Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
СОСТАВЛЯЕМ АКТ
Введение
Основной задачей акта является фиксация фактов или описание произошедших событий, установленных несколькими лицами.
В большинстве случаев работники кадровой службы составляют акты при наличии в организации конфликтных ситуаций, например при причинении работником материального ущерба или нарушении дисциплины труда. Встречаются и такие случаи, когда в соответствии с законодательством не требуется составление акта, но наниматель принимает решение об оформлении акта для его использования в качестве доказательства того или иного факта.
В настоящей статье разъясняется, в каких случаях должен составляться акт и какие предъявляются требования к его содержанию и оформлению.
Случаи, в которых составляется акт
У работников кадровой службы часто возникают вопросы, в каких случаях следует составлять акт, а в каких - необязательно?
Прежде всего, акты должны составляться в случаях, непосредственно предусмотренных в Трудовом кодексе РБ (далее - ТК). Их немного.
В таблице 1 приводятся случаи обязательного составления актов, предусмотренные ТК, а также особенности их содержания.
|
Таблица 1 | |||
|
Случаи составления акта, предусмотренные Трудовым кодексом Республики Беларусь | |||
|
| |||
|
№ |
Случаи, при наличии которых необходимо составить акт |
Содержание акта |
Норма ТК |
|
1 |
Работник отказывается дать письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания по факту совершения дисциплинарного проступка |
В акте об отказе работника от дачи письменного объяснения до применения дисциплинарного взыскания по факту совершения дисциплинарного проступка указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено представить указанное письменное объяснение, а также устанавливается факт отказа работника от дачи письменного объяснения |
Часть вторая ст.199 |
|
2 |
Работник отказывается ознакомиться под роспись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания |
В акте об отказе работника от ознакомления под роспись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено под роспись ознакомиться с соответствующим приказом (распоряжением), постановлением нанимателя, а также фиксируется факт отказа работника от ознакомления под роспись с указанными документами |
Часть седьмая ст.199 |
|
3 |
Несчастный случай на производстве |
В акте о несчастном случае на производстве должны быть подробно изложены обстоятельства, причины несчастного случая, сведения о потерпевшем, а также указаны лица, допустившие нарушения требований охраны труда |
|
|
4 |
Работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба |
В акте о непредставлении работником письменного объяснения по факту причинения ущерба называются обстоятельства, при которых такое объяснение было затребовано нанимателем, а также фиксируется факт отказа работника от представления письменного объяснения |
Часть третья |
Акт об отказе работника от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
10.10.2011 № 51
г.Минск
Об отказе от ознакомления
с приказом о наложении
дисциплинарного взыскания
Составлен 10.10.2011 в 11 ч 20 мин начальником отдела грузоперевозок Петровым Павлом Петровичем.
|
Присутствовали: |
1. Заместитель директора по перевозкам Иванов И.И. 2. Начальник отдела кадров Сидоров С.С. |
Сегодня, 10.10.2011 в 11 ч 15 мин водитель автомобиля Кудряшов Н.Н. отказался от ознакомления с приказом от 07.10.2011 № 157-К «О наложении дисциплинарного взыскания».
Мотив отказа не объяснил.
|
Заместитель директора по перевозкам |
|
Подпись |
|
И.И.Иванов |
|
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела кадров |
|
Подпись |
|
С.С.Сидоров |
|
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела перевозки грузов |
|
Подпись |
|
П.П.Петров |
Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения по факту причинения им ущерба нанимателю
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
10.10.2011 № 52
г.Минск
Об отказе от письменного
объяснения для установления
причины возникновения ущерба
Составлен 10.10.2011 в 11 ч 20 мин начальником отдела перевозки грузов Петровым Павлом Петровичем.
|
Присутствовали: |
1. Заместитель директора по перевозкам Иванов И.И. 2. Начальник отдела кадров Сидоров С.С. |
Водитель автомобиля Петренко Н.И. 09.10.2011 при перевозке груза по маршруту г.Минск-г.Брест возле г.Дзержинск попал в ДТП, в результате которого получило значительные повреждения транспортное средство ООО «Мальвина» ИВЕКО гос. номер 57-89 А-5.
Согласно протоколу, составленному инспектором ГАИ Виноградовым В.Н. от 09.10.2011, виновником ДТП является водитель Петренко Н.И.
В связи с причинением ущерба ООО «Мальвина» начальник отдела перевозки грузов Петров П.П. 10.10.2011 в 9 ч 10 мин предложил водителю Петренко Н.И. представить письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба по факту совершенного ДТП. Объяснение водитель Петренко Н.И. дать отказался.
Мотив отказа: несогласие с протоколом, составленным инспектором ГАИ Виноградовым В.Н. от 09.10.2011.
|
Заместитель директора по перевозкам |
|
Подпись |
|
И.И.Иванов |
|
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела кадров |
|
Подпись |
|
С.С.Сидоров |
|
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела перевозки грузов |
|
Подпись |
|
П.П.Петров |
Акты, предусмотренные нормативными правовыми актами
Необходимость составления акта предусматривается и другими нормативными актами.
В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30), факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (часть вторая п.48 Инструкции № 30).
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (часть вторая п.59 Инструкции № 30).
Акт об отказе работника от получения трудовой книжки
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
11.10.2011 № 53
г.Минск
Об отказе работника
от получения трудовой книжки
Составлен 11.10.2011 в 17 ч 00 мин начальником отдела кадров Сидоровым Сергеем Сергеевичем.
|
Присутствовали: |
1. Главный юрисконсульт Кузнецов Н.И. 2. Инженер по охране труда Коваленко М.М. |
Сегодня, 11.10.2011, в 16 ч 50 мин слесарь по ремонту автомобилей станции технического обслуживания Иваненко К.А. отказался от получения трудовой книжки (серия КМ № 567097321).
Мотив отказа не объяснил.
|
Начальник отдела кадров |
|
Подпись |
|
С.С.Сидоров |
|
|
|
|
|
|
|
Главный юрисконсульт |
|
Подпись |
|
Н.И.Кузнецов |
|
|
|
|
|
|
|
Инженер по охране труда |
|
Подпись |
|
М.М.Коваленко |
Акты, не предусмотренные нормативными правовыми актами
Кроме этого, акты могут составляться в случаях, не предусмотренных нормативными правовыми актами, когда нанимателю необходимо зафиксировать определенные факты или события, которые произошли в присутствии свидетелей.
Отдельные случаи, когда нанимателю целесообразно составить акт, составление которого не требуют нормативные правовые акты, содержатся в таблице 2.
В указанных случаях оформленный акт окажет большую помощь нанимателю при возникновении трудового спора и судебного разбирательства, поможет доказать совершение работником определенных неправомерных действий или бездействие.
Для работников кадровой службы желательно, чтобы эти случаи и правила оформления актов были зафиксированы в инструкции по кадровому делопроизводству организации.
|
Таблица 2 | ||
|
Случаи, в которых целесообразно составить акт | ||
|
| ||
|
№ п/п |
Случаи, когда целесообразно составить акт |
Содержание акта |
|
1 |
Работник отсутствует на рабочем месте в рабочее время |
В акте фиксируется факт отсутствия работника на рабочем месте в рабочее время |
|
2 |
Работник не приступил к работе в день начала работы, который установлен трудовым договором, или на следующий рабочий день после вступления договора в силу, если в трудовом договоре не определен день начала работы |
В акте фиксируется факт, что работник не приступил к работе в день начала работы |
|
3 |
Работник отказался получить экземпляр трудового договора |
В акте об отказе работника получить экземпляр трудового договора указываются: - обстоятельства, при которых трудовой договор был заключен, оформлен в 2 экземплярах и подписан нанимателем и работником; - обстоятельства непосредственного отказа работника от получения экземпляра трудового договора. В этом случае в акте целесообразно указать, что неполученный работником экземпляр трудового договора хранится в кадровой службе и будет выдан работнику по его требованию |
|
4 |
Работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтвердить это обстоятельство своей подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у нанимателя |
В акте об отказе работника расписаться в получении экземпляра трудового договора указываются: - обстоятельства, при которых трудовой договор был заключен, оформлен в 2 экземплярах и подписан нанимателем и работником; - обстоятельства, при которых работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтвердить его получение подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у нанимателя |
|
5 |
Работник отказался ознакомиться под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью |
В акте об отказе работника об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, указываются обстоятельства, при которых работнику до подписания трудового договора при приеме на работу было предложено ознакомиться с содержанием указанных документов нанимателя, а работник с их содержанием ознакомился, но отказался подтвердить ознакомление своей росписью |
|
6 |
Работник отказался ознакомиться под роспись с приказом нанимателя (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, об изменении условий трудового договора и т.д.) |
