Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ТАБЕЛЬ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Учет рабочего времени является важным элементом управления трудовыми ресурсами предприятий всех форм собственности. Его надлежащая организация позволяет нанимателю не только осуществлять контроль за своевременной явкой сотрудников на работу и уходом с нее, но и контролировать пребывание работников на рабочем месте на протяжении рабочего дня, определять продолжительность фактически отработанного времени, а также рабочего времени, в течение которого работники освобождались от исполнения трудовых обязанностей по основаниям, предусмотренным законодательством о труде (например, в связи с простоем, временной нетрудоспособностью, нахождением в трудовом или социальном отпуске и т. д.), а также выявлять факты отсутствия на работе без уважительных причин (прогулы) и применять к нарушителям трудовой дисциплины меры дисциплинарной ответственности.

Инструменты учета рабочего времени

С учетом требований части третьей ст.133 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) учет явок на работу и ухода с нее может быть организован посредством оформления табелей использования рабочего времени, годовых табельных карточек и других документов с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений.

На практике учет рабочего времени работников, как правило, организуется путем составления табеля использования рабочего времени.

Действующее законодательство не регламентирует форму табеля учета рабочего времени работников, а также перечень условных обозначений, которые нужно использовать при его заполнении. Следовательно, основные правила ведения указанного документа, обязанности работников, ответственных за это, форма табеля и условные обозначения видов затрат рабочего времени могут быть определены нанимателем на локальном уровне, в частности, посредством разработки соответствующего положения, содержание которого должно быть доведено до сведения всех работников организации под подпись.

Справочно При определении перечня условных обозначений, необходимых для заполнения табеля учета рабочего времени, могут быть использованы обозначения, указанные в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (ныне утратила силу).

Правила учета рабочего времени

Правила, которые должны быть приняты во внимание при заполнении табеля учета использования рабочего времени, определены в частях четвертой-десятой ст.133 ТК.

Так, учету подлежит фактическое рабочее время, состоящее из отработанного и неотработанного времени и включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время.

Справочно Согласно ст.110 ТК рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и исполнять свои трудовые обязанности. К рабочему относится также время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части первой ст.110 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) рабочим временем считаются время, в течение которого работник в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде, локальными правовыми актами и условиями трудового договора обязан находиться на рабочем месте или в ином установленном по согласованию с нанимателем месте и исполнять трудовые обязанности, а также время работы, выполняемой по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в выходные дни, а также в государственные праздники и праздничные дни).

В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

Неотработанное время состоит из оплачиваемого и неоплачиваемого времени, а также потерь рабочего времени как по вине работника, так и при ее отсутствии.

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами технического нормирования и охраны труда, а при их отсутствии - нанимателем по согласованию с профсоюзом.

В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Время внутрисменных простоев учитывается начиная с пяти минут.

Организация учета явки сотрудников на работу и ухода с нее

До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход (часть вторая ст.133 ТК).

С целью реализации указанного требования нанимателю целесообразно организовать ведение журнала учета рабочего времени. Такой журнал в течение рабочего дня должен находиться в определенном месте, известном всем работникам организации (например, на проходной предприятия либо у работника, ответственного за его ведение). Доступ к журналу должен быть обеспечен как минимум за полчаса до начала работы и сразу же после ее окончания. Также необходимо наличие в непосредственной близости от данного журнала часов, правильно показывающих текущее время.

Время прихода на рабочее место и ухода с него должно быть отмечено в журнале учета рабочего времени каждым работником под подпись.

Учет рабочего времени на предприятии может быть организован также путем использования специальной электронной системы. В указанном случае на проходной предприятия устанавливается электронная пропускная система с именными карточками, которые должны выдаваться каждому работнику под подпись. Как показывает практика, использование подобной системы учета рабочего времени имеет ряд преимуществ по сравнению с журнальной формой. Ее применение, безусловно, способствует более детальному учету рабочего времени, поскольку у нанимателя появляется возможность фиксировать не только время прихода на работу сотрудников и ухода с нее, но и любые случаи оставления ими своих рабочих мест в течение рабочего дня даже на непродолжительный период.

