Материал помещен в архив

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОСТАВЛЕНИЯ

Необходимость применения табеля учета рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Такой учет ведется в табелях использования рабочего времени (далее - табель), годовых карточках и других документах о труде (ст.133 Трудового кодекса РБ, далее - ТК).

Табель необходим:

• бухгалтеру для начисления заработной платы. Также табель в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности - исполнение работником обязательств по трудовому договору;

• налоговым органам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы;

• представителям Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет данного Фонда;

• представителям Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты РБ. На основании табеля они могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах;

• органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов.

Описание шагов

Шаг 1. Разработка на локальном уровне порядка ведения учета рабочего времени и утверждение унифицированной формы табеля.

Согласно ст.133 ТК учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время.

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и исполнять свои трудовые обязанности (ст.110 ТК).

В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок.

В составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывают с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Действующее законодательство не содержит правил ведения табеля, условных обозначений, проставляемых в табеле, а также самой формы табеля. В такой ситуации наниматели самостоятельно на локальном уровне определяют порядок ведения учета рабочего времени и утверждают его унифицированную форму.

При определении условных обозначений для учета рабочего времени в табеле, как правило, продолжают использовать ранее действовавшие обозначения (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 (утратило силу с 1 января 2009 г.)).

Согласно п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, для сокращения количества применяемых форм документов организации должны разрабатывать унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Унифицированные формы документов подлежат включению в табель унифицированных форм документов организации, который представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

Пример приказа об утверждении унифицированной формы табеля

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.01.2012 № 27

г.Минск

Об утверждении
унифицированной формы табеля
учета использования рабочего времени

В соответствии с п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить унифицированную форму табеля учета использования рабочего времени и ввести его в действие с 01.02.2012.

2. Включить унифицированную форму табеля учета использования рабочего времени в табель унифицированных форм документов ООО «Версаль».

Шаг 2. Назначение лиц, ответственных за ведение табеля.

Если организация имеет большой штат работников, для ведения табеля может быть введена специальная должность «табельщик» (выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159).

Заметим, что определенная работа по учету рабочего времени входит и в должностные обязанности непосредственных руководителей. Например, согласно должностным обязанностям, изложенным в выпуске 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов производств», утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75, мастер участка обеспечивает правильность и своевременность оформления первичных документов по учету рабочего времени. Контроль за рациональным использованием рабочего времени и улучшение использования рабочего времени входят в должностные обязанности ряда руководителей и специалистов.

Наниматель также может предусмотреть обязанности по ведению табельного учета в должностной инструкции иных работников. Так, согласно п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1, по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать исполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Фрагмент должностной инструкции специалисту по кадрам с указанием обязанности по ведению табельного учета

специалисту по кадрам

<...>

 1.4. Специалист по кадрам должен знать:

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета;

- графики сменности работы и режим рабочего времени в организации и ее подразделениях.

<...>

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Для выполнения возложенных на специалиста по кадрам функций он обязан:

- вести табельный учет фактического времени пребывания работников в организации;

- осуществлять контроль за своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах работников;

- вносить соответствующие отметки в табель учета использования рабочего времени и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин;

- вести учет списочного состава работающих и систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков;

- контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих уважительную причину их отсутствия на работе;

- в установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины.

<...>

Если должностной инструкцией и трудовым договором не предусмотрено ведение работником табельного учета, то поручение такой работы работнику (без изменения содержания трудовой функции работника, т.е. без изменения существенных условий труда и перевода) будет с точки зрения трудового законодательства рассматриваться как поручение дополнительной работы. Дополнительная работа в свою очередь оформляется соответствующим приказом и, как правило, дополнительным соглашением к трудовому договору (контракту).

Пример дополнительного соглашения о поручении дополнительной работы по ведению табельного учета

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 04.01.2009 № 10

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданка Ягужинская Елена Алексеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. Дополнить трудовой договор от 04.01.2009 № 10 пунктом 4.1 следующего содержания:

«4.1. Работник обязуется в порядке совмещения в период временного отсутствия специалиста по кадрам вести табельный учет рабочего времени, а именно:

вести табельный учет фактического времени пребывания работников в организации;

осуществлять контроль за своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах работников;

вносить соответствующие отметки в табель учета использования рабочего времени и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин;

вести учет списочного состава работающих и систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков;

контролировать своевременность представления работниками листков временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих уважительную причину их отсутствия на работе;

в установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины».

2. Дополнить трудовой договор от 04.01.2009 № 10 пунктом 10.1 следующего содержания:

«10.1. За исполнение в период временного отсутствия специалиста по кадрам обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени работнику устанавливается доплата в размере 700 000 (семьсот тысяч) рублей в месяц».

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 01.02.2012.

Пример приказа о возложении обязанностей по ведению табельного учета

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.01.2012 № 35-к

г.Минск

О назначении ответственных лиц
за ведение табельного учета

В связи с необходимостью учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. На ЯГУЖИНСКУЮ Елену Алексеевну, специалиста по кадрам отдела кадров, возложить обязанность за своевременное и правильное ведение табеля учета рабочего времени работников.

2. При временном отсутствии специалиста по кадрам Ягужинской Е.А. временное исполнение обязанностей по своевременному и правильному ведению табеля учета использования рабочего времени работников возлагать на инспектора по кадрам.

3. Оформленный табель учета рабочего времени представить в бухгалтерию не позднее 2 рабочих дней, следующих за отчетным месяцем.

Основание: дополнительные соглашения от 27.01.2012 № 1 и № 2.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
27.01.2012

Шаг 3. Ведение табеля.

Основания для внесения отметок в табель

Отметки в табеле о причине неявки на работу, об особом режиме работы, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда делаются только на основании первичных документов, оформленных надлежащим образом:

• листка нетрудоспособности;

• справки об исполнении государственных или общественных обязанностей;

• трудового договора о работе по совместительству;

• письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.;

• приказов о направлении в командировку, предоставлении отпуска и др.

На практике существует 2 метода учета рабочего времени в табеле:

1) метод сплошной регистрации явок или неявок на работу;

2) метод регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Этот способ целесообразно применять для учета рабочего времени тех категорий работников, заработная плата которых не зависит от количества отработанного времени, например работников с ненормированным рабочим днем.

Отражение в табеле часов и минут

Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например 7 или 8.

Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы.

В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин может быть отмечен как «8.12» (8 ч 12 мин), так и «8,2» (8 и 2/10 часа).

Довольно часто наниматели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг, например, «8.15», а в пятницу «7».

Срок внесения отметок в табель и его заполнение

По мнению автора, отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:

• не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили наказать, а уже нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока наниматель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст.200 ТК, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

• придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляют рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена заработная плата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла листок нетрудоспособности, из которого следовало, что 3 дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы - в тот же день любым способом (по телефону, по факсу или электронной почте).

Срок заполнения табеля (периодичность)

Как правило, заработная плата начисляется и выплачивается 2 раза в месяц. Означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью?

Действительно, по нормам ст.73 ТК заработная плата должна выплачиваться не реже 2 раз в месяц (за исключением выплаты заработной платы работникам, которые работают по контракту). Но в большинстве случаев начисление заработной платы производится 1 раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует представлять табель.

Общий порядок учета рабочего времени в табеле

Табель заполняется в соответствии с распорядком рабочего дня, утвержденным правилами внутреннего трудового распорядка и графиками работы (сменности).

Как правило, при ведении табеля на практике руководствуются следующими правилами, установившимися еще в советское время:

1) одно подразделение - один табель: табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы);

2) одна должность - одна позиция: сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров - приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. Данное правило было в советские времена закреплено в п.19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80;

3) один работник - один табельный номер: каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Уникальный табельный номер сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации, а также в тех случаях, когда он исполняет трудовые обязанности по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства.

Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет (п.18 вышеназванных Основных положений).

Строки для учета отработанного времени

Как правило, каждая позиция табеля содержит 2 строки. В верхней строке проставляют условные обозначения (коды) рабочего времени, в нижней - количество отработанных работником часов (минут).

При необходимости в табеле можно увеличить количество граф и строк для внесения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Нормальная продолжительность рабочего времени

При сплошной регистрации явок или неявок на работу для обозначения явок на работу используют буквенный код «Я», а в нижней ячейке - количество отработанных часов, минут.

Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенный режим работы устанавливается законодательством для отдельных категорий работников, является для них нормой и поэтому не влечет уменьшения заработной платы (в отличие от неполного рабочего времени).

При сокращенной продолжительности рабочего времени в верхней строке табеля можно указать вместо кода явки «Я» специальный код - например, «ЛЧ», а в нижней - продолжительность работы в часах, минутах.

