Способы подписания первичных учетных документов

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

12.06.2025

Рассмотрели, как можно подписывать ПУД.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (ч.1 п.7 ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Справочно Документ в электронном виде (ДЭВ) - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств (абз.13 ч.1 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»). Электронный документ (ЭД) - ДЭВ с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физлица (лиц), подписавших этот ЭД (абз.16 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Под сертифицированными средствами ЭЦП понимаются программные или программно-аппаратные средства криптографической защиты информации, имеющие сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, или положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, проводимой Оперативно-аналитическим центром при Президенте (ч.7 ст.28 Закона от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Сертифицированные средства ЭЦП включены в Реестр средств защиты информации, прошедших сертификацию (опубликован на сайте ОАЦ при Президенте).

Порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения ДЭВ, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП, устанавливается законодательством и (или) соглашением сторон (ч.3 ст.2 Закона № 113-З).

Совмин определяет ПУД, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (ч.4 п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Обратите внимание! Не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в первичных учетных документах: • включенных в перечень первичных учетных документов, уст. постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360; • подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином (п.1 постановления Совмина от 30.12.2022 № 962). Такие случаи установлены постановлением Минфина от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов».

Поскольку Закон № 57-З не конкретизирует состав аналогов собственноручной подписи, возможны следующие способы подписания ДЭВ:

• с помощью иных видов электронных (цифровых) подписей (например, несертифицированной ЭЦП, простой электронной подписи);

• с помощью цифровой рукописной подписи (согласно п.26 Указа от 18.04.2019 № 148 «О цифровых банковских технологиях» является собственноручной подписью клиента и не является ее аналогом).

Справочно Цифровая рукописная подпись - собственноручная подпись клиента, учиненная с помощью соответствующих программных средств (включая планшеты, дисплеи) для подтверждения целостности и подлинности подписываемого документа в электронном виде (п.9 постановления Совмина от 30.12.2020 № 773 «О реализации Указа от 18 апреля 2019 г. № 148»);

• с помощью иных аналогов собственноручной подписи (логина и пароля, кода доступа, цифрового водяного знака и др.).

При этом программно-технические средства должны однозначно идентифицировать работника, а также фиксировать даты совершения действий в электронном виде, при необходимости - точное время их совершения.

Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в ПУД, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением ПУД, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих документов, подтверждение их целостности и подлинности устанавливаются локальными правовыми актами организации (ч.3 п.6 ст.10 Закона № 57-З), например распорядительным документом руководителя организации, учетной политикой, положением о порядке использования аналогов собственноручной подписи и др.