с документами постоянного хранения и по личному составу все дела передаются в территориальный (городской или районный) архив по описям дел. Необходимо составить 2 описи: опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел по личному составу.

Форма описей предусмотрена Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, и составляется до реквизита «Наименование должности составителя описи» включительно.

Опись № 1 дел постоянного хранения

Опись № 1 дел постоянного хранения составляется по следующей форме:

В опись № 1 включаются документы постоянного хранения по хронологическому принципу. Внутри годового раздела дела располагаются в следующем порядке:

• документы о создании и ликвидации организации;

• протоколы собраний учредителей (участников) и документы к ним;

• приказы руководителя организации по основной деятельности;

• штатные расписания;

• отчет о финансово-хозяйственной деятельности и пояснительная записка к нему;

• статистические отчеты по основным направлениям деятельности;

• статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров;

• журнал регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности.

Предположим, что передаче на государственное хранение подлежат документы ликвидированной организации негосударственной формы собственности за 2005-2011 гг.

Примечание. Если в процессе текущего делопроизводства регистрация приказов руководителя организации по основной деятельности и личному составу велась в одном журнале, то в таком случае журнал при передаче документов в архив включается в опись № 1 дел постоянного хранения.

Обратите внимание на тот факт, что в приведенном примере отсутствует наименование должности лица, составившего сдаточную опись. В грифе утверждения указана должность лица, ответственного за передачу документов на хранение в архив. Как правило, это председатель ликвидационной комиссии или управляющий по банкротству.

К моменту передачи документов в архив все работники уже уволены. Но поскольку не может одно и то же лицо составлять опись и утверждать ее, при ликвидации организации сдаточные описи имеют только гриф утверждения.

Нормативно это положение нигде не зафиксировано, существует только архивная практика.

Также в сдаточной описи дел при ликвидации организации отсутствует гриф согласования описи на заседании экспертной комиссии организации. Это понятно, так как к этому времени экспертной комиссии уже не существует. Автор допускает, что в различных городских и районных архивах есть свои требования к некоторым реквизитам оформления сдаточной описи.

Приведенный пример оформления грифа утверждения, заверительной записи и записи о приеме-передаче документов принят в Государственном архиве г.Минска.

Опись № 2 дел по личному составу

На документы по личному составу при передаче на хранение в территориальный (городской или районный) архив составляется опись № 2 дел по личному составу.

Нормативные документы предусматривают следующую форму описи:

Сдаточная опись дел по личному составу составляется по хронологическому принципу. Внутри годового раздела дела должны располагаться в следующем порядке:

1) приказы руководителя организации по личному составу (о приеме, назначении на должность, переводе, перемещении, увольнении, освобождении от должности, награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров, контрактов, заключении трудовых договоров, контрактов, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, имени и отчества работников);

2) личные карточки уволенных работников;

3) лицевые счета по зарплате;

4) личные дела уволенных работников;

5) невостребованные трудовые книжки (при наличии);

6) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов и др.;

7) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях (при наличии);

8) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

9) журналы регистрации приказов руководителя организации по личному составу;

10) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

11) далее при наличии располагаются все документы с 75-летним сроком хранения, например алфавитные списки и др.

Рассмотрим пример сдаточной описи дел по личному составу ликвидированной организации негосударственной формы собственности.

Примечание 1. Книги, журналы, которые ведутся в организации в течение 2 и более лет, включаются в годовой раздел описи по году заведения.

Примечание 2. Дела, сформированные за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по году заведения дела.

Примечание 3. Такой заголовок используется в том случае, если личные дела уволенных работников сброшюрованы за несколько лет в одном томе. Если же дела сброшюрованы в несколько томов, то под отдельным номером перечисляется каждый том.

Если личные карточки, личные дела уволенных работников сформированы в дело, как и требуется в соответствии с архивными нормами, за 1 календарный год, тогда заголовок дела располагается в соответствующем годовом разделе. В случае если документы личного дела каждого из уволенных работников переплетены отдельно, тогда делается общий заголовок:

* Крайние даты личных дел уволенных работников, если они сформированы и переплетены отдельно по персоналиям, определяются по датам приказов о приеме и увольнении.

В случае повторения в описи однотипных заголовков допустимо при первом употреблении указать полное название заголовка дела, а во всех последующих использовать слова «То же» с указанием других неповторяющихся сведений. Например, вместо заголовка «Лицевые счета по зарплате за 2008 г. на буквы К-Р, т.2» на второй строке описи после дела с заголовком «Лицевые счета по зарплате за 2008 г. на буквы А-И, т.1» можно употребить заголовок «То же на буквы К-Р, т.2» и т.д. Однако если опись продолжается на нескольких листах, то в начале каждого нового листа описи нужно указать полное название дела.

Обратите внимание на то, что в каждой организации сдаточная опись будет носить индивидуальный характер, так как существует специфика и в документации, и в формировании дел. Так, например, в одной организации в процессе деятельности могло быть принято начисление зарплаты по расчетным ведомостям и никогда по лицевым счетам, тогда как в другой организации могли вестись и лицевые счета; точно так же в одной организации личные дела работников могли никогда не быть заведены, а в другой - наоборот и т.д. Однако главные принципы и порядок составления описей дел постоянного хранения и по личному составу одинаков для всех организаций независимо от формы собственности. Особенности формирования дел, расположения их в годовых разделах описи необходимо обязательно отразить в историко-архивной справке к описям.

Составление титульных листов к описям дел постоянного хранения и по личному составу

При передаче документов на государственное хранение при ликвидации организации необходимо составить титульный лист к описи № 1 дел постоянного хранения и к описи № 2 дел по личному составу.

Обязательными реквизитами титульных листов являются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• категория документов, содержащихся в делах (постоянного хранения, по личному составу);

• крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда на титульном листе включает полное название организации со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, а также указание хронологических рамок, в которых организация носила то или иное название.

Номер фонду присваивается в государственном архиве после передачи документов на государственное хранение.

Титульные листы помещаются перед каждой описью, так как выполняют по сути функции титульного листа в книге.

Титульный лист к описи № 2 включает те же реквизиты, отличается только указанием на номер описи и категорию документов, содержащихся в описи.

23.10.2012 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь