Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: 1. Существует ли в действующем законодательстве норма, регламентирующая обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

2. Возможно ли возложить регистрацию отдельных категорий документов на разные отделы?

ОТВЕТ: 1. Существует.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст.390 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Несмотря на то, что договоры не относятся к организационно-распорядительной документации, порядок их регистрации и учета регулируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), поскольку ее положения распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (часть третья п.3 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «регистрационный индекс» является одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу (п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Так как договор является совместным документом для двух организаций, то регистрационный индекс будет закреплять факт создания договора, а не его пересылки или доставки. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Пример Договор № 64/125

Договоры необходимо регистрировать в регистрационно-контрольной форме, например, в журнале или книге.

Примерные графы журнала регистрации договоров:

1) «Дата регистрации»;

2) «Индекс договора» (порядковый номер, присваиваемый в течение делопроизводственного года, может быть дополнен необходимыми условными обозначениями). Если договор поступил от контрагента уже зарегистрированным, то регистрационный индекс, как отмечалось выше, проставляется через дробь;

3) «Наименование контрагента»;

4) «Вид договора»;

5) «Предмет договора»;

6) «Срок договора» (начало и окончание действия), отметка о продлении срока договора;

7) «Исполнитель»;

8) «Отметка об исполнении договора».

Журналы регистрации договоров, как правило, заводятся на каждый из видов договоров.

В случае если в организацию договор поступил с сопроводительным письмом, то на сопроводительном письме (которое относится к организационно-распорядительным документам) проставляется отметка о поступлении.

Справочно Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа (п.66 Инструкции по делопроизводству).

2. Возможно.

С учетом того, что к порядку регистрации договоров установлены только общие требования, целесообразно в организации разработать и утвердить порядок регистрации различных видов договоров с учетом потребностей организации, специфики ее деятельности, количества договоров и других особенностей.

Также инструкция по делопроизводству предусматривает децентрализованную систему ведения делопроизводства, что предполагает осуществление регистрации документов и формирования их в дела в различных структурных подразделениях организации.

Так, децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой документационного обеспечения управления и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.) (подп.139.5 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 внесены изменения.

06.04.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела