Материал помещен в архив

Сроки хранения документов по вопросам охраны окружающей среды, образующихся в деятельности организации

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (далее - территориальные (городские или районные) архивы) (часть первая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (часть четвертая ст.4 названного Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1-5 ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Справочно Справочник сроков хранения документов см. здесь.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Перечень типовых документов

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 установлен Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Перечень используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения. Нормы Перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечания 1, 2 Перечня).

Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению ЦЭК (ЭК) государственного органа, иной организации, решению индивидуального предпринимателя. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (примечание 9 Перечня).

В Перечень не вошли документы по вопросам охраны окружающей среды.

Перечень по строительству № 30

Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30, далее - Перечень по строительству № 30) содержит главу 18 «Охрана окружающей среды».

В Перечне по строительству № 30 приведены сроки хранения следующих документов по охране окружающей среды:

• планы охраны окружающей среды и отчеты об их выполнении;

• описания, рекомендации по биологической очистке стоков и очистке окружающей среды от загрязняющих веществ;

• нормативы в области охраны атмосферного воздуха;

• технологические нормативы водопотребления и водоотведения;

• документы об охране окружающей среды от выбросов загрязняющих веществ и отходов производства и потребления (доклады, справки, предложения и др.);

• протоколы анализов атмосферного воздуха на содержание загрязняющих веществ;

• журналы учета результатов анализов воздушной среды;

• книги учета отходов;

• книги первичного учета отходов;

• книги общего учета отходов;

• журналы учета выполнения мероприятий по охране окружающей среды;

• журналы учета качества сбрасываемых сточных вод;

• журналы учета водопотребления и водоотведения водоизмерительными приборами и устройствами;

• акты об источниках выброса загрязняющих веществ в атмосферный воздух и сброса сточных вод в водные объекты;

• паспорта источников выброса загрязняющих веществ в атмосферный воздух и сброса сточных вод в водные объекты;

• переписка о строительстве очистных сооружений;

• переписка об эксплуатации очистных сооружений и улучшении качества очистки;

• схемы, планы, паспорта очистных сооружений и стоков;

• документы о выбросах загрязняющих веществ в атмосферный воздух и об обращении с отходами производства и потребления (доклады, справки, предложения и др.);

• документы об организации перевозки отходов производства и потребления (справки, сопроводительные паспорта и др.);

• заключения о степени опасности отходов производства и классе опасности опасных отходов производства;

• документы, представленные для получения разрешений на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух и захоронение отходов (заявления, экологические паспорта и др.).

Нормы Перечня по строительству № 30 распространяются на структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения, а для государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей носят рекомендательный характер.

По юридической силе Перечень по строительству № 30 относится к локальным правовым актам Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент).

Соответственно, иные организации и индивидуальные предприниматели могут использовать перечни документов Департамента по решению ЦЭК (ЭК) организации (п.130 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 9, далее - Методические рекомендации по Перечням).

Решение ЦЭК (ЭК) об использовании перечней документов Департамента может быть зафиксировано в протоколе заседания ЦЭК (ЭК) или оформлено распорядительным документом руководителя организации.

Утвержденный руководителем организации протокол заседания ЦЭК (ЭК) или подписанный распорядительный документ будет локальным правовым актом, обязательным для применения в организации (п.131 Методических рекомендаций по Перечням).

Если организация примет решение о применении перечня документов Департамента, то в графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» номенклатуры дел организации можно ссылаться непосредственно на пункты перечня документов Департамента.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» при указании нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, должны быть указаны приказы директора Департамента об установлении перечней документов Департамента, применяемые в соответствии с решением ЦЭК (ЭК), дата и номер протокола заседания ЦЭК (ЭК) или распорядительного документа (п.132 Методических рекомендаций по Перечням).

Пример Номенклатура дел составлена на основании: • постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»; • приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения» (протокол заседания экспертной комиссии предприятия от 17.01.2021 № 1).

Перечень по строительству № 30 не устанавливает сроки хранения всех документов в сфере охраны окружающей среды, образующихся в деятельности организации. Например, в нем не установлены сроки хранения регламентов, инструкций, правил, положений и др. по вопросам охраны окружающей среды, статистических отчетов и т. д. Сроки хранения таких документов необходимо устанавливать на основании Перечня.

Например, сроки хранения регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций - постоянно (графа 3) и до замены новыми (графа 4) (подп.28.1 п.28 Перечня).

Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Если организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, решение ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения согласовать не нужно.

Нормативные правовые акты

Возможны ситуации, когда сроки хранения документов устанавливаются нормативными правовыми актами, а также техническими нормативными правовыми актами.

1. Если нормативным правовым актом установлен срок хранения конкретных документов.

Такая практика ограниченная, так как сроки хранения, как правило, закрепляются в перечнях документов (типовых, ведомственных и др.).

В таком случае в графе 4 номенклатуры дел указываются пункт соответствующего НПА, его вид, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего нормативного правового акта или пункт соответствующего НПА, его вид, дата и регистрационный номер (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

2. Если нормативным правовым актом установлен срок действия, иные сроки, которые могут повлиять на срок хранения документов.

Например, срок действия согласования инструкции по обращению с отходами производства составляет 5 лет и исчисляется с даты, указанной на титульном листе инструкции в грифе согласования (п.6 Положения о порядке согласования инструкций по обращению с отходами производства, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь 28.11.2019 № 818).

Таким образом, при установлении срока хранения инструкции по обращению с отходами производства протоколом ЭК необходимо учитывать срок ее действия. Возможны следующие варианты установления срока ее хранения:

• 3 года (после истечения срока действия);

• 5 (10) лет (после истечения срока действия) и др.

Справочно По данной теме см. «Сроки хранения документации по обращению с отходами».

11.02.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела