Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу;

• со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения формируется в архиве организации и состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений.

Справочно Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в приложении 20 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 20 к Правилам изложено в новой редакции постановлением № 118.

Порядок заполнения граф сводной описи дел

Номер присваивается сводной описи дел при формировании первого годового раздела сводной описи, к которому добавляется условное обозначение «в». Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение», например «Опись № 1в (продолжение)».

В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

В графе 2 «Индекс дела» указываются индексы дел по номенклатуре дел организации.

В графу 5 «Количество листов в деле (томе)» переносятся сведения из листа-заверителя дела.

Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для указания отметок о выбытии и передаче дел, особенностей физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи и заверительной надписи

В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания (п.117 Правил).

Пример В данный раздел описи внесено 7 (семь) дел с № 143 по № 149, в том числе: литерные номера: ___ пропущенные номера: ___   Заведующий архивом 20.03.2018 Подпись Е.М.Прокопенко

Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к Правилам и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано 2 (два) листа, в том числе: литерные номера листов: _____ пропущенные номера листов: ____   Заведующий архивом 20.03.2018 Подпись Е.М.Прокопенко

Порядок подписания, согласования и утверждения

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и утверждается руководителем организации.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел временного (свыше 10 лет) хранения.

К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись.

Справочно Форма титульного листа приведена в приложении 19 к Правилам.

Справочный аппарат (оглавление, список сокращенных слов и др.) к описям дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется при необходимости.

29.01.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Сводная опись дел постоянного хранения.

2. Сводная опись дел по личному составу.