Особенности учета отдельных периодов времени

Выходные и праздничные дни

Выходные дни в рабочем периоде. В течение периода работы выходные и государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом РБ нерабочими (далее - праздничные дни), в которые работник фактически отдыхал, обозначают на практике кодом «В». При этом нижние ячейки (часы) не заполняют.

Работа в выходные и государственные праздники и праздничные дни. Работу в государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни обычно отражают кодом «РП», а в нижних строках указывают продолжительность работы в такой день.

Напомним, что компенсация за работу в такие дни предусмотрена ст.146 и 148 ТК.

Если выходной переносится на рабочий день. В этом случае продолжительность работы в бывший выходной день должна соответствовать продолжительности рабочего дня, на который перенесен выходной день. Выходной день, который был объявлен рабочим (в случае переноса рабочих дней Советом Министров РБ, Президентом РБ) учитывается в табеле как обычный рабочий день (код «Я»), а привлечение к работе в бывший рабочий день - как работа в выходные дни (код «РП»).

Работа накануне праздничного дня. Продолжительность работы в рабочий день, непосредственно предшествующий государственному празднику или праздничному дню (часть первая ст.147 ТК), сокращается на 1 ч (часть первая ст.116 ТК). Если это правило не соблюдается, такая работа будет считаться сверхурочной (ст.119 ТК).

Чтобы зафиксировать факт переработки, в табель напротив фамилии сотрудника можно добавить позицию и проставить в ней код, например, «С», а ниже - время, отработанное сверх установленной нормы (например, 1 ч).

Примечание. 1, 2, 5-7, 12-15 марта в верхних строках отмечены как дни явок (код «Я»), в нижних строках - фактически отработанные часы (8 ч, а 7 марта в соответствии со ст.116 ТК - 7 ч как сокращенная продолжительность рабочего дня перед праздничным днем). В организации принято решение работать 9 марта, который согласно Указу Президента РБ от 01.03.2012 № 119 «О переносе рабочего дня в марте 2012 г.» был объявлен выходным днем. Соответственно работа в этот день обозначена в верхней строке табеля как работа в выходной день (код «РП»), а в нижней строке указано количество часов работы в выходной день.

11 марта 2012 г. работникам организации согласно ст.146 ТК была предоставлена компенсация в виде другого дня отдыха за работу в выходной день (9 марта). Данный день отдыха отмечается как выходной день (код «В»).

Учет работы в ночное время

Ночным считается время с 22 до 6 ч (часть первая ст.117 ТК).

Если время работы целиком приходится на ночное время, в табеле, как правило, проставляют код «Н» и указывают продолжительность работы в часах, минутах. Если работник работает не только в ночные часы, то часы, отработанные за пределами промежутка с 22 до 6 ч, отражают, как правило, буквенным кодом «Я». В последнем случае учитывать рабочее время в табеле удобно по 2 позициям: в одной указать время работы днем (код «Я»), а в другой - ночью (код «Н»). Однако таким способом удобно отражать работу в ночное время только, если в организации не применяют многосменный режим работы, т.е. имеют место, в частности, работа при разделении рабочего дня на части, суточные дежурства, только ночная или только вечерняя смены, разовые, систематические или эпизодические выходы на работу в ночные или вечерние смены.

Если же работа в ночное время производится при сменном режиме, то для оплаты имеет значение не только количество часов, отработанных в ночное время, но и то, является ли смена ночной. Напомним, что ночной сменой считается смена, в которой более 50 % времени приходится на ночное время (ст.70 ТК).

Примечание. Рабочее время работника полностью приходится на ночное время, соответственно в табеле проставляют код «Н», а в нижней строке - часы работы (в данном случае 7 ч согласно части второй ст.117 ТК).

Примечание. Часть рабочего времени работника приходится на дневное время (код «Я», 6 ч), а вторая часть - на ночное время (код «Н», 2 ч).

Учет сверхурочной работы

Для отражения в табеле сверхурочной работы, как правило, используют буквенный код «С», а под ним указывают количество часов и минут, отработанных сверхурочно.

Примечание. Работник, которому установлена 5-дневная рабочая неделя с продолжительностью рабочего дня 8 ч (с 9 до 18 ч, включая перерыв на обед 1 ч) (код «Я», 8 ч), с его согласия был привлечен к сверхурочной работе на 2 ч с 18 до 20 ч (код «С», 2 ч).

Учет служебных командировок

По графику места постоянной работы время пребывания работника в служебной командировке (не включая выходные и нерабочие праздничные дни), как правило, обозначают кодом «К» без указания количества часов (основанием служит приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении).

Выходные дни по графику основного места работы в табеле обозначают кодом «В».

В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, включая те, которые пришлись на выходные, отмечают в табеле кодом «Б». Основание - листок временной нетрудоспособности.

Учет неотработанного времени

Трудовой отпуск. При нахождении работника в отпуске его отсутствие в табеле отмечают кодом «О». Причем данный код должен быть проставлен и в рабочие, и в выходные дни, поскольку оплачиваемый отпуск предоставляется исходя из количества календарных дней.

Праздничные дни (ст.147 ТК), приходящиеся на период отпуска, напротив, отмечают кодом «В», так как они не входят в календарные дни отпуска (часть вторая ст.151 ТК).

Если отпуск продлевается, дни продления отмечают или кодом «О», или иным специальным кодом.

Дополнительный отпуск в табеле отражают тем же кодом, что и основной, если для него не принято отдельных обозначений.

Примечание. Работнику был предоставлен трудовой отпуск с 5 марта. Все дни отпуска, в т.ч. приходящиеся на выходные дни, учитываются и оплачиваются как дни отпуска (код «О»), за исключением 8 марта, который согласно части второй ст.151 ТК в число дней отпуска не включается и учитывается как праздничный (выходной) день (код «В»).

Социальные отпуска. Все виды социальных отпусков предоставляют в календарных днях, которые включают в себя в т.ч. и праздничные дни. В связи с этим и рабочие, и выходные, и праздничные дни, приходящиеся на период социального отпуска, отмечают одним буквенным обозначением, принятым для учета дней социального отпуска.

Совмещение отпуска по уходу за ребенком с работой. Если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, работает на дому или на условиях неполного рабочего времени, то, как правило, буквенный код «ОЖ» проставляют в табеле на протяжении всего периода такого отпуска, а дни явок на работу (код «Я» и количество часов) дополнительно указывают в строках ниже.

Совмещение работы с обучением

С учетом практики применения и предложений условные обозначения времени прохождения повышения квалификации и переподготовки приведены в таблице.

Отсутствие работника на работе до выявления причин и прогул

Дни отсутствия работника на работе до выявления причин отмечают в табеле, как правило, кодом «НН». После того как будет установлено, что работник отсутствовал по неуважительным причинам, код «НН» следует заменить на условное обозначение прогула (как правило, это «ПР»). Для этого к табелю составляют дополнительный лист, который заверяют подписью работника, заполнившего форму.

Если же работник прогулял не весь день, а его часть, в табеле нужно указать количество отработанных в течение рабочего дня часов (код «Я»).

Примечание. Работник совершил прогул - отсутствовал на работе 3 ч без уважительной причины. Соответственно, в табеле учитывается фактически отработанное время (код «Я», 5 ч) и неотработанное время - прогул (код «ПР» и его продолжительность 3 ч).

Период временной нетрудоспособности. В случае болезни работника отметки в табеле делают так же, как приведено выше. Единственное отличие - код «НН» в дополнительном табеле нужно будет заменить, как правило, на код «Б», когда станет известно о том, что сотрудник болел.

Дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные, как правило, отмечают также кодом «Б», хотя пособие по временной нетрудоспособности назначается за рабочие дни (часы) по графику работы работника (часть первая п.27 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.09.1997 № 1290). Такое обозначение выходных дней осуществляется обычно для целей статистической отчетности, так как дни нетрудоспособности в этом случае учитываются в календарных днях, включая выходные, в соответствии с Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденными постановлением Минстата РБ от 29.07.2008 № 92.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 июля 2013 г. взамен Положения № 1290 действует Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 28.06.2013 № 569.

Если болезнь пришлась на время отпуска работника, дни временной нетрудоспособности должны быть отмечены в табеле кодом «Б».

Особенности учета рабочего времени отдельных категорий работников

Учет рабочего времени совместителя

Если работник является внутренним совместителем, то в табеле его фамилия будет указана 2 раза с одним табельным номером, но с разными наименованиями должностей. По одной позиции будет учтено время основной работы, а по второй - время работы по совместительству. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.

Продолжительность отработанного совместителем времени (в часах, минутах) можно указывать дробными числами. Например, если совместитель ежедневно работает по 2 ч 30 мин, то в табеле нужно указать дробное число - 2,5 ч (2 ч + 30 мин / 60 мин).

Учет рабочего времени сдельщиков

Оплата труда сдельщиков зависит от объема выполненной работы. Если их труд измеряется в часах (например, преподаватели, водители и т.д.), то в табеле указывают время работы. В противном случае в табеле проставляют буквенно-цифровой код явки на работу (код «Я»), а нижнюю строку (предусмотренную для учета количества рабочего времени) оставляют без заполнения.

Особенности учета рабочего времени при различных режимах рабочего времени

Неполное рабочее время

Неполным рабочим временем считается время, продолжительность которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени (полной - 40 ч или сокращенной - в соответствии со ст.113 ТК), т.е. это часть полного или сокращенного рабочего времени (ст.118, глава 22 ТК).

При таком рабочем времени работник работает неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например не 5 рабочих дней, а 4.

В табеле, если работнику установлено неполное рабочее время, как правило, используют буквенный код «Я» с указанием под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день. При этом если сотрудник работает в режиме неполной рабочей недели, то дополнительные нерабочие дни обозначают в табеле как выходные.

Примечание. Работнику установлен неполный рабочий день - 4 ч.

В рабочий день, 7 марта, непосредственно предшествующий государственному празднику или праздничному дню (8 марта), продолжительность рабочего дня сокращается на 1 ч (в данном случае - 3 ч) (ст.116 ТК). Соответственно в табеле учитывают фактически отработанное время (код «Я», 3 ч 7 марта и 4 ч в остальные рабочие дни).

Примечание. Организация работает по режиму 5-дневной рабочей недели с 2 выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня - 8 ч.

Работнику установлена неполная рабочая неделя: понедельник, среда, пятница по 8 ч.

Ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут при необходимости эпизодически по письменному или устному приказу (распоряжению), постановлению нанимателя или по своей инициативе с ведома нанимателя или уполномоченного должностного лица нанимателя исполнять свои трудовые обязанности за пределами установленной нормы продолжительности рабочего времени (ст.118¹ ТК).

Если работнику установлен ненормированный рабочий день, то работа сверх установленной продолжительности рабочего времени в табеле не отражается.

Однако, поскольку ст.133 ТК определяет, что наниматель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, наниматель может составить документ для фиксации времени привлечения работника с ненормированным рабочим днем к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени.

Разделение рабочего дня на части

В табеле проставляют общее количество фактически отработанных часов, которое должно соответствовать установленной продолжительности ежедневной работы, т.е. если рабочий день (смена) составляет 8 ч, то независимо от деления на части рабочее время должно также составлять 8 ч.

Например, в верхних строках проставляют буквенный код «Я», а в нижних строках указывают продолжительность работы в таком режиме.

Примечание. При заполнении табеля в случае установления работнику режима разделения рабочего дня на части никаких особенностей нет.

Сменная работа

Сменная работа - разновидность режима рабочего времени, для которой характерна организация работы в 2 и более смены (ст.123, 125 ТК).

При сменной работе табель обычно заполняют по следующему правилу: в верхних строках напротив фамилии работника проставляют буквенный код «Я», а в нижних строках указывают продолжительность рабочего времени в часах, минутах.

Режим гибкого рабочего времени

Режим гибкого рабочего времени - форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов структурных подразделений организации допускается в определенных пределах саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При этом требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.) (часть первая ст.128 ТК).

При режиме гибкого рабочего времени табель обычно заполняют по следующему правилу: в верхних строках напротив фамилии работника проставляют буквенный код «Я», а в нижних строках указывают продолжительность работы в таком режиме.

Суммированный учет рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может отклоняться от нормы, обычно применяют метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности рабочего времени.

Шаг 4. Передача табеля в бухгалтерию.

По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию, где на его основании рассчитывают заработную плату и другие выплаты.

В организациях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, а не определяется расчетным путем, сведения об отработанном времени должны поступать к бухгалтеру не реже чем 1 раз в полмесяца.

На практике нередко табель досрочно закрывают за несколько дней до окончания расчетного месяца, что делать не рекомендуется. Например, табель подписан 27-го числа и всем работникам проставлены рабочие дни с 27-го по 30-е (31-е) число. В результате, если сотрудник заболеет (возьмет отпуск за свой счет и т.п.), может оказаться, что ему была излишне выплачена заработная плата. Ее придется удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы (п.1 части второй ст.107 ТК).

Шаг 5. Дополнение табеля (при необходимости).

В некоторых случаях возникает необходимость внести изменения в табель, как правило, в форме дополнительного листа к табелю.

Шаг 6. Хранение табеля.

Табель следует хранить в организации 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.73 перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. следует руководствоваться п.468 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

29.06.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.