Отдельно отметим, что ведение журнала учета рабочего времени, в котором фиксируется приход и уход сотрудников, либо установка электронной пропускной системы обеспечивается не во всех организациях. Нередко ведение учета рабочего времени сводится к формальному проставлению в табеле количества часов за рабочий день (смену), которое установлено правилами внутреннего трудового распорядка либо графиком работ (сменности). Подобный вариант является самым простым в использовании, вместе с тем он не позволяет отразить реальное количество часов, отработанных сотрудниками в течение рабочего дня, а в случае опозданий или прогулов затрудняет привлечение нарушителей трудового распорядка к дисциплинарной ответственности.

Порядок составления табеля учета использования рабочего времени

При составлении табеля учета использования рабочего времени в нем следует отразить:

• наименование организации и ее структурных подразделений;

• год и месяц, за который учитывается рабочее время;

• норму часов рабочего времени за указанный месяц;

• фамилию, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера;

• фамилию, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель.

Справочно Табельный номер присваивается работнику при его приеме на работу и сохраняется за ним при перемещениях внутри организации, а также при исполнении трудовых обязанностей по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.

Табель учета использования рабочего времени заполняется каждый день в течение всего месяца. Ежедневно в табеле указывается количество часов, отработанных каждым сотрудником в течение рабочего дня (смены).

Если продолжительность рабочего времени сотрудников составляет целые часы, минуты в таком случае допускается не указывать, проставляя только количество часов (например, 7 или 8). Если продолжительность рабочего дня определяется часами с минутами, следует указывать и полные, и неполные рабочие часы. Например, 8 ч. 15 мин. могут быть отмечены как «8:15».

В табеле учета рабочего времени также должны быть отражены выходные дни работников, дни их пребывания в служебной командировке, трудовом либо социальном отпуске, дни отсутствия на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности, дни прогулов и др. Исправления в табеле не допускаются.

Справочно При заполнении табеля допустимо применение одного из следующих методов учета рабочего времени: • метода сплошной регистрации явок или неявок на работу; • метода регистрации исключительно отклонений в режиме рабочего времени сотрудников (например, опозданий, прогулов, сверхурочной работы). Указанный способ, как правило, применяется для учета рабочего времени сотрудников, чья заработная плата не зависит от количества отработанного времени, например, сотрудников с ненормированным рабочим днем.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного или сокращенного рабочего времени, сверхурочной работе и других случаях осуществления труда в условиях, отличных от нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо производить лишь при наличии соответствующих документов, подтверждающих подобные факты.

К таким документам относятся листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, листок о простое, трудовой договор по совместительству, письменное согласие работника на привлечение к сверхурочной работе, работе в праздничные и выходные дни и др.

В конце месяца в табеле отражается общее количество рабочих часов и рабочих дней каждого из сотрудников. Далее заполненный табель подписывается лицом, его составившим, по необходимости согласовывается с руководителями структурных подразделений и после утверждения руководителем организации передается в бухгалтерию.

Табель учета рабочего времени подлежит хранению в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п.184 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. графа 5 п.184 перечня № 140 изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Назначение работника, ответственного за ведение табеля

В организациях со сложной штатной структурой, предусматривающей наличие структурных подразделений (отделов, служб), обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников соответствующих подразделений. На предприятиях с небольшой штатной численностью учет рабочего времени, как правило, осуществляется бухгалтером или специалистом по кадрам.

Обязанность по ведению табеля определенным сотрудником может быть закреплена в его должностной инструкции либо возложена на него путем издания соответствующего приказа.

Функции работника, осуществляющего табельный учет рабочего времени, подлежащие указанию в должностной инструкции, должны включать:

• ведение учета штатного состава работников организации (подразделения);

• внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д., на основании документов (приказов по личному составу и др.);

• осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

• контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больным и др.;

• подготовку списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным учетом использования рабочего времени.

В случае если обязанность по осуществлению табельного учета закреплена в должностной инструкции сотрудника, приказ о назначении его ответственным за ведение табеля учета рабочего времени может не издаваться.

Справочно Приказ о назначении лица, ответственного за ведение табеля учета использования рабочего времени, см. здесь.

29.11.2016

Светлана Семенихина, юрист