Материал помещен в архив

СОСТАВЛЯЕМ И ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРИ ПЕРЕСЫЛКЕ ИХ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Нормативное регулирование

При определении порядка составления и оформления документов, пересылаемых посредством электронной почты, необходимо учитывать положения нормативных правовых актов Республики Беларусь, важнейшее значение среди которых имеют:

• Закон РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000* «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» (утвержден и введен постановлением Госстандарта РБ от 22.05.2000 № 14; далее - СТБ 1221-2000) (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/81176/81176).

Оформление организационно-распорядительных документов

В Инструкции по делопроизводству регламентирован порядок оформления организационно-распорядительных документов - одной из наиболее массовых групп документов, создающихся в деятельности всех организаций. В свою очередь, в части оформления организационно-распорядительных документов в Инструкции по делопроизводству дается отсылка на СТБ 6.38-2004. Так, в п.35 Инструкции по делопроизводству указано, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004. При этом указанная норма распространяется на все документы независимо от вида носителя, т.е. для документов в электронном виде каких-либо исключений не делается.

Обратите внимание! Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов, которые заменяются при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) или иных механизмов, предусмотренных законодательством (п.220 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.220 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

Таким образом, расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2004.

Справочно Внешнее представление документа в электронном виде - его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком (примечание к п.220 Инструкции по делопроизводству).

Электронная цифровая подпись

В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП или иной аналог собственноручной подписи, предусмотренный законодательством. Использование ЭЦП должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РБ, в т.ч. предъявляемыми к средствам выработки и проверки ЭЦП.

При оформлении реквизитов, в состав которых должна входить собственноручная подпись, необходимо, чтобы все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа были отражены непосредственно в формуляре документа. Расположение в формуляре документа «пустых» реквизитов «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» и т.д. (без собственноручной подписи, замененной на ЭЦП) позволяет сохранить не столько удостоверяющую, сколько информационную суть таких реквизитов.

Оформление иных документов

При оформлении документов в электронном виде, не относящихся к системе организационно-распорядительной документации, необходимо руководствоваться нормами СТБ 1221-2000*.

Так, документы в электронном виде, создаваемые в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации, или в соответствии с требованиями унифицированной системы документации, должны быть оформлены согласно действующим нормативным правовым актам, определяющим порядок оформления данных видов документов.

При организации документооборота посредством электронной почты необходимо учитывать, что при пересылке по электронной почте документ в электронном виде должен быть не только оформлен по указанным выше правилам, но и прикреплен в виде самостоятельного приложения (файла, группы файлов) к сообщению электронной почты (п.231 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству рассматривает само сообщение электронной почты в качестве электронного конверта, в который в виде самостоятельных файлов-документов вкладывается основное содержимое. В связи с этим документирование основного содержимого передаваемых документов непосредственно в «окошке» почтовой программы не допускается, так как это не позволяет соблюсти все требования к порядку оформления документов. Вместе с тем содержание документов, не подлежащих регистрации и включению в дела, а также информацию неофициального характера допускается отражать непосредственно в сообщении электронной почты. В частности, к такой информации могут относиться рассылаемые повестки дня различных собраний или заседаний коллегиальных органов (дирекций, советов и пр.), поздравительные письма и т.д.

При определении того, какие документы в организации допускается не регистрировать и не включать в дела по номенклатуре дел, следует помнить, что нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

Рассматривая сообщение электронной почты лишь как аналог конверта, в который вкладываются документы в электронном виде, необходимо помнить, что такой электронный конверт не является прямым аналогом бумажного конверта и в некоторых случаях может иметь гораздо большую информационную ценность.

Традиционно при работе с бумажными документами конверты, в которых они поступают, уничтожают, за исключением следующих случаев (подп.140.5 п.140 Инструкции по делопроизводству):

• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• на документе отсутствует реквизит «Дата»;

• дата документа существенно отличается от даты его получения;

• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Практически все указанные критерии в полной мере нужно применять и при работе с электронной почтой, однако ограничиваться ими не стоит. Если посмотреть на структуру сообщения электронной почты, то можно увидеть, что информация, содержащаяся в нем (в частности, в служебном (техническом) заголовке такого сообщения), может иметь важную информационную или доказательственную ценность, отражая, например, пути прохождения сообщения по телекоммуникационным сетям или же связи с другими сообщениями.

Сохранение заголовков сообщений электронной почты, а не только основного содержимого и прикрепленных файлов, может способствовать идентификации реального отправителя сообщения, оказывать помощь при доказывании иных условий его отправки.

При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или автоматизированную систему ДОУ с документом может экспортироваться (распечатываться) и сопроводительное сообщение электронной почты, включая информацию, содержащуюся в служебной (технической) заголовочной части такого сообщения (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), о дате отправки, дате получения, теме письма, путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях (п.233 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

12.03.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года