Материал помещен в архив

СРОКИ ХРАНЕНИЯ КНИГИ И ДОКУМЕНТОВ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В АРХИВ

В соответствии с п.16 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 (далее - Положение), в случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения. По истечении календарного года книга должна храниться в архиве организации или у индивидуального предпринимателя в течение 5 лет.

Книга включается в номенклатуру дел под самостоятельным индексом. Наряду с графой 2 «Заголовок дела (тома, части)» номенклатуры («Книга замечаний и предложений») должна быть заполнена графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню». При составлении номенклатур и определении сроков хранения включаемых в них дел большинство организаций использует перечни типовых документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38;

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006).

Книга замечаний и предложений включена в главу 33 «Делопроизводство» (п.948) Перечня-2006. Срок хранения - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации.

Пунктом 16 Положения установлено, что книга передается в архив и хранится там в течение 5 лет только в случае полного заполнения всех ее страниц. Это означает, что одна книга может вестись в течение 2 и более календарных лет. Поэтому в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел следует сделать запись: «После окончания ведения и передачи в архив». Следовательно, срок хранения книги будет составлять 5 лет, но после окончания ведения. В то же время если книга ведется в течение 2 и более календарных лет, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел следует также указать: «Переходящее». Это связано с тем, что книга будет включаться в номенклатуры дел следующих лет вплоть до окончательного заполнения ее страниц.

При большом количестве замечаний и предложений в организации в течение календарного года может быть заведено несколько книг. В этом случае в графе 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел по окончании года указывается количество заведенных книг, например: «2», «3» и т.п.

Поскольку срок хранения книги составляет 5 лет после окончания ведения и передачи в архив, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу она должна быть отнесена к категории дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Такие дела передаче в архив, как правило, не подлежат, в описи дел постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не включаются. Поэтому в целях выполнения п.16 Положения после окончания ведения книгу следует передавать в архив организации по номенклатуре дел. При этом в графе «Примечание» номенклатуры дел делается запись: «Сдано в архив», а в конце номенклатуры дел указывается общее количество переданных книг и отметка о приеме-передаче.

Пример

Срок хранения документов о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу, также определен в Перечне-2006 (п.949) - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив книги замечаний и предложений.

При этом необходимо учитывать, что согласно требованиям п.17 Положения копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся вместе с книгой по месту ее ведения. Книга ведется в организации до полного заполнения всех ее страниц, т.е. одна книга может вестись в организации (у индивидуального предпринимателя) на протяжении 2 и более лет, после чего должна в течение 5 лет храниться в архиве организации (у индивидуального предпринимателя). Следовательно, в течение всего этого срока (2 + 5, 3 + 5 и т.д.) должны храниться также и документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений. Поэтому при определении сроков хранения соответствующего дела в графе «Примечание» номенклатуры дел делается оговорка: «После окончания ведения и передачи в архив книги замечаний и предложений».

Дело с документами о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу, также является делом временного (до 10 лет) хранения. В соответствии с требованиями Положения и архивного законодательства это дело в архив не передается, а хранится у ответственного лица за ведение книги (по месту ее ведения) до окончания срока хранения.

По истечении указанного в п.16 Положения срока хранения книги она включается в акт о выделении документов к уничтожению. Аналогичным образом выделяется к уничтожению дело с документами о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» на основании постановлений Совета Министров РБ от 10.02.2009 № 183 (с 1 января 2009 г.), от 11.05.2009 № 618 (с 12 мая 2009 г.), от 03.08.2009 № 1019, от 28.04.2010 № 640 (с 18 мая 2010 г.), от 01.06.2010 № 820 (с 10 июня 2010 г.), от 27.10.2011 № 1440 и  от 19.01.2012 № 58 (с 22 января 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.