В акте об отказе работника ознакомиться под роспись с приказом нанимателя указываются: - обстоятельства издания приказа; - факт отказа работника расписаться в приказе об ознакомлении. В таком случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием приказа, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
7 |
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об изменении существенных условий труда |
В акте об отказе работника ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об изменении существенных условий труда перечисляются: - какие произведены изменения существенных условий труда и обстоятельства, вызвавшие необходимость таких изменений; - обстоятельства, при которых работнику было предложено получить уведомление об изменении существенных условий труда и ознакомиться с ним; - факт отказа работника от получения уведомления об изменении существенных условий труда. В данном случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
8 |
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об увольнении в тех случаях, когда требуется такое уведомление (в связи с ликвидацией организации, в связи с сокращением численности или штата работников, в связи с истечением срока трудового договора и т.д.) |
В акте об отказе работника ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об увольнении указываются: - обстоятельства, связанные с предстоящим увольнением; - обстоятельства, при которых работнику было предложено получить уведомление об увольнении; - факт отказа работника от получения уведомления об увольнении. Для данного случая в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
9 |
Работник отказался ознакомиться с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу в случаях, когда требуется такое предложение (в связи с медицинским освидетельствованием, подтверждающим несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья; в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной материалами аттестации и т.д.) |
В акте об отказе работника ознакомиться под роспись с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу: - указываются обстоятельства, вызвавшие необходимость перевода работника на другую работу; - фиксируется факт отказа работника ознакомиться с этим предложением (получить экземпляр предложения). В таком акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием предложения о переводе на другую работу, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
10 |
Работник нарушил трудовую дисциплину труда (появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения или распивал спиртные напитки, употреблял наркотические средства или токсические вещества в рабочее время или по месту работы; отсутствовал на рабочем месте в рабочее время; разгласил коммерческую тайну организации и т.д.) |
В актах о нарушении работником трудовой дисциплины необходимо подробно описать: - в чем состоит допущенное работником нарушение; - кем обнаружено нарушение; - поведение самого работника (дает ли работник письменные и устные объяснения в связи с нарушением). В акте можно сделать запись о предложении работнику представить письменные объяснения по факту нарушения дисциплины труда к определенному времени. В случае отказа работника от ознакомления с актом под роспись необходимо в данный акт внести специальную запись, а содержание акта зачитать работнику вслух в присутствии свидетелей |
|
11 |
Работник отказался получить трудовую книжку при увольнении |
В акте об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения: - указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено получить трудовую книжку; - фиксируется факт отказа работника от получения трудовой книжки. Работникам кадровой службы следует обратить внимание, что составление указанного акта не освобождает нанимателя от обязательного направления работнику уведомления о необходимости получения трудовой книжки |
Типовые (унифицированные) формы актов, предусмотренные законодательством
Для некоторых актов законодательством предусмотрены типовые (унифицированные) формы. Ниже приводятся наиболее применяемые типовые (унифицированные) формы актов.
|
Таблица 3 | ||
|
Наиболее применяемые типовые (унифицированные) формы актов | ||
|
| ||
|
№ п/п |
Наименование документа |
Нормативный акт, которым утверждена форма акта |
|
1 |
Акт о несчастном случае на производстве. Акт о непроизводственном несчастном случае. Акт о профессиональном заболевании |
Постановление Минтруда и соцзащиты РБ, Минздрава РБ от 27.01.2004 № 5/3 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» |
|
2 |
Акт таможенной проверки |
Постановление ГТК РБ от 30.06.2007 № 72 «О некоторых вопросах проведения таможенного контроля» |
|
3 |
Акт о приеме-передаче основных средств. Акт о приеме-передаче нематериальных активов |
Постановление Минфина РБ от 22.04.2011 № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов» |
|
4 |
Акт о ликвидации организации. Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания |
Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» |
|
5 |
Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета организации |
Инструкция № 30 |
Правила оформления акта
Основной особенностью акта является его коллегиальное составление.
Законодательством не установлен количественный состав лиц, подписывающих акт. В большинстве случаев акт подписывается 3 свидетелями, но нет запрета на подписание акта и 2 свидетелями.
Если акты составляют комиссии, которые специально созданы для совершения определенных действий, то цели создания и состав таких комиссий утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя организации.
Акты могут составляться и комиссиями, постоянно действующими в организации.
Тексты актов, сложных по содержанию и больших по объему, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
При делении текста акта на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа, например: 1, 2, 3 и т.д.
Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.).
Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4, 1.2.3.5 и т.д.).
Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.
Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.
Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.
В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции). В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Если заголовок состоит из 2 предложений, то их разделяют точкой.
В тексте документа (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть даны перечисления. Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа. Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят. После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.
В тексте акта не допускается применять:
- обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;
- для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языке;
- произвольные словообразования;
- сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, преимущественно употребление простых распространенных предложений.
Заголовок к тексту должен иметь согласование со словом «акт» (например: акт таможенной проверки, акт приема-передачи кадровой документации) или иметь предлог «о» («об») (например: акт о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения, акт о несчастном случае на производстве, акт об отсутствии работника на рабочем месте).
Вводная часть акта
Текст акта состоит из вводной части и констатирующей. В вводной части акта следует указать:
- наименование документа, на основании которого была образована комиссия, его дата и номер;
- или наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым проводится ревизия или проверка;
- или факт, событие, которое послужило основанием для составления акта.
При составлении акта комиссией необходимо перечислить состав комиссии с указанием должности, фамилии и инициалов. Фамилии членов комиссии записываются по старшинству должностей и нумеруются арабскими цифрами с точками.
В вводной части следует указать и лиц, присутствовавших при проверке, но не являющихся членами данной комиссии. В акте следует подробно описать следующие обстоятельства события или факта, имевшего место:
- какое произошло событие;
- где и когда оно произошло;
- поведение работника;
- указание проступка, совершенного работником;
- при необходимости точное время произошедшего события в часах и минутах.
Констатирующая часть акта
В констатирующей части акта следует:
- изложить цели, задачи и краткое содержание проведенной комиссией работы;
- зафиксировать установленные факты;
- сделать выводы о полученных результатах;
- при необходимости дать предложения по устранению выявленных недостатков.
В том случае если к акту прилагаются документы, то оформляется отметка о наличии приложений.
Как правило, акт составляется в нескольких экземплярах. В этом случае сведения о количестве экземпляров и их местонахождение содержатся в конце текста перед подписями. Например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. - в дело № 01/2011;
2-й экз. - в отдел кадров.
Акт подписывают лица, которые принимали участие в его составлении. При составлении акта комиссией указывают не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии, например: председатель, члены комиссии.
С актами ревизий и обследований должны быть познакомлены все лица, к деятельности которых они относятся. В этом случае ставят согласующую отметку «С актом ознакомлены: подпись, дата». Если имеются замечания, то акт визируется с отметкой «Замечания прилагаются».
Сроки хранения актов
В соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень), акты имеют различные сроки хранения.
Ниже приводятся сроки хранения отдельных актов, предусмотренные законодательством.
|
Таблица 4 | ||||
|
Сроки хранения отдельных актов, предусмотренные законодательством | ||||
|
| ||||
|
Номер статьи Перечня |
Вид и название документа |
Срок хранения документов |
Примечание | |
|
в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударствен-ных организациях, у индивидуальных предпринимателей |
в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | |||
|
Акты приема и передачи документов при перемещении или увольнении работников |
3 г. (1) |
3 г. (1) |
(1) После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства | |
|
Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка) |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
Акты и справки проверок соблюдения государственной дисциплины цен |
3 г. |
3 г. |
| |
31.10.2011 г.
Александр Шевцов, юрист
От редакции: С 13 апреля 2012 г. в постановление Минтруда и соцзащиты РБ и Минздрава РБ от 27.01.2004 № 5/3 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ и Минздрава РБ от 29.03.2012 № 46/29 внесены изменения.
С 10 августа 2012 г. постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратило силу.