Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Справка: порядок оформления
06.06.2024
В управленческой деятельности организация применяет различные виды справок.
В материале рассмотрен порядок оформления и хранения справок, в том числе справки-объективки.
Виды справок
 |
Справочно Справка - вид информационного документа, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в редакции от 10.01.2024 № 2, вступает в силу с 1 июля 2024 г.)). |
Справки, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации, подразделяются на две группы:
1) служебные (содержат сведения об основной деятельности организации);
2) личные (подтверждают сведения биографического и (или) служебного характера о физическом лице).
Служебные и личные справки составляются и оформляются организацией или должностным лицом в установленном порядке.
Требования к составлению и оформлению справки, входящей в систему организационно-распорядительной документации, содержатся в:
• Инструкции № 4;
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.
Внешние справки оформляются на общем бланке или на листах бумаги стандартного формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
При значительном количестве справок, оформляемых с использованием углового штампа (более 200 в год), в организации на основе общего углового штампа может быть изготовлен специальный угловой штамп для данного вида документа (угловой штамп для справки).
Каждый лист документа должен иметь поля:
• левое - 30 мм;
• правое - не менее 8 мм;
• верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель (п.18 Инструкции № 4).
При оформлении личных справок необходимо учитывать, что формы некоторых из них утверждены в качестве типовых нормативными правовыми актами.
При наличии используются типовые формы справок, устанавливаемые государственными органами в установленном законодательстве порядке (ч.2 п.114 Инструкции № 4).
Типовые формы справок устанавливают состав обязательных реквизитов, применяемых при оформлении справок, а также структуру текстов указанных документов. Структура текстов типовых форм справок представляет собой соединение таблицы и связного текста в виде трафарета.
При оформлении конкретной справки в организации на основе утвержденной типовой формы необходимо руководствоваться требованиями к оформлению документов, установленными Инструкцией № 4, СТБ 6.38-2016.
Справка-объективка
Форма справки-объективки приведена в приложении 2 к постановлению Совмина от 25.03.2022 № 170.
Так, для проверки сведений о кандидате на должности, включенные в кадровые реестры Совмина, республиканских органов государственного управления, областных, Минского городского исполнительных комитетов, городских (городов областного подчинения), районных исполнительных комитетов, местных администраций районов в городах:
• республиканские органы государственного управления представляют сведения о должности, на которую подобран кандидат, его справку-объективку по форме согласно приложению 2 к постановлению № 170, которым утверждено Положение о порядке организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности, и копию анкеты в КГБ, МВД, Генеральную прокуратуру;
• областные, Минский городской исполнительные комитеты, городские (городов областного подчинения), районные исполнительные комитеты, местные администрации районов в городах представляют перечень документов в территориальные органы государственной безопасности, главное управление внутренних дел Мингорисполкома, управления внутренних дел областных исполнительных комитетов, территориальные прокуратуры по месту нахождения местного исполнительного и распорядительного органа (п.5 Положения № 170).
При оформлении справки-объективки следует учитывать подстрочные примечания к тексту.
Так, согласно примечанию 1 текст справки-объективки печатается шрифтом Times New Roman, размер 14. Во время заполнения подстрочный текст и подчеркивание убираются. Если текст не вмещается на одну страницу, продолжение печатается на обороте с использованием зеркальных полей.
Кроме того, справки-объективки включаются в состав:
• личного дела госслужащего (абз.7 п.5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121);
• личного дела работника (при наличии) (абз.7 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).
После увольнения:
• гражданского служащего его личное дело передается в архив государственного органа в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (ч.1 п.14 Инструкции № 121);
• работника его личное дело передается в архив организации в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (ч.1 п.18 Инструкции № 29).
Личные дела подлежат полному оформлению после их завершения делопроизводством и подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п.170 Инструкции № 4).
Таким образом, с учетом подшивки (переплета) левое поле справки-объективки должно быть не менее 30 мм.
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |