Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ИХ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ В СЛУЧАЕ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по результатам экспертизы ценности документов в организации после проведения переплетных работ и оформления дел. По этим описям документы передаются в государственный или территориальный (городской или районный) архив.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений см. на сайте http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Количество описей зависит от количества дел: при количестве дел до 15 составляется общая опись на все дела, при большем количестве - две и более.

Справочно Опись дел постоянного хранения и по личному составу ликвидированной организации негосударственной формы собственности (пример) можно найти здесь.

Формы описей приведены в приложениях 16, 20, 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Законченные описи оформляются как отдельное дело временного (свыше 10 лет) хранения, внутрь которого вложены:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление (при необходимости);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

Опись дел постоянного хранения

В опись дел постоянного хранения включаются документы постоянного хранения по хронологическому принципу. Внутри годового раздела дела располагаются в следующем порядке:

• документы о создании и ликвидации организации;

• протоколы собраний учредителей (участников) и документы к ним;

• приказы руководителя организации по основной деятельности;

• штатные расписания;

• отчет о финансово-хозяйственной деятельности и пояснительная записка к нему;

• статистические отчеты по основным направлениям деятельности;

• статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров.

Следует учитывать, что существуют дела с документами, которые имеют постоянный срок хранения, но в сводную опись дел не включаются. К таким документам относятся:

• номенклатура дел;

• регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности.

С другой стороны, в сводную опись дел могут включаться дела, выделенные из документов с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

Сведения, внесенные в графу 2 «Индекс дела (тома, части)», графу 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)», графу 4 «Дата дела (тома, части)», графу 5 «Количество листов в деле (томе, части)» годового раздела сводной описи, должны совпадать со сведениями, вынесенными на обложку дел.

Предположим, что передаче на государственное хранение подлежат документы ликвидированной организации негосударственной формы собственности за 2010-2016 годы.

Опись № 1
дел постоянного хранения
за 2010-2016 годы

Обратите внимание! В данном случае к моменту передачи документов в архив все работники уже уволены, передачу производит председатель ликвидационной комиссии (может производить также управляющий по банкротству). Если же передачу документов осуществляют работники архива, то в описи будет указано наименование должности лица, составившего опись. В грифе утверждения будет указан руководитель организации, а также будет стоять гриф согласования экспертной комиссии организации.

Опись дел по личному составу

На документы по личному составу при передаче на хранение в территориальный (городской или районный) архив составляется опись дел по личному составу.

В сводную опись дел по личному составу включаются:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников.

Допускается при больших объемах документов по личному составу формировать отдельные сводную описи личных дел, сводную опись невостребованных трудовых книжек и др.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении (часть вторая п.166 Правил).

Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (часть третья п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

В графе 2 «Индекс дела (тома, части)» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Аналогично при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу сведений о невостребованных трудовых книжках в графе 2 «Индекс дела (тома, части)» указываются порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; в графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» - фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Справочно Опись дел по личному составу ликвидированной организации негосударственной формы собственности (пример) см. здесь.

В случае повторения в описи однотипных заголовков дела допустимо при первом употреблении указать полное название, а во всех последующих использовать слова «То же» с указанием других неповторяющихся сведений.

К законченной описи дел постоянного хранения составляется историко-архивная справка в соответствии с требованиями главы 31 Правил.

13.09.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела