


Материал помещен в архив
Создание электронных копий договоров на бумажных носителях, последующее уничтожение оригиналов которых недопустимо
![]() |
Ситуация Организация заключает с потребителями большое количество договоров. Их хранение требует много места. Вправе ли организация отсканировать такие договоры и хранить в электронном виде, а подлинники на бумажном носителе - уничтожить? |
Не вправе. Организации могут создавать электронные копии документов на бумажных носителях (далее - электронная копия).
![]() |
Справочно Электронная копия документа на бумажном носителе - это электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное электронной цифровой подписью лица, изготовившего такое электронное отображение (абзац 14 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Электронная копия документа на бумажном носителе после подписания электронной цифровой подписью лица, изготовившего эту электронную копию, приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке государственных органов и других государственных организаций при осуществлении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также в иных случаях и порядке, установленных законодательством Республики Беларусь (часть четвертая ст.23 вышеуказанного Закона).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.4 ст.23 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З. |
Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации (часть вторая п.53 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).
Процесс изготовления электронных копий включает:
• создание электронных отображений документов на бумажном носителе, соответствующих оригиналу (далее - электронные отображения);
• контроль качества полученных электронных отображений;
• удостоверение электронных копий.
Созданные электронные копии подлежат учету (п.55 Инструкции № 19).
![]() |
Справочно Порядок изготовления электронных копий регламентирован пп.56-60 Инструкции № 19. |
Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество (часть первая п.62 Инструкции № 19).
Сведения об электронной копии, включаемые в регистрационно-контрольную карточку, наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (при отсутствии свободного места - на обороте) первого листа документа штампом, вручную либо при наличии технической возможности - в виде штрих-кода (часть третья п.63 Инструкции № 19).
Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив организации, допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения. В этих случаях уничтожение документов на бумажном носителе оформляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (п.67 Инструкции № 19).
![]() |
Обратите внимание! Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (часть первая п.204 Инструкции по делопроизводству). Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.205 Инструкции по делопроизводству).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.205 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь. |
Срок хранения договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности и документов к ним - 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п.66 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.70 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
Таким образом, Инструкция № 19 допускает удостоверение ЭЦП электронных копий документов на бумажных носителях, поскольку договоры относятся к документам временного (до 10 лет) хранения, и только после соблюдения всех требований по созданию указанных копий возможно уничтожение оригиналов на бумажных носителях.
Однако Инструкция № 19 распространяется на отношения, связанные с организацией работы с электронными документами (далее - электронный документ, ЭД), относящимися к системе организационно-распорядительной документации (часть вторая п.1 Инструкции № 19).
Договоры не относятся к организационно-распорядительной документации и составляют отдельную систему договорной документации.
В отношении электронных документов, не относящихся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), Инструкция № 19 распространяется на стадиях: включения дел с ЭД в номенклатуру дел; формирования электронных дел; оперативного хранения ЭД; подготовки ЭД к передаче в архив организации и уничтожению (часть третья п.1 Инструкции № 19).
Таким образом, Инструкцией № 19 напрямую не установлено, что ее действие распространяется на договорную документацию в части создания электронных копий и последующего уничтожения оригиналов на бумажных носителях.
В свою очередь, сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон (часть первая п.1 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
Несмотря на разрешение подписывать договоры иными аналогами собственноручной подписи (в том числе факсимиле, ЭЦП и др.), законодательство по работе с электронными документами не допускает создания электронных копий договоров, подписанных на бумажных носителях, с последующим уничтожением оригиналов на бумажных носителях.
22.10.2020
